Jeden ekosystem – wiele korzyści

01 października 2021

Rozmawiamy z Robertem Bastrzykiem i Emilem Żakiem, założycielami firmy Ecologic. Ta rozmowa zapoczątkuje cykl artykułów, które na zasadzie case study przybliżą Państwu podstawowe rozwiązania, jakie oferuje firma Ecologic swoim klientom, a które mogą przynieść realne oszczędności w codziennej pracy fleet managera.

Tomasz Siwiński: Jakie były początki firmy Ecologic? Spotkali się Panowie pewnego dnia i…?
Robert Bastrzyk, Emil Żak: Zaczynaliśmy w 2013 roku. Chcieliśmy rozprawić się z problemem szkodowości we flotach. Z nieodpowiedzialną, nieekologiczną i nieekonomiczną jazdą samochodami służbowymi. Wtedy na rynku było już sporo rozwiązań dla flot, ale były skierowane dla fleet managerów, a nie było żadnego, gdzie w centrum uwagi był kierowca. Jedynym narzędziem dla kierowców były szkolenia z bezpiecznej jazdy, ale odpowiednich nawyków nie da się wypracować po jednym dniu szkolenia. Na to potrzeba tygodni, a czasem miesięcy.

Postanowiliśmy stworzyć system, który będzie analizował błędy popełniane przez kierowców, podpowiadał im, co można poprawić, i motywował ich do zmiany nawyków. Nie przez jeden dzień w roku, nie raz na miesiąc, a permanentnie, przez cały rok. Nie w formie kija, a marchewki. Tak, żeby kierowca miał fun i dzięki temu się angażował.

Ecologic KeyBox – pobieranie i zdawanie kluczyków. Inteligentna skrzynka przejmie rolę dyspozytora. Niezależnie od dnia czy godziny wyda pracownikowi odpowiedni kluczyk do zarezerwowanego pojazdu.

W 2014 roku mieliśmy już gotową pierwszą wersję produktu. Pierwszym klientem był duży międzynarodowy koncern i już to pierwsze wdrożenie szybko przyniosło świetne wyniki. Dostaliśmy wspólnie z polskim oddziałem klienta nagrodę za najlepsze wdrożenie programu poprawiającego bezpieczeństwo. W międzyczasie wygraliśmy Startup Fest – konkurs na najlepszy startup, a pieniądze z wygranej przeznaczyliśmy w całości na ogólnopolską kampanię społeczną „Nie przydzwoń za kierownicą”, organizowaną pod oficjalnym patronatem Policji. Chcieliśmy od samego początku promować bezpieczną jazdę we flotach i przy okazji tworzyć biznes odpowiedzialny społecznie.

Można zatem powiedzieć o Ecologic, że jest firmą stosunkowo młodą, a już dobrze znaną i docenioną na rynku? Świadczą o tym nie tylko rekomendacje Waszych klientów, ale także liczne nagrody.
Nagrody są na pewno miłe, ale nie przywiązujemy do nich większej wagi. Najbardziej cieszą zadowoleni klienci, bo to potwierdzenie, że nasze produkty działają. Przez te kilka lat zrealizowaliśmy już kilkaset fajnych projektów nie tylko w Polsce, ale również w kilkunastu krajach na całym świecie. Nawet w tak egzotycznych dla nas krajach jak Indonezja czy Zjednoczone Emiraty Arabskie. Mamy w portfelu firmy z flotą zarówno 20, jak i 2000 samochodów. Myślę, że klienci doceniają nas przede wszystkim za zrealizowane obietnice – dowozimy wyniki.

