Przekazanie pojazdu – jak uniknąć ukrytych kosztów w zarządzaniu flotą?

02 kwietnia 2024

Praca flotowca polega na szukaniu uproszczeń tam, gdzie da się je znaleźć. Z reguły oznaczają one także oszczędność czasu, pieniędzy i nerwów. Taka właśnie jest aplikacja od Navifleet, która  cyfryzuje procesy, automatyzuje pracę i sprawia, że zarządzanie flotą jest prostsze.

Przekazanie pojazdu może trwać mniej niż 10 minut Za pomocą aplikacji do tworzenia elektronicznych protokołów przekazania pojazdu można skrócić czas jednego wydania nawet o 60 minut. Przy 80 operacjach w miesiącu to ½ etatu. Każdy, kto zarządza firmową flotą, wie, z ilu kroków składa się proces wydawania czy zdawania auta. Jeśli jednak bliżej mu się przyjrzymy, to dojdziemy do wniosku, że przy przekazaniu pojazdu 70-80% czasu poświęcamy na rzeczy, których wcale nie musimy robić. Wypełnianie danych pojazdu, omawianie polityki flotowej, tłumaczenie instrukcji obsługi samochodu, skanowanie protokołu, archiwizacja zdjęć na dysku firmowym to tylko wierzchołek góry lodowej. Przecież tego wcale nie trzeba robić ręcznie za każdym razem. Wystarczy tak poukładać proces, by tej żmudnej, powtarzalnej orki nie było aż tyle i nagle przekazanie auta może trwać 10 minut. O szczegóły zapytaliśmy osoby odpowiedzialne w Navifleet za to rozwiązanie.

Maciej Chomacki: Sam proces jednak nie wystarczy. Potrzebne jest narzędzie, które pomoże go zmaterializować. Wy postawiliście na aplikację mobilną.
Piotr Smoleń, Head of Product: Oraz platformę do zarządzania flotą. Tak. Stwierdziliśmy, że pomimo tylu różnych narzędzi wspierających flotowców wciąż jest miejsce na nowe spojrzenie na branżę.

I przekazanie pojazdu jest okazją do uwolnienia tego czasu?
P.S.: Tak. W alternatywnej rzeczywistości użytkownik przychodzi przygotowany na wydanie samochodu. Jeszcze przed spotkaniem zapoznał się z wszystkimi instrukcjami i polityką flotową w aplikacji mobilnej. Nawet podpisał nam te dokumenty rysikiem lub palcem na ekranie swojego telefonu. Zapoznał się ze stanem pojazdu, mógł wyświetlić zdjęcia szkód i stan wyposażenia. Przychodzi do nas do pokoju po kluczyki, siadamy na chwilę na krótką pogawędkę, przekazujemy kluczyki, a użytkownik podpisuje protokół przekazania po zejściu na parking i sprawdzeniu, czy stan pojazdu się zgadza. Warto podkreślić, że pomimo podobieństw, każda firma inaczej sobie poukładała te procesy. Przykładamy bardzo dużą wagę, aby nasze produkty mogły w takich warunkach funkcjonować. Staraliśmy się rygorystycznie usztywnić te elementy procesu, które jednak muszą być zrobione w określony sposób, ale z drugiej strony chcieliśmy, aby aplikacja była łatwa w obsłudze jak to tylko możliwe.

Brzmi interesująco… Gdzie jeszcze widzicie okazję dla swoich klientów?
P.S.: Przede wszystkim chcemy zawalczyć z silnie stresującym zwrotem samochodu do CFM oraz oczywiście obniżyć wielkość dopłat za ponadnormatywne zużycie. To jest problem, który jest kolejnym kandydatem na szybką wygraną dla flotowców. Automatyczne powiadomienie do użytkownika pojazdu o treści: „Cześć! Zbliża się termin zwrotu pojazdu do CFM. Prześlij mi proszę raport stanu technicznego w aplikacji” rozwiąże ogromną większość problemów związanych z tym wydarzeniem. Podobnie szybki dostęp do listy szkód i zdjęć pojazdu pozwoli lepiej zaplanować przygotowanie samochodu do zwrotu i uniknąć niepotrzebnych wydatków. Jeśli widzimy na zdjęciu (i to jest słowo klucz), że zadrapanie czy wgniecenie jest relatywnie niewielkie, to możemy się wstrzymać z likwidacją szkody, na wypadek gdyby pojawiły się inne na tym samym elemencie. Inny obszar to ciągłe telefony z tymi samymi pytaniami – gdzie opony, jaki jest numer polisy, potrzebuję pozwolenia na wyjazd za granicę itd. Jakby się tak przyjrzeć, to jednak z jakiegoś powodu wciąż ogromna większość flot boryka się z takimi wyzwaniami.

Każdy, kto przekazywał bądź odbierał samochody, wie z iloma to się wiąże problemami i dziesiątkami wypełnionych, skanowanych, zagubionych dokumentów, a słowo protokół śni się po nocach. Można temu zaradzić. Jak? Navifleet ma rozwiązanie.

Może proste pytanie ale te często bywają najtrudniejsze. Czemu postanowiliście zadać sobie tyle trudu i stworzyliście to rozwiązanie?
Tomasz Szymczyszyn, Head of Customer Success: To dobre pytanie. Choć na rynku istnieje wiele dostępnych rozwiązań, to przygotowując nasz produkt, chcieliśmy podejść do problemu w zupełnie odmienny sposób. Przygotować aplikację, która dla użytkownika będzie od samego początku intuicyjna jak wnętrze samochodu, które dobrze zna, a jednocześnie efektywna, nowatorska i prosta. Dlatego tworząc aplikację, dzięki której flotowcy mogą zaoszczędzić czas i przejść z ery dokumentajci papierowej do czasów digitalizacji procesów, skorzystaliśmy z ich doświadczenia. Zapytaliśmy, czego oczekują, a następnie im to zaoferowaliśmy. Staraliśmy się przygotować wszystkie prognozowane scenariusze w taki sposób, aby dostosować aplikację do zróżnicowanych potrzeb otoczenia organizacyjnego, w ramach którego funkcjonuje fleet manager.

Dzięki naszemu rozwiązaniu ewidencjonowanie wykonanych protokołów odbywa się w sposób automatyczny. Przygotowaliśmy proces w taki sposób, aby maksymalnie uprościć pracę zespołów flotowych, oszczędzając tym samym ich czas, a jednocześnie pozostając przy takim poziomie szczegółowości, aby zabezpieczyć potrzeby biznesowe przedsiębiorstwa.

Wiemy, jak trudne jest zapanowanie nad stanem technicznym rozproszonej floty, dlatego stworzyliśmy narzędzie, które pozwala na zobligowanie użytkowników do przekazania informacji o powierzonym mieniu, dzięki czemu flotowiec może na bieżąco kontrolować stan techniczny i prognozować niezbędne do poniesienia nakłady na naprawy, zarówno eksploatacyjne, jak i blacharsko-lakiernicze, tu ponownie silny nacisk postawiliśmy na przekazywanie informacji w formie dokumentacji zdjęciowej, dzięki czemu unikamy subiektywnych opinii co do rozmiaru zgłaszanego problemu.