Zarządzać nie tylko samochodami

01 grudnia 2021

Firma CFM zapewnia klientom samochód, za który ci płacą określoną stawkę miesięczną, uzależnioną od modelu i opcji, na jakie się zdecydują. To wszystko wygląda bardzo prosto, a tymczasem funkcjonowanie firmy CFM-owej to ogromne przedsięwzięcie. Na przykładzie firmy Business Lease zobaczmy, jak poradzono sobie z elektronicznym obiegiem dokumentów.

Tomasz Siwiński: Panie Karolu, ile w przybliżeniu miesięcznie faktur przychodzi do Business Lease?
Karol Margas: W ciągu jednego miesiąca otrzymujemy ponad 1000 faktur. Są miesiące, kiedy ta liczba jest większa. Oznacza to konieczność poświęcenia dużej ilości czasu na weryfikację tych dokumentów, wprowadzenie danych do naszego systemu i przekazanie odpowiednim osobom.

Firma CFM jest pośrednikiem pomiędzy dostawcami samochodów oraz serwisami a klientem końcowym i użytkownikami. To cała masa dokumentów, a do tego dochodzą okoliczności pandemii i konieczność pracy zdalnej. Wtedy wpadacie na pomysł, żeby wdrożyć rozwiązanie nowoczesne i ekologiczne zarazem. Czy tak?
Zarządzamy nie tylko samochodami, ale również wszelkimi aspektami, jakie dotyczą całego procesu użytkowania auta. Naszym zadaniem jest dopilnować, aby zarówno klient, jak i dostawca zrealizowali swoje założenia i zobowiązania, a użytkownik końcowy był zaopiekowany. Aby osiągnąć sukces, musimy mieć kontrolę nad poszczególnymi etapami. Pandemia oraz praca zdalna sprawiły, że wszyscy musieliśmy zmienić podejście i model pracy.

Zarządzamy nie tylko samochodami, ale również wszelkimi aspektami, jakie dotyczą całego procesu użytkowania auta. Naszym zadaniem jest dopilnować, aby zarówno klient, jak i dostawca zrealizowali swoje założenia i zobowiązania, a użytkownik końcowy był zaopiekowany.

Pomysł na wdrożenie nowoczesnego i ekologicznego procesu obiegu dokumentów powstał jeszcze przed pandemią. Pierwszym krokiem było wprowadzenie do użytku papieru z recyklingu. Kolejnym była decyzja o uruchomieniu rozwiązania, które będzie pozwalało nam na pracę bez papieru i wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów. Sprawdziliśmy rynek i rozpoczęliśmy współpracę z firmą Ricoh i ich produktem DocuWare.

DocuWare zapewnia elektroniczny obieg faktur. Czy wykorzystujecie Państwo potencjał tego oprogramowania, czy są jeszcze możliwości wykorzystania go w innych dziedzinach funkcjonowania firmy?
DocuWare to platforma do zarządzania dokumentami (DMS), która posiada wbudowany system optycznego odczytu znaków (OCR), wykorzystuje również możliwości Sztucznej Inteligencji. Ta kombinacja jest bardzo ważna w kontekście automatyzacji wprowadzania danych i rozpoznawania dokumentów oraz daje prawie nieograniczone możliwości działania w każdej dziedzinie naszej firmy. DocuWare może być wykorzystywany do usprawnienia pracy wielu działów, np. HR może prowadzić w nim e-teczkę pracowniczą. Zespół wdrożeniowy Ricoh pokazał nam możliwości narzędzia i przeszkolił z użytkowania. Potencjał jest naprawdę duży i chcemy go wykorzystać. Naszym celem jest stałe podwyższanie jakości dostarczanych przez nas usług. Za pomocą tego narzędzia można procesować działania z wszelkimi rodzajami dokumentów – choćby z takimi jak mandaty, homologacje, dowody rejestracyjne, umowy leasingu, etc.

Karol Margas, Process Analyst
Z Business Lease Poland związany od 2011 roku.

Swoje doświadczenie w zespole zdobywał jako specjalista ds. zakupów. Od 5 lat realizuje się na stanowisku Analityka Procesów. Angażuje się w kontrolę jakości dostarczanych usług oraz nadzoruje procesowane reklamacje. Aktywnie udziela się w rozwoju firmy i dzieli się wiedzą pozyskaną na przestrzeni lat. Pasjonuje się motoryzacją, muzyką i paralotniarstwem.

Wdrożenie systemu podniosło jakość pracy, pozwoliło zaoszczędzić czas?
Już w pierwszych tygodniach użytkowania DocuWare odczuliśmy korzyści, a na starcie ruszyliśmy tylko z obiegiem faktur. Zaoszczędzony czas możemy spożytkować na realizację innych czynności, które wcześniej były trudne do podjęcia. Pozwala nam to na dalszy rozwój.

Czy wyobraża Pan sobie teraz powrót do poprzedniego systemu pracy z klasycznym obiegiem dokumentów?
Zdecydowanie nie. Każdy z nas ma przy sobie telefon czy laptop. Za pośrednictwem tych urządzeń możemy działać bez konieczności wykorzystywania z papieru. Dopiero po wdrożeniu takiego rozwiązania widać, ile czasu pochłaniało chociażby chodzenie z dokumentem po biurze, zbieranie podpisów czy archiwizacja. Każdy dokument jest dostępny do weryfikacji dla uprawnionych osób praktycznie od razu, można zaakceptować dokument czy przekierować do innej osoby poprzez jedno kliknięcie. System informuje o zadaniu przypisanym do użytkownika i przypomina mu o terminie realizacji. Nie ma mowy o znikających dokumentach czy nieczytelnym podpisie. Wszystko jest transparentne i efektywne.

Wydaje się, że to także rozwiązanie bardzo ekologiczne. Czy ten aspekt był dla Was istotny?
Ekologia jest bardzo ważnym aspektem, nie tylko w kontekście oszczędności i obniżania kosztów, ale w globalnym znaczeniu. Zmniejszając zapotrzebowanie na papier, możemy realnie wpływać na nasz klimat. Dla nas ważne jest też to, że wpływamy również na innych. Posiadając cyfrowe narzędzie, prosimy kontrahentów o dostarczanie faktur wyłącznie w formie elektronicznej. W ten sposób również inne firmy zużywają mniej papieru. Działając w skali mikro, możemy również wpływać na działania w skali makro. Trzeba mieć świadomość tego, że mamy realny wpływ na zachodzące zmiany, realizując konsekwentnie proste założenia i promując ekologiczne podejście w prowadzeniu firmy.