Analiza TCO w administrowaniu flotą samochodową w oparciu o case study

06 lipca 2023

Wybrani fleet managerowie testują we własnych flotach system telematyczny firmy Webfleet. To doskonała okazja do tego, aby porozmawiać o wynikach testu, ale także, w szerszym kontekście, o przydatności telematyki w firmach.

Temat telematyki i nowoczesnych technologii we flotach jest niezmiernie ważny, ponieważ dzięki nowoczesnym narzędziom można we flotach wykryć obszary, gdzie możemy szukać oszczędności, a następnie te oszczędności wprowadzić. Do udziału w trójstronnej debacie zaprosiliśmy przedstawicieli różnych branż. Artur Brzeziński, Customer Care Trainer Webfleet Poland Bridgestone Mobility Solutions, wystąpił z ramienia naszego partnera, firmy Webfleet. Branżę paliwową reprezentował Michał Niemiec, Commercial Road Transport Sales Manager, Shell Polska, a Marcin Podleś, dyrektor handlowy ds. floty w Inter Cars Fleet Services, był przedstawicielem branży serwisowej. Sporo ponad dwustu uczestników już było gotowych do zadawania pytań.

Technologia to nie żandarm, to inwestycja

Webinar rozpoczął Artur Brzeziński z Webfleet. Za pomocą udostępniania pulpitu pokazał funkcjonalności programu, jaki testują wybrani fleet managerowie. W zależności od rodzaju floty flotowcy mogą sobie dowolnie personalizować i zawężać pokazywane dane. Oczywiście, podstawowa funkcjonalność dotyczy kontroli tras przejazdu oraz zużycia paliwa. Już na pierwszym etapie wystąpienia były pytania dotyczące dokładności pomiarów systemu, a także o fakt, jakie jest podejście pracowników do zagadnienia kontroli. Artur Brzeziński podkreślił, że ludzie są już zdecydowanie bardziej otwarci na tego typu rozwiązania, ponieważ często telematyka służy do tego, aby nagradzać jeżdżących oszczędnie kierowców oraz pomaga w codziennej pracy nie tylko flotowcom, ale także kierowcom.

Ciekawym rozwiązaniem jest dostęp do monitoringu, jeżeli taki jest zastosowany w pojeździe. Może to być do bardzo przydatne w przypadku, kiedy pojawiają się jakieś rozbieżności lub kontrowersje. Padały także pytania o użytkowanie prywatne samochodu, ale to nie problem, ponieważ można przełączyć tryby użytkowania prywatnego i służbowego. Oczywiście telematyka może być wykorzystywana do różnych form grywalizacji i, co ważne, niemal zawsze przedstawiciele firmy Webfleet są w stanie nie tylko zorganizować szkolenie, ale oczywiście audyt opłacalności wdrożenia takiego rozwiązania. Bardzo ważnym elementem jest kompatybilność z innymi programami, jakimi posługuje się fleet manager, ale także rodzaj audytu, który są w stanie przeprowadzić pracownicy firmy. Jest to przydatne, kiedy zastanawiamy się, czy tak naprawdę potrzebujemy telematyki oraz na jakich obszarach nam zależy. Zdarza się bowiem, że firmy chciałyby skorzystać z funkcjonalności systemów telematycznych ale same nie są świadome obszarów, które mogłyby sprawdzać i planować. System, który montuje się niezwykle szybko i nieinwazyjnie, co umożliwia także zamontowanie w samochodach leasingowanych czy wynajmowanych, sprawdza się w samochodach bez względu na ich wielkość oraz rodzaj napędu.

Duże floty, duże oszczędności

Po części podsumowującej rozpoczęła się debata, nawiązująca oczywiście do tego, komu i do czego potrzebne są nowoczesne technologie. Paliwo, paliwo i raz jeszcze paliwo, a skoro tak, to o tym powiedział Michał Niemiec z Shell Polska. Opowiedział o tym, czego oczekują klienci i jakie narzędzia oferuje firma. To przede wszystkim karty paliwowe, jak Shell Card przeznaczona do transportu drogowego. Michał Niemiec bardzo ciekawie opowiadał o tym, jakie zawężenia na kartach można stosować, jak wykluczanie dni wolnych czy poszczególnych krajów, w których karta ma być nieaktywna. To, co podkreślał i o co dopytywali uczestnicy webinaru, to kwestie bezpieczeństwa transakcji i możliwych nadużyć. O tym szeroko opowiadał przedstawiciel Shell Polska, a także o Shell Fleet Hub czy narzędziu Shell API, dzięki czemu możemy kontrolować i weryfikować koszty. Oczywiście, opłaty za paliwo to tylko jedna z funkcjonalności, jakiej oczekują flotowcy, ale ogromne znaczenie ma kontrola zużycia paliwa czy tras przejazdu. Michał Niemiec podkreślał, podobnie jak to miało miejsce w przypadku oprogramowania Webfleet, że także rozwiązania oferowane przez Shell są elastyczne i klienci mają dużą dowolność w doborze narzędzi. Padło pytanie dotyczące możliwości jednoczesnej płatności za paliwo klasyczne, energię oraz pozostałe opłaty drogowe. Takim narzędziem jest Shell Card EV, a dodatkowo firma mocno stawia na rozwój własnych sieci ładowania.

Marcin Podleś opowiedział o wydłużonej eksploatacji samochodów firmowych, jaką obecnie obserwujemy. Wynika to z ograniczonej dostępności nowych samochodów, wzrostu ich cen oraz szukaniu oszczędności przez fleet managerów. Marcin Podleś powiedział nie tylko o tym, jak nowoczesna technologia w naprawach serwisowych przyczynia się do oszczędności czasu i pieniędzy, ale też o tym, jak zabezpieczony i rozsądniej eksploatowany pojazd może uzyskać wyższą wartość rezydualną. Dodatkowo telematyka będzie miała zastosowanie w zdalnym diagnozowaniu samochodów. Zanim samochód wyświetli kierowcy komunikat, już będzie mógł być poinformowany serwis o np. zmianie klocków czy o jakiejkolwiek awarii. Dzięki temu odpowiedni serwis będzie mógł od razu zamówić daną część lub umówić wizytę. Podobnie jak przedmówcy Marcin Podleś zwracał uwagę na najistotniejszą rzecz, czyli na kwestię bezpieczeństwa, która niejako przekłada się na oszczędności. Obecnie nierealne jest szybkie, nowoczesne i efektywne zarządzanie flotą bez wsparcia nowoczesnych technologii.

Marcin Kowal
prezes zarządu OMK Solution
Jesteśmy firmą, która dostarcza klientom rozwiązania w zakresie zarządzania flotą pojazdów poprzez zapewnienie im właściwych usług i narzędzi. Jesteśmy w stanie zarządzać flotą klienta, wdrożyć u klienta odpowiednie procesy i procedury oraz zdigitalizować procesy zarządzania flotą poprzez wdrożenie systemu w postaci Platformy Mobile Solution. Nasze rozwiązanie jest rozwiązaniem webowym i modułowym, dającym klientowi możliwość wyboru funkcjonalności w takich obszarach jak administracja pojazdami, zarządzanie procesem napraw mechanicznych, likwidacją szkód, oponami czy samochodami poolowymi. System pozwala na zbieranie informacji kosztowych z poszczególnych obszarów, takich jak zakup pojazdu (finansowanie), paliwo, produkty pozapaliwowe, ubezpieczenie, eksploatacja, etc. i prezentacji ich w postaci TCO na pojeździe. Ponadto nasze rozwiązanie jest zintegrowane z rozwiązaniami telepatycznymi Webfleet poprzez API, a do systemu pobierane są takie dane jak przebiegi, stan paliwa i jego zużycie czy styl jazdy kierowcy. To w całości daje możliwość pełnej analizy kosztów oraz źródła ich pochodzenia, a co za tym idzie wdrożenia odpowiednich działań mających na celu ich optymalizację.

Rafał Setlak
Prodziekan ds Kształcenia/Pełnomocnik Rektora ds. Studenckich, Wydział Elektryczny Politechnika Śląska
Na wstępie dziękuję za pana i państwa działalność w zakresie agregowania wielu danych, łączenia partnerów biznesowych i upowszechniania wiedzy!!! Jest to ogromne ułatwienie w wypracowywaniu sobie zdania na temat rzeczywistości i zmian otoczenia biznesowego i gospodarczego oraz przyzwyczajeń rynku, czyli nas konsumentów.

Pokazywane przez wzorce czy case study różnych rozwiązań biznesowo-technicznych są zapewne mocną inspiracją dla innych przedsiębiorców na zasadzie: „to się już dzieje, to nie jest science fiction, więc może i my spróbujemy”. Dzięki temu technologia się rozprzestrzenia i dzięki wam tworzą się nowe inspiracje i rozwiązania.

