COVID–19 przyspieszył cyfrowe zmiany

06 listopada 2020

Mecenas Agnieszka Szczodra-Hajduk z kancelarii Hogan Lovells to osoba, którą zapewne wielu z Państwa zna jako naszą wykładowczynię ze szkoleń Fleet Management Training. Tym razem z mecenas Szczodrą-Hajduk rozmawiamy o tym, jak sytuacja z pandemią skomplikowała relacja na linii pracodawca–pracownik.

Tomasz Siwiński: Pani Mecenas, pracuje Pani zdalnie?
Agnieszka Szczodra-Hajduk: Tak, od połowy marca pracuję zdalnie, czyli już ponad pół roku. Tak jak wszyscy byłam pełna obaw, czy moje domowe biuro zda egzamin. Na szczęście wszystko zadziałało i szybko przestawiłam się na nowy tryb pracy: zamiast spotkań i rozmów – wideokonferencje i telefony, zamiast akt – elektroniczne pliki. Są plusy i minusy tej sytuacji, ale na razie pozostaje się tylko dostosować. Dobrze, że w razie potrzeby mogę przyjechać do kancelarii, załatwić to, co konieczne, porozmawiać z koleżankami i kolegami. Zdecydowanie najgorszy był początkowy okres całkowitej izolacji, niepewność i poczucie zagrożenia.

Wielokrotnie była Pani wykładowcą podczas naszego szkolenia Fleet Management Training i ani razu nie skończyło się o czasie, tyle było pytań od uczestników. W obecnej sytuacji tych pytań byłoby zapewne jeszcze więcej. Czego dotyczą główne problemy na linii pracodawca–pracownik wynikające z sytuacji pandemii?
Tak, rzeczywiście. Nowa sytuacja zrodziła wiele wątpliwości, Już na początku lutego pojawiły się pytania o mierzenie pracownikom temperatury, zbieranie danych o stanie ich zdrowia, potem głównie narastały wątpliwości wokół tarcz kryzysowych i pracy zdalnej: czy polecenie pracy z domu wymaga szczególnej formy, czy pracodawca ma wyposażyć pracownika w sprzęt i narzędzia i ponosić koszty łącza internetowego, zużytej energii elektrycznej, jak wygląda odpowiedzialność za wypadki przy pracy, jak ewidencjonować czas pracy, zawrzeć czy rozwiązać umowy o pracę.

Czy polski system prawny był przygotowany jakkolwiek na obecną sytuację, czy jest to praca na żywym organizmie?
Oczywiście, nikt nie był przygotowany na takie zmiany. Już dziś wiemy, że COVID-19 przyspieszył przejście do strefy on-line, nie tylko w sprzedaży, ale w ogóle w biznesie, o dwa–trzy lata. Mimo iż wiadomości o nadciągającej epidemii napływały z Chin od grudnia, chyba wszyscy mieliśmy nadzieję, że uda nam się ją zatrzymać. Nie było czasu na stworzenie ram prawnych pracy zdalnej. Dla nas, prawników, stało się normą, że odpowiedzi na pytania klientów nie ma w przepisach. Trzeba było odwoływać się do podstawowych zasad prawnych i z nich wyprowadzać rozwiązania kryzysowe. Pod koniec marca sytuacja się nieco zmieniła, bo ustawodawca zaczął uchwalać przepisy covidowe. Wyrastały jak grzyby po deszczu, ale z uwagi na tempo ich tworzenia były pełne luk i niejasności. Nie przesadzę, jak powiem, że do czerwca czułam się jak na froncie – szybkie decyzje, pilne działania, kolejne projekty ustaw i wytyczne dla pracodawców wydawane przez urzędy i ministerstwa, które nierzadko były ze sobą sprzeczne.

Wiele firm zweryfikowało swoje parki samochodowe i okazało się, że pracownicy nie potrzebują samochodów do wykonywania swoich obowiązków. Czy pracownikowi można nakazać zdanie auta w każdym momencie, co w sytuacji, kiedy pełni ono rolę nie tylko narzędzia pracy, ale też swojego rodzaju premii motywacyjnej?
Wszystko zależy od tego, w jakim celu samochód służbowy został przyznany. Jeśli zmienił się charakter pracy, obowiązki, które przed pandemią pracownik wykonywał w terenie, teraz są realizowane zdalnie, to odpadło uzasadnienie ekonomiczne przyznania pracownikowi samochodu służbowego. Nie oznacza to jednak, że pracodawca może odebrać podwładnemu auto z dnia na dzień. Trzeba otworzyć umowę o pracę i sprawdzić, czy w związku z nową sytuacją nie jest wymagana zmiana stanowiska, zakresu obowiązków pracownika i przyznanych świadczeń. Modyfikacja postanowień umowy w tym zakresie będzie wymagać albo porozumienia stron, albo wypowiedzenia zmieniającego, złożonego przez pracodawcę, z zachowaniem okresu wypowiedzenia, który zależy od stażu pracy u danego pracodawcy.

Jeżeli samochód służbowy jest jednym z elementów wynagrodzenia, przejście pracownika na pracę zdalną nie uzasadnia pozbawienia go tego benefitu. W sytuacji, gdy pracodawca zamierza ograniczyć koszty i zrezygnować z przyznawania pracownikom samochodów, w wypowiedzeniu umów na czas nieokreślony będzie musiał podać rzeczywistą i konkretną przyczynę wprowadzanych zmian. Może to być spadek obrotów, zła sytuacja ekonomiczna firmy czy zmiana zasad wynagradzania.

Czy pracodawca może nakazać pracownikowi np. pracę w terenie, spotykanie się z klientami? Co w sytuacji, kiedy pracownik nie chce podejmować ryzyka wynikającego z takiego spotkania?
Podstawowym obowiązkiem pracodawcy jest dbanie o bezpieczne i higieniczne warunki pracy. Czyli organizowanie pracy w taki sposób, żeby eliminować zagrożenia i podejmować działania profilaktyczne. Dziś już wiemy, że z wirusem musimy nauczyć się żyć, nie możemy sobie pozwolić na ponowne zamknięcie gospodarki, bo to droga donikąd. Z tego względu trzeba kierować się przede wszystkim zdrowym rozsądkiem w zarządzaniu ludźmi.

Jeżeli spotkanie w terenie jest potrzebne, interes firmy wymaga bezpośredniej rozmowy z klientem, a nie tylko telekonferencji, szef może nakazać podwładnemu taki wyjazd. Powinien mu zapewnić maseczkę, płyn do dezynfekcji rąk, a pracownik ma obowiązek przestrzegać zasad bhp i wykonać polecenie pracodawcy.

Wiele firm wykorzystało okres pandemii do tego, aby obniżyć pracownikom wynagrodzenie, pozbawić ich dodatkowych przywilejów, jak właśnie samochód, benefity w postaci kart multisport. Czy każdorazowo takie przypadki trzeba rozpatrywać indywidualnie?
Tak, zawsze to indywidulna sprawa. Czasem do pozbawienia pracowników benefitów będzie konieczna zmiana regulaminu wynagradzania i wypowiedzenie zmieniające. Jeśli przywileje pracowników nie są zagwarantowane w regulaminach czy politykach firmy, ale zostały wpisane do umów o pracę, wtedy wymagane jest tylko wypowiedzenie zmieniające warunki pracy. Jeżeli pracownik nie zgodzi się na proponowane modyfikacje, umowa o pracę ulegnie rozwiązaniu. Trzeba jednak pamiętać, że w przypadku, gdy podwładny nie zaakceptuje obniżenia świadczeń wprowadzanych z przyczyn dotyczących zakładu pracy, np. z powodu kryzysu wywołanego epidemią, i dojdzie do rozwiązania stosunku pracy, może się to wiązać się z obowiązkiem wypłaty odprawy, o ile pracodawca zatrudnia powyżej 20 pracowników.

Praca zdalna dla wielu będzie koniecznością co najmniej do końca roku, a może i dłużej. Czy pracodawca ma obowiązek wyposażyć pracownika w narzędzia niezbędne do jej wykonywania?
Praca zdalna jest na razie rozwiązaniem tymczasowym. Mamy jeden przepis w tarczy kryzysowej, który uprawnia pracodawcę do polecenia pracy zdalnej na czas trwania epidemii i trzy miesiące po jej zakończeniu. Właśnie z tego przepisu wynika obowiązek wyposażenia pracownika w narzędzia i materiały potrzebne do jej wykonywania. Nie mamy na razie żadnych regulacji dotyczących zwrotu kosztów, warunków bhp, określenia miejsca pracy zdalnej. W ostatnim czasie Ministerstwo Pracy przedstawiło wstępny projekt zmian do kodeksu pracy, który przewiduje zastąpienie telepracy wprowadzonej do polskiego prawa w 2007, pracą zdalną jako bardziej elastyczną formą. Miejmy nadzieję, że uda się opracować przepisy, które będą odpowiedzią na potrzeby pracodawców i pracowników, i pomogą w łagodzeniu skutków kryzysu, czego państwu i sobie życzę.