Aplikacja Softra – nasze doświadczenia w użytkowaniu

Pod koniec 2022 roku testowaliśmy w redakcji aplikację eSoftra, która służy fleet managerom do skutecznego zarządzania flotami i jest znaczącym wsparciem wersji desktopowej. Od razu pomyśleliśmy, że skoro to rozwiązanie sprawdza się w przypadku flot, to czemu nie miałoby się sprawdzić podczas FED. To przecież także rodzaj mieszanej floty, wcale nie najmniejszej, a czynności, które dotyczą samochodów są tożsame, tylko wszystko dzieje się nie w ciągu kilku lat, a dwóch dni. Zanim tak naprawdę zadaliśmy pytanie, czego oczekujemy, Wojciech Lewandowski i Rafał Dmytryszyn już odpowiedzieli: tak. Z takim nastawieniem nie mogło się nie udać.

 

Wydarzenie, jakim jest Fleet Electric Day, cechuje się olbrzymią dynamiką. Duża liczba gości i partnerów oznacza, że ogrom pracy jest przed samym testem. Nie inaczej było tym razem. System Softry miał posłużyć podczas przyjmowania i oddawania samochodów partnerom, natomiast druga funkcjonalność miała ewidencjonować osoby i samochody wyjeżdżające na próbę poza tor, nazwaną City Tour. Trzy spotkania online z przedstawicielami Softry pozwoliły sparować nasze oczekiwania z możliwościami aplikacji. Wyzwaniem był jedynie fakt, że kompletna lista samochodów biorących udział w wydarzeniu, wraz z numerami rejestracyjnymi nie była znana niemal do samego końca. Podobnie z uczestnikami, którzy zapisywali się do ostatniej chwili. Okazało się, że Softra wsparła nas nie tylko aplikacją, ale także swoimi fachowcami, którzy na bieżąco wprowadzali samochody i gości do systemu. Dzięki temu w czasie rzeczywistym mieliśmy w aplikacji aktualną listę testujących osób i testowanych samochodów.

 

Pierwsza funkcjonalność, na której nam zależało to wspomniane odebranie aut od partnerów. W poprzednich edycjach odbywało się to na papierowych formularzach, gdzie należało wpisać markę, model, numer rejestracyjny. Sprawdzić, czy są kable do ładowania, koło zapasowe itp. elementy wyposażenia. Następnie sprawdzić, jaki jest poziom paliwa/naładowania auta, jego czystość i ewentualne uszkodzenia. Jeżeli były, należało zaznaczyć, jakie i gdzie. Podpis osoby wydającej, przyjmującej i auto było pod naszą opieką. Podczas zdania aut po teście sytuacja była identyczna, tyle że to my wydawaliśmy auto, a partnerzy je przyjmowali. Nie muszę chyba dodawać, że taka procedura zajmowała około 10 minut i to pod warunkiem, że wszystko szło sprawnie. Kiedy w ciągu kilku godzin przyjeżdża ponad setka aut, czas skraca się znacznie. Jeszcze większym problemem było zdanie auta po teście, ponieważ musieliśmy odnaleźć wcześniej podpisany protokół przyjęcia konkretnego modelu. W pewnym momencie nawet jeżeli przestaje pisać długopis, staje się to problemem. Nie mówiąc, że nawet wiatr może być problemem.

 

Analogicznym, chociaż lepszym określeniem byłoby chyba: analogowa sytuacja miała miejsce podczas wypuszczania gości na próbę jazd miejskich. Spisanie na kartce modelu samochodu, numeru rejestracyjnego, oględziny stanu, dane uczestnika, podpisy i zapraszamy na próbę. Powrót, podobny analogowy galimatias.

 

 

Specjaliści z Softry wprowadzili do systemu modele oraz gości. Mail z linkiem, żeby ściągnąć i zainstalować na smartfonach aplikację. Pięć minut, szkolenie online, nadanie haseł i byliśmy gotowi. Pozostało czekać na pierwsze samochody. Jest laweta. Podchodzimy. Logowanie i już mamy listę samochodów. Możemy sortować po numerze rejestracyjnym, marce, modelu. To olbrzymie ułatwienie, bo wystarczy wpisać kilka liter z rejestracji i już wyskakuje dany model. W aplikacji potwierdzamy, że to ten pojazd. System automatycznie zapisuje godzinę odbioru auta. Zaznaczymy stan zatankowania/naładowania, przebieg i przechodzimy do następnego kroku. Zaznaczymy, jakie elementy wyposażenia znajdują się w pojeździe, odznaczamy stan czystości pojazdu. Kolejnym krokiem są oględziny. Czy nie ma rys, uszkodzeń, czy felgi nie mają zadrapań. Jeżeli takowe były, w aplikacji zaznaczamy miejsce uszkodzenia i mamy możliwość jego opisania. Niezwykłym ułatwieniem była możliwość dokumentacji zdjęciowej. Na każdym etapie procesu przyjmowania wystarczyło nacisnąć ikonę aparatu i już mieliśmy dokumentację. Kolejnym krokiem było przejście do panelu podpisu osoby zdającej auto i odbierającej. Jedno naciśnięcie i protokół od razu trafiał na zdefiniowane adresy mailowe, zarówno organizatorów, jak i partnerów wydarzenia. Nie minęło 10 minut, a dwie osoby przyjęły już siedem samochodów. Bez ani jednej kartki papieru. Czy to naprawdę może być aż tak proste? Tak. Przeskoczmy dobę i zobaczmy, jak wyglądało zdanie samochodów. Podobnie jak przy przyjęciu szukamy auta w katalogu. Widzimy od razu, z jakim wyposażeniem przyjechało. Wpisujemy przebieg i mamy dane, ile każde z aut zrobiło kilometrów podczas jazd. Niektóre auta ponad 300 km! Widzimy od razu, czy samochód miał uszkodzenia, jeżeli tak, to na zdjęciu pojawia się, jakie. Podpisy obu stron na smartfonie, przycisk wyślij i protokół od razu trafia do zainteresowanych osób na skrzynkę. Z lekką pogardą patrzymy na rezerwowe kartki papieru, jakie mieliśmy na podorędziu, tak w razie. Żadnego w razie nie było. Jeżeli partnerzy przywieźli samochody, które wcześniej nie były podane, wystarczył jeden telefon do przedstawiciela Softry, minuta i auto pojawiało się w systemie. Z perspektywy czasu papierowe formularze wydają się archaizmem z innej epoki.

 

Przyjęcie i zdanie pojazdów to jedna funkcjonalność, jakiej potrzebowaliśmy, drugą było wypuszczanie gości na próbę miejską. W aplikacji samochody przypisane do tej prób zdefiniowane były dodatkowo kolorem. 9.30 i pierwsza grupa testujących punktualnie stawia się na próbę. Krótka odprawa i wybór samochodów do jazd. Każdy chce przetestować jak najwięcej pojazdów, a założenie jest takie, że każdy uczestnik przejedzie się każdym autem. Jest ich ponad 100! Pierwsze auto podjeżdża na start próby. Dwie pierwsze litery rejestracji i już wyskakuje konkretny pojazd. System zaciąga datę i godzinę wyjazdu. Oględziny auta, także z możliwością zrobienia zdjęć na każdym etapie. Goście uprawnieni do jazd mają identyfikatory, wpisujemy początek nazwiska i już mamy w systemie osobę, która wyjeżdża. Odznaczamy, prośba o podpis na ekranie smartfonu i jedyne, co pozostaje, to życzyć szerokiej drogi. Po odbyciu jazd podobna procedura, ale na bramce wjazdowej. Zaznaczenie pojazdu, oględziny, podpis i wysłanie formularza do systemu. Wyzwaniem było to, że po zdaniu samochodu od razu wsiadał do niego kolejny uczestnik testu i podjeżdżał na start. Często między zdaniem auta do momentu startu na próbę kolejnego uczestnika nie mijała nawet minuta. System musiał działać błyskawicznie i tak faktycznie było. W momencie, kiedy na start próby podjechał uczestnik, który z jakiś powodów nie widniał na liście osób uprawnionych do testu, a miał takie prawo, wystarczył telefon do fachowca z Softry, wpisanie do bazy i taka osoba mogła już testować. Zdarzyły się sporadyczne przypadki, że ktoś wrócił z próby innym wjazdem i nie zdał samochodu. Wtedy aplikacja pozwalała to z łatwością wychwycić. Pojawiał się komunikat, że samochód jest w czynnym teście i dana osoba go formalnie nie zdała. Wtedy telefon do testującego, formalne zdanie auta i automatycznie auto było uwolnione dla kolejnego testującego.

 

Po całym dniu do namiotu recepcyjnego wróciliśmy z kilkoma nieużywanymi długopisami i niezapisanymi kartkami papieru, które mieliśmy tak w razie czego. Poza wsparciem technologicznym ze strony Softry, mieliśmy także bezpośredni nadzór, ponieważ zarówno Wojciech Lewandowski, jak i Rafał Dmytryszyn czynnie brali udział w teście, powodując u piszącego te słowa, a także jednego z odpowiedzialnych za próbę City Tour – szybsze bicie serca. Na zakończenie wypada napisać, co się nie udało. Była taka jedna sytuacja, ponieważ koło godziny 15.00 na jednym z telefonów pojawiła się informacja, że poziom naładowania baterii to 20%. Całe szczęście, że mieliśmy powerbanki, i to dwa.

 

Dziękujemy przedstawicielom firmy Softra za partnerstwo logistyczne, udział w wydarzeniu i po prostu niesamowite wręcz ułatwienie pracy.

 

Tomasz Siwiński