O tym, że zawsze dbacie o bardzo dobrą stronę wizualną, bardzo dobrze dobieracie prezentujących ludzi, którzy nie nudzą, tylko przez sposób mówienia i prezentacji potrafią zainteresować tematem, to już nawet nie wspominam, bo to u was standard! Proszę zważyć, że ja od ponad 20 lat pracuję na uczelni, więc słuchanie różnych referatów to codzienność i w większości niestety taka „zgrzytająca i piszcząca codzienność”, ponieważ liczba literek przed nazwiskiem nie zawsze oznacza wyższą jakość wystąpienia.
Mimo wielu obowiązków na uczelni zawsze udaje mi się dołączać do spotkań i z zainteresowaniem słuchać wystąpień. Trzymam kciuki, aby w przyszłości nadal tak się wam to udawało jak do tej pory!

Na uczelniach technicznych, a taką reprezentuję, nowe technologie to często codzienność. To nawet wymóg istnienia uczelni. Sam od dobrych kilku lat tworzę różne rozwiązania techniczne dla przemysłu i dla automotive. Za tym idą patenty oraz różne nagrody firm motoryzacyjnych i nagrody na targach wynalazczych. Tak dla uzupełnienia dodam, bo wiąże się to z branżą automotive, że z pewną firmą, dla której pracuję w projektach B+R, udało nam się opatentować... koło. Chodzi o koło, które ma postać rolki wiodącej paski w silniki spalinowym. Mamy z tym związane trzy patenty, mamy znaczące nagrody wynalazcze a ostatnio wnuk Eiffela przyznał nam Grand Prix targów wynalazczych w Paryżu, pokonaliśmy 234 inne wynalazki z 15 krajów świata.

13 czerwca mogliśmy wysłuchać ciekawego wystąpienia o systemach teleinformatycznych do zarządzania flotami. Jakieś 30 minut po zakończeniu dzwoni do mnie kolega, który jest dyrektorem B+R w firmie zorientowanej na kreowanie innowacji, i opowiada o kliencie z którym rozpoczął współpracę. Ten klient jest znany na rynku i zajmuje się dostarczaniem przesyłek. Teraz chce opracować system informatyczny pozwalający adresatowi na śledzenie on-line jak daleko w km jest jego przesyłka (a nie tylko, że już w drodze) i jaki ta przesyłka z każdym kilometrem i czynnością, jaka musi być wykonana zaciąga, dług węglowy CO2.

Daniel Stefanski
Global Car Fleet Manager FBP Group, Grundfos
Opinię o nowoczesnych technologiach przedstawię dość krótko. W Polsce mieliśmy przygodę z jedną z firm i wymiernym efektem, jaki udało nam się osiągnąć, było wykluczenie sytuacji, gdzie pracownicy sprawdzali maksymalne osiągi swoich pojazdów służbowych. Można powiedzieć, że tylko i aż. Bazując jednak na wynikach podobnego programu wprowadzonego w naszej firmie w 2022 roku, w Europie zredukowaliśmy zużycie paliwa o 5%, co w pełni pokryło koszt zakupu programu, a dodatkowo przyczyniło się do redukcji emisji CO2 oraz zmniejszyło liczbę ryzykownych zachowań na drodze (mierzone miarą dostawcy aplikacji).

Marcin Paciorek
Dyrektor Centralnego Działu Floty Volkswagen Group Polska Sp. z o.o
Wskaźnik TCO powinien być jednym z głównych parametrów wyboru floty do firmy i w wielu przypadkach widzimy takie podejście naszych klientów. Skupienie się tylko i wyłącznie na cenie pojazdu czy wysokości raty leasingu może być ślepą uliczką i samochód tańszy w zakupie może okazać się droższy w końcowym rozliczeniu, gdy uwzględnimy pozostałe parametry wchodzące w skład TCO. Doświadczeni zakupowcy i menedżerowie floty równie dużą wagę, jeśli nie większą, przykładają do negocjacji kosztów użytkowania pojazdów jak do samej ceny zakupu. Często jednak zapominamy przy TCO o takich mniej oczywistych parametrach, jak np. awaryjność danej marki czy częstotliwość przeglądów, a to wprost przekłada się na liczbę godzin spędzonych przez kierowcę w serwisie zamiast na głównych obowiązkach, bo nieefektywny czas pracy to także koszt.

W nowoczesnej flocie nieodłącznym narzędziem do monitorowania części parametrów TCO, a tym samym oszczędności, jest telematyka. Dzisiejsze systemy mają szerokie możliwości raportowania, a także możliwość wyłączenia śledzenia pojazdu poza godzinami pracy, czyli największej obawy użytkowników przed urządzeniami bazującymi na GPS. Volkswagen Group Polska oraz siostrzana spółka Volkswagen Financial Services oferują naszym klientom nowoczesne rozwiązania telematyczne, które pomagają w zarządzaniu wskaźnikiem TCO.