Mieliśmy okazję rozmawiać wcześniej, chociażby podczas FED, dokładnie przeglądnąłem stronę firmy. Mocno powiększyliście zakres usług. Programy motywacyjne, aplikacja dla kierowców, program dla samochodów współdzielonych, program administracyjno-księgowy, szkolenia hybrydowe, strasznie tego dużo. Czy nie jest tak, że jeżeli dana usługa jest dla wszystkich, to jest dla nikogo?
Na początku wyspecjalizowaliśmy się w programach motywacyjnych. Współpracując z flotami, szybko zdiagnozowaliśmy kolejny problem, z którym borykały się na co dzień. W teorii systemy, jakie wdrażali, miały im pomóc w digitalizacji i usprawnieniu zarządzania flotą, ale w praktyce często komplikowały procesy i powodowały jeszcze większy nakład koniecznej pracy działu floty. Jednoczesne wprowadzanie danych do różnych systemów, ręczna synchronizacja danych, ręczne przygotowywanie raportów, ręczne przypisywanie kosztów itd. Często widzieliśmy wręcz absurdalne obrazki, kiedy firma miała wdrożony system do obsługi floty i telematykę, a i tak finalnie większość robiła w Excelu. Bo po prostu tak było szybciej i wygodniej. Przecież technologia ma automatyzować te procesy, a nie dodawać dodatkowej pracy! Modne jest wdrażanie rozwiązań IT, ale pod płaszczykiem digitalizacji powstawała jedynie elektroniczna ewidencja danych. Tych wszystkich narzędzi nie dało się pospinać w jedno główne narzędzie pracy administratora floty, w jeden proces. Były tylko niezależnymi źródłami danych.

Dodatkowo nasi klienci, porównując współpracę z nami, często narzekali na pozostałych dostawców usług, z których korzystali. Na jakość obsługi posprzedażowej i na jakość samych produktów. Namawiając nas przy tym, że fajnie by było, gdybyśmy mieli w ofercie narzędzia wspomagające administrację floty z jakością, jaką oferowaliśmy w aplikacji do bezpiecznej jazdy.

Automatyczne księgowanie kosztów
Koniec z ręcznym księgowaniem kosztów i koniecznością przełączania się pomiędzy kilkoma systemami. Ecologic Fleet w kilka sekund rozksięguje wszystkie koszty floty w oparciu o dane
kontraktów, kody produktów, historię korzystania z samochodów i na końcu wygeneruje pliki dekretacyjne.

Wtedy postanowiliśmy, że chcemy stworzyć jeden ekosystem narzędzi IT wspierający dział floty na wszystkich możliwych polach.

Tak doszliśmy dzisiaj do tak pokaźnego zakresu usług i produktów w ramach jednego ekosystemu.

Odpowiadając na pytanie, czy nie jest tak, że jeżeli dana usługa jest dla wszystkich, to jest dla nikogo – usługi w naszym ekosystemie nie są dla wszystkich. Odbiorca jest dokładnie sprecyzowany. Są dla firm, które posiadają flotę samochodów i chcą usprawniać jej zarządzanie. Możemy być dla firmy jedynym partnerem, którego potrzebuje w tym zakresie.

Powiedzieliście Panowie o ekosystemie, to bardzo szerokie pojęcie. Co zatem składa się na Wasz ekosystem i sprawia, że jest tak wyjątkowy?
W ekosystemie mamy telematykę, czyli coś, co jest doskonale znane administratorom flot. Telematyka dostarcza wszelkich danych eksploatacyjnych. Mamy „Gamecenter”, czyli moduł analizujący styl jazdy połączony z programami motywacyjnymi. Zbudowany jest on w oparciu o konkursy i wyzwania dla kierowców. Ostatnio poszerzyliśmy „Gamecenter” o interaktywny e-learning i szkolenia hybrydowe z bezpiecznej jazdy online i offline z instruktorem, kończące się certyfikatem dla kierowcy. „Gamecenter” pomaga obniżyć zużycie paliwa i zmniejszyć szkodowość. Dalej mamy Fleet Assistant, czyli szereg narzędzi digitalizujących obieg informacji między kierowcą a działem floty. Dzięki aplikacji mobilnej kierowca może m.in.: zgłaszać szkody, wykonywać oględziny, zdawać i odbierać samochód, akceptować regulaminy i politykę flotową, sprawdzić PIN do karty paliwowej etc. Mamy Pay As You Drive, czyli kompletny system rozliczania jazd prywatnych w firmie, który może być połączony z systemem motywacyjnym, gdzie stawka za każdy prywatnie przejechany kilometr jest uzależniona od stylu jazdy. Mamy car sharing, który w połączeniu z Key Box tworzy kompletny i bezobsługowy system do zarządzania samochodami poolowymi. W końcu mamy Ecologic Fleet, czyli najbardziej elastyczne narzędzie do administrowania samochodami, procesami i księgowania kosztów. Wyjątkowość polega na tym, że te wszystkie usługi są ze sobą połączone. Dział floty może zarządzać wszystkim z jednego miejsca. Nie musi przełączać się pomiędzy systemami, przenosić danych z jednego do drugiego etc. Przy tym wszystkim tworzymy każdy element ekosystemu tak, żeby był najlepszy na rynku w swojej kategorii. Dla przykładu, nasze najmłodsze dziecko, czyli Ecologic Fleet, jest wybierany jako główny i jedyny system do zarządzania pojazdami, procesami i kosztami przez koncerny z centralnym zarządzaniem flotą jeżdżącą w kilkunastu krajach, gdzie stajemy w szranki m.in. z dostawcami z USA.

Wszystkie usługi w jednym ekosystemie to korzyści, jakie są główne?
Z punktu widzenia klienta ekosystem połączonych ze sobą usług to same korzyści. Tak jak wspomnieliśmy wcześniej – jedno scentralizowane miejsce na wszystkie dane. Nie ma konieczności oddzielnego wprowadzania danych, np. do telematyki i programu do zarządzania flotą. Nie trzeba integrować kilku niezależnych systemów, a zdarza się, że nawet najprostsze operacje wymagają przynajmniej częściowego przeniesienia informacji z jednego miejsca w drugie. Fleet manager zarządza wszystkimi danymi z jednego miejsca i ma możliwość pracy na danych z wielu źródeł i, dla lepszego obrazu sytuacji, na jednym widoku. Dzięki temu może modelować i automatyzować procesy z uwzględnieniem wszystkich dostępnych danych.

Z kolei kierowca za pomocą jednej aplikacji mobilnej może podejrzeć swoją pozycję w aktualnym konkursie, sprawdzić swoje statystyki, zgłosić szkodę, podpisać protokół przekazania samochodu, zarezerwować samochód poolowy, podejrzeć, ile ma do zapłaty za kilometry przejechane prywatnie, zaakceptować zmiany w polityce flotowej, umówić się na wymianę opon czy przejść interaktywne szkolenie z bezpiecznej jazdy.

Oczywiście firma w ramach ekosystemu może w danym momencie korzystać tylko z wybranych funkcjonalności, ale zawsze fleet manager ma ten spokój ducha, że w razie konieczności może szybko aktywować dodatkową usługę. Ta elastyczność pozwala oczywiście szybciej reagować na dynamiczne zmiany zachodzące na rynku lub w firmie, bez potrzeby poświęcania czasu na długotrwałe wdrożenia. Z biznesowego punktu widzenia jeden dostawca to brak rozmytej odpowiedzialności. W przypadku współpracy z wieloma różnymi dostawcami, jeżeli jeden element zawiedzie, administrator floty zostaje sam z problemem. W naszym przypadku bierzemy pełną odpowiedzialność za wszystkie rozwiązania IT zastosowane we flocie.

Powiedzieliście Panowie dużo o zaletach. Flotowcy lubią cyfry i to te zielone, oznaczające oszczędności. Możecie się zobowiązać, że w kolejnych materiałach przedstawicie case study pokazujące nie obietnice, ale realne korzyści?
Oczywiście. Chętnie podzielimy się z rynkiem twardymi danymi. W najbliższym czasie chcielibyśmy szerzej przedstawić poszczególne elementy naszego ekosystemu i zilustrować je realnymi wdrożeniami i efektami, jakie przyniosły naszym klientom.