Nadzwyczajne sytuacje wymagają szybkiego reagowania
Dla branży car fleet management szybkie przystosowanie się do sytuacji i umiejętność reagowania z wyprzedzeniem to podstawy przetrwania w obecnych czasach. Arval postawił sobie za cel, by w tym trudnym okresie jego klienci nie odczuli zmiany i nie musieli martwić się o sprawy związane z samochodem. Pomogły w tym błyskawiczne działania, ale i procedury przygotowane znacznie wcześniej.
Choć takie sytuacje jak pandemia koronawirusa są nie do przewidzenia, to firma świadcząca usługi tysiącom klientów musi zawsze być przygotowana na niespodziewany scenariusz. Firma Arval, która należy do grupy kapitałowej BNP Paribas, mogła zachować ciągłość działania w tym trudnym czasie w dużej mierze dzięki procedurom i narzędziom przygotowanym właśnie na okoliczność takich nadzwyczajnych sytuacji. – Pracownicy Arval na całym świecie są wyposażeni w narzędzia, które pozwoliły właściwie z dnia na dzień przejść w tryb pracy zdalnej. Zostali też przeszkoleni na wypadek konieczności pracy z domu – mówi Robert Antczak, dyrektor generalny Arval Service Lease Polska.
Dzięki szczegółowemu monitorowaniu wydarzeń na świecie, Arval wprowadził w polskim biurze specjalne procedury bezpieczeństwa już w lutym. Dotyczyły one m.in. ograniczenia wyjazdów służbowych i międzynarodowych spotkań, a także określały zasady pracy z domu dla osób powracających z krajów objętych już epidemią.
Obsługa bez zmian
Wkrótce okazało się, że konieczne będą jeszcze poważniejsze restrykcje. Najważniejszym wyzwaniem, jakie stanęło przed zespołem Arval, było zapewnienie klientom obsługi na takim samym poziomie jak dotychczas, przy pełnym zadbaniu o bezpieczeństwo pracowników. Zostali oni podzieleni na grupy, które naprzemiennie pracują z domu lub w biurze. W przypadku stanowisk, dla których obecność w budynku firmy nie jest konieczna, zdecydowano się wyłącznie na pracę zdalną. Zespoły te ze względów bezpieczeństwa nie spotykają się ze sobą.
– Pracownicy Arval na całym świecie są wyposażeni w narzędzia, które pozwoliły właściwie z dnia na dzień przejść w tryb pracy zdalnej. Zostali też przeszkoleni na wypadek konieczności pracy z domu – mówi Robert Antczak, dyrektor generalny Arval Service Lease Polska.
W biurze wprowadzono też nadzwyczajne środki ostrożności – w każdy weekend przeprowadzana jest dezynfekcja, a pracownicy zostali wyposażeni w maseczki, rękawiczki i płyny do dezynfekcji rąk. By pracownicy byli jak najmniej narażeni na ryzyko zakażenia, zostali poproszeni o unikanie transportu publicznego i poruszanie się głównie samochodami. Osobom, które nie dysponują prywatnym pojazdem, Arval użycza auta z własnej floty.
Dzięki tym działaniom, przez kilka ostatnich tygodni klienci byli obsługiwani tak samo jak dotychczas i cały czas mieli do dyspozycji zespół gotowy do pomocy.
Współpraca w erze #zostańwdomu
Zapewnienie użytkownikom samochodów ciągłości usług to podstawa, jednak Arval musiał znaleźć też odpowiedź adania wymagające zazwyczaj bezpośredniego kontaktu. – Dla branży CFM, w której podstawowym towarem jest mobilność, zakaz przemieszczania to poważne utrudnienie. Arval na pierwszym miejscu postawił bezpieczeństwo klientów i bieżące informowanie ich o aktualnej sytuacji. Właśnie dlatego firma zdecydowała się przesunąć sezon wymiany opon, a także zachęcać klientów do tymczasowego przełożenia prac serwisowych, które nie są w tej chwili konieczne – wyjaśnia Robert Antczak. Jednocześnie Arval jest w kontakcie z serwisami, by mieć pewność, że podejmują one wszelkie konieczne środki ostrożności podczas obsługi kierowców. Do standardowych procedur podczas serwisowania została np. włączona dezynfekcja samochodów w przypadku wynajmu średnioterminowego Mid-Term Rental (MTR).
Niezwykłe okoliczności, w których wszyscy się znaleźliśmy, to prawdziwy test dla biznesu i to nie tylko pod względem odporności na sytuacje kryzysowe. To także chwila, by zastanowić się, jak możemy pomóc w walce z niewidocznym i bardzo niebezpiecznym wrogiem. Arval zdecydował się wesprzeć tych, dla których komfortowe przemieszczanie się jest teraz szczególnie istotne – pracowników ośrodków medycznych. Firma użyczyła ponad trzydzieści samochodów objętych ubezpieczeniem, assistance, a także pełną obsługą serwisową szpitalom i zakładom opieki zdrowotnej. Auta będą wykorzystywane do przewozu personelu i pacjentów, a także materiałów medycznych. Arval współpracuje w tym zakresie z Ministerstwem Aktywów Państwowych, Ministerstwem Zdrowia i Sanepidem, by trafić ze wsparciem tam, gdzie jest ono najbardziej potrzebne. Pracownicy firmy są przekonani, że dzięki solidarnemu działaniu w obliczu epidemii uda się szybciej ją pokonać i wrócić do normalnego funkcjonowania – a tego życzymy sobie teraz wszyscy.
Klientom, którym w najbliższym czasie kończy się umowa najmu, firma zaproponowała możliwość bezproblemowego jej przedłużenia, by nie musieli w tym trudnym okresie zajmować się zmianą samochodu. Osoby, które potrzebują nowego auta, mogą oczywiście je odebrać w bezpiecznych warunkach, dostosowanych do obowiązujących przepisów. Arval wciąż prowadzi także sprzedaż samochodów poleasingowych – można je zamówić online, a zdezynfekowany pojazd dostarczany jest we wskazane miejsce.
W zapewnieniu większego bezpieczeństwa klientom pomagają też proste rozwiązania, z których klienci mogą korzystać na co dzień. Arval zachęca obecnie szczególnie mocno do przejścia na e-fakturę. Bardzo przydatna w tych trudnych okolicznościach jest także aplikacja My Arval Mobile, w której kierowcy znajdą odpowiedzi na wiele pytań, bez konieczności kontaktowania się z firmą.
Aktualne informacje na temat funkcjonowania Arval w czasie epidemii oraz odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania publikowane są na stronie arval.pl.Firma przygotowała też formularz kontaktowy dla osób, które potrzebują dodatkowego wsparcia w związku z sytuacją epidemiologiczną. Można w nim zgłosić potrzeby, związane np. z pilnymi dostawami pojazdów lub elastycznym dostosowaniem warunków współpracy do aktualnej sytuacji. Klienci chętnie korzystają z tej formy kontaktu i omawiają z konsultantami Arval potencjalne rozwiązania dostosowane do ich potrzeb.
Szanowni Państwo,