Dariusz Pastor
przedsiębiorca
Dla mnie uczestnictwo w takich wydarzeniach jest doskonałym uzupełnieniem wiedzy teoretycznej o wiedzę praktyczną pozyskaną od osób zajmujących się tymi sprawami zawodowo. Dzięki temu mogę dzielić się tą informacją w mojej dziennikarskiej i społecznej pracy. Wiedza na temat elektromobilności ciągle jest na niskim poziomie, zarówno u osób popierających, jak i przeciwników. Moje informacje często zmieniają postrzeganie problemów, szczególnie że wiele osób ma wiedzę z drugiej ręki nie do końca zgodną z rzeczywistością. Oprócz elektromobilności drugim aspektem są informacje dotyczące obsługi floty. Zazwyczaj te rozwiązania stosowane są w większych firmach, ale warto je także przekazywać do mniejszych przedsiębiorców, bo oczywiście nie wdrożą całych systemów w swojej działalności, ale część tych działań można przenieść nawet do osób działających samodzielnie. Np finansowanie zakupu czy najprostszy przykład TCO. Każdy zna koszty, ale nie każdy połączył to w całość.

Ireneusz Tymiński
CEE Regional Director Fleets International Enterprises
Zasięg danych jest ogromny. Ich dostępność z różnych źródeł również. W naszej działalności – zarządzania flotami dla dużych korporacji – wykorzystujemy dane z wielu źródeł. Spróbuję wymienić te najważniejsze. Są to firmy leasingowe (faktury kosztowe, raporty aktywnych umów i aneksów), paliwowe, dane z systemów telematycznych, dane z systemów HR-owych naszych klientów, dane z procesów obsługowych po naszej stronie (wszystkie operacje dokonywane przez pracowników FIE), protokoły zdawczo-odbiorcze, dane brokerów ubezpieczeniowych… Wszystko po to, aby użytkownik samochodu otrzymał właściwe wsparcie, a decydent właściwe dane zarządcze: raporty, zestawienia, budżety.

To wszystko byłoby niemożliwe bez systemu integrującego dane. Żaden najbardziej sprawny dostawca cząstkowej usługi (np. kart paliwowych lub GPS) nie dostarczy kompletnego zestawu. Ale dobra współpraca z nimi gwarantuje sukces. W przypadku naszej firmy platforma jest naszą własnością i jej rozwój zależy wyłącznie od nas. Daje to większe możliwości, jak choćby teraz, gdy zaprzegamy do działania sztuczną inteligencję. Ale też wymaga ciągłego rozwoju, utrzymania odpowiedniej kadry informatycznej. Informacje pozyskiwane 10–15 lat temu przez tydzień, dziś mamy dostępne w 7… milisekund.

Jurand Filipczyk
Dyrektor, Centrum Techniczne, Masterlease Grupa PKO Banku Polskiego
Nowoczesne technologie są niezastąpionym wsparciem każdego menedżera floty niezależnie od jej wielkości. Optymalizacja kosztów eksploatacji pojazdów jest obecnie naszym podstawowym celem w codziennym działaniu zawodowym. Koszty to nie tylko wydatek w wymiernych kwotach, ale również czas, jakość komunikacji, wydajność pracy czy cyfryzacja i informatyzacja procesów. Roboty wspomagające obróbkę dokumentów, voiceboty wspierające komunikację z użytkownikami, aplikacje mobilne automatyzujące procesy obsługowe, karty paliwowe oraz telematyka ułatwiająca planowanie tras, zwiększająca szeroko rozumiane bezpieczeństwo na drodze i monitoring pojazdów. Rynek flotowy cały czas rozwija się i rośnie. To stwarza nowe potrzeby. W mojej ocenie ilość narzędzi i wachlarz nowoczesnych technologii są obecnie tak duże, że każdy menedżer floty znajdzie gotowe lub indywidualne rozwiązania. Wszystko zależy od zadań, jakie mają rozwiązywać, lub budżetów, jakimi dysponuje dana flota. Im większa flota, dłuższe przebiegi, wartość ładunków, złożoność transportu intermodalnego czy mobilności pracowników, tym wykorzystanie narzędzi wspomagających wydaje się bardziej zasadne. Z drugiej stron, trzeba zachować zdrowy rozsądek. Poprawna komunikacja i kultura wewnątrz firmy, zaufanie, praca z wykorzystaniem dobrych praktyk, motywowanie pracowników do pozytywnych zachowań na drodze oraz dbałość o powierzone mienie, też może przynieść oczekiwane rezultaty.

Oprac. Tomasz Siwiński