Pracownik odchodzi, samochód zostaje

12 grudnia 2012

W firmach, szczególnie w obecnym okresie, następuje rotacja pracowników. Nie należy tego rozumieć jako zwolnienia, ale wolny rynek sprzyja przechodzeniu pracowników z firmy do firmy. Przy takiej fluktuacji pracowników w firmie powstaje problem, co robić z samochodami. Jak poradzić sobie z rotacją pracowników w firmie? Czy dobra jest praktyka udostępniania samochodów używanych? Anna WochTakeda Polska Sp. z o.o. Zdecydowanie prowadzimy politykę przejmowania samochodów po innych użytkownikach i to w różnych aspektach:W związku z wszelkimi zastępstwami (dłuższe zwolnienia lekarskie, urlopy macierzyńskie) oraz z rozwiązaniem umowy o pracę z dotychczasowym pracownikiem procedura ta jest stosowana najczęściej dla klasy A samochodów, czyli dla przedstawicieli medycznych i przedstawicieli handlowych pierwszego stopnia. Samochód jest przejmowany automatycznie, jeśli mamy następcę lub oczekuje na użytkownika, pozostając z ratą leasingową w tym samym centrum kosztowym, co nieco obliguje kierowników do sprawniejszej rekrutacji.W związku z awansami, jeśli użytkownik awansuje i uzyskuje prawo do zmiany samochodu w grupie wyższej, może otrzymać samochód w wynajmie STR z prawem dokonania wyboru i zamówienia auta w klasie, pod warunkiem, że wcześniej użytkowany samochód może zostać przekazany innej osobie (np. osobie nowo zatrudnionej). Zasady tej nie stosujemy jednak, gdy do zakończenia umowy leasingu pozostaje mniej niż 1 rok.Może również dojść do zamiany/wymiany aut między użytkownikami w tym samym dziale w związku ze zmianą struktury organizacyjnej. W ubiegłym miesiącu dokonaliśmy takiej zamiany dla czterech użytkowników, zaczynając proces od stanowiska najwyżej pozycjonowanego w procedurze, dla której zamówione zostało auto nowe, po czym doszło do przekazań kolejno między pozostałymi osobami. Ostatnie zwolnione auto w klasie A przejęła osoba, dla której zakończył się leasing auta.Przyznać jednocześnie muszę, że jest to proces nieco uciążliwy i wymaga bardzo skrupulatnej pracy, dbałości o dokumenty i rozwiązań logistycznych z uwagi na różne tereny pracy użytkowników. No i oczywiście wiąże się z niewielkimi kosztami, ponieważ samochody były odbierane i dostarczane, aby nie zmuszać użytkowników do zmiany planów zawodowych. Z drugiej strony, okazuje się, że jest to opłacalne i użytkownicy akceptują ten proces, wprowadza to porządek zgodny z procedurą – odpowiednie auto na odpowiednim stanowisku. Zawsze jest tak, że zmiana auta o klasę wyżej, nawet jeśli nosi ono ślady użytkowania, motywuje pracowników i daje świadomość dowartościowania. Andrzej Chocykfleet management&administration specjalist Schneider Electric Samochody po kimś to ogólnie złożony temat, ale przypuszczam, że dylemat mogą mieć tylko ci fleet managerowie, którzy mieli lub mają bardzo stabilną sytuację związaną z rotacją pracowników. Na pewno nie zastanawiają się na tym ci, którzy działają w dystrybucji przysłowiowego mydła i powidła, gdzie kierowcy/handlowcy, zmieniają się często. Trudno w takiej sytuacji rozwodzić się nad problemem, komu i kiedy dać nowy samochód i czy to mu się podoba, czy nie, a już tym bardziej firmie CFM. Myślę, że przedstawiciele firm CFM nie mają z tym problemu, ponieważ koszty eksploatacji samochodu są tak skalkulowane, że nie ma to dla nich znaczenia czy autem jeździ jedna, czy dwie, a może trzy osoby w ciągu kontraktu. Myślę, że większy dylemat mamy, kiedy wiemy, że rotacja jest niewielka, a specjalista, którego właśnie zatrudniły HR-y, oczekuje uzgodnionych warunków.Niemniej jednak i w takiej sytuacji nie będziemy się nad tym zastanawiali, czy dać mu nowe auto, czy nie, jeżeli na przysłowiowym placu mamy jakiś używany samochód, trzeba go zjeździć zgodnie z założeniami firmy i wtedy lub w międzyczasie rozpatrywać sprawę zamówienia nowego auta i to, czy przydzielić go właśnie nowemu pracownikowi, czy temu, który akurat dojeździł swoje trzy- czy czteroletnie auto i w nienagannym stanie je zwraca.Oczywiście, oczekiwania nowych pracowników są duże i właściwie wszyscy chcieliby dostać nowy samochód, ale uwarunkowania w zarządzaniu flotą są różne i dobrze byłoby taką informację przekazywać nowemu pracownikowi już w chwili rekrutacji. Tak, aby jego oczekiwania były spójne z interesem firmy i możliwościami flotowca.Dokładniej znaczenie rotowania samochodów widzą ci, którzy zarządzają własnymi flotami, i widzą, że auto powinno być użytkowane od początku do końca przez jednego użytkownika, który utożsamia się z autem, bardziej o nie dba, a co za tym idzie – nieświadomie generuje zdecydowanie mniejsze koszty, a jeżeli jeszcze ma możliwość odkupienia użytkowanego, to wynik dla niego i dla nas zawsze będzie korzystny. Michał Soćkofleet manager Carlsberg Rotacja użytkowników samochodów służbowych jest czynnikiem budującym wysokie ryzyko w kontekście stanu technicznego auta, jego wyglądu. Ponadto często odejście jednego pracownika uruchamia lawinę zamian, bo pozostali polują na lepsze – ich zdaniem – auta we flocie. Częste zmiany prowadzą do spadku poczucia odpowiedzialności za powierzone auto – a w konsekwencji do istotnego pogorszenia stanu samochodu. Nie bez znaczenia jest tu fakt, iż zarządzający nie jest w stanie wskazać winnego zaniedbań czy zniszczeń, a poczucie bezkarności jest dla niszczycieli dodatkową pożywką. Moja recepta – zakaz zamian samochodów pomiędzy pracownikami. Pracownik jeździ jednym samochodem od początku do końca kontraktu czy okresu użytkowania. Samochód po zwolnionym pracowniku czeka na zatrudnionego w jego miejsce. Konieczne też jest rzetelne wykonywanie procesu przekazania i zdania samochodu, umożliwiające faktyczne rozliczenie za zniszczenia. Jak w wielu innych przypadkach i tutaj nieuchronność kary jest dobrym motywatorem. Zaznaczę jednak, iż wcześniej trzeba jasno komunikować użytkownikom co uważamy za zniszczenia. Pomocny może być tu poradnik PZWLP, niemniej proponuję go nieco złagodzić. Trudno np. gonić pracownika do lakiernika z każdym zarysowaniem. Takie działanie może być dla firmy wręcz niekorzystne, generując szybko podwyżkę cen ubezpieczenia AC. Natasza Jarońska-Ignatiukspecjalista ds. floty i kontaktów z instytucjami finansowymi Dr Irena Eris Każda rotacja kierowców w firmie pociąga za sobą małe zamieszanie, trzeba zgodnie z ustalonymi w firmie procedurami wypełnić dokumenty zdania i odbioru samochodu, przeprowadzić szkolenie nowego użytkownika, a także powiadomić o zmianie firmę CFM,(która na szczęście traktuje to jako naturalną kolej rzeczy). W papierach i na fakturach wszystko musi być zgodne ze stanem rzeczywistym.Zdarzają się przypadki, że przełożony nowego kierowcy poprosi o dokonanie zmiany, aby zdawany po odchodzącym użytkowniku samochód został przekazany nie zastępującej go osobie, ale pracownikowi z dłuższym stażem. Najprościej jest wtedy, gdy przekazujemy samochód tej samej klasy i wymiana następuje miedzy osobami z tego samego działu. Biurokracja jest co prawda podwójna, ale opłaca się ją przeprowadzić, zwłaszcza jeżeli pracownik z dłuższym stażem dostanie lepszy samochód. Ważną rolę odgrywa tu element motywacji. Jeżeli wymiana następuje miedzy różnymi działami, należy również zadbać o zmianę centrum kosztowego, w mojej firmie takie zmiany nie miały miejsca.Fleet managerowi pozostaje tylko zadbać o szczegóły. Handlowcy mają różne regiony, a co się z tym wiąże, różne przebiegi, trzeba więc poprosić CFM o dostosowanie przebiegów i wystawienie odpowiednich aneksów, należy również zorganizować relokację opon. I najważniejsze – koniecznie trzeba sprawdzić, czy wszystkie stwierdzone w trakcie przekazania szkody zostały zgłoszone przez poprzedniego użytkownika.A potem, po tym małym zamieszaniu, wracamy do codziennej, pełnej zaskakujących zwrotów akcji pracy. Tomasz Rudykkierownik ds. floty samochodowej i telefonów Netia Jako flotowcy mamy stosunkowo mały, a raczej nie mamy w ogóle żadnego, wpływ na fluktuację zatrudnienia w firmie, gdyż jest to zadanie dla departamentu HR. Jeżeli pojawia się problem, jaki samochód wydać nowemu pracownikowi, to rozwiązujemy go tak, że zdecydowanie w pierwszej kolejności wydajemy samochody wolne. Podyktowane jest to sferą ekonomiczną. Skoro mamy na placu wolny samochód, to nie ma sensu kupować/leasingować nowego, bo jest to dla firmy nieopłacalne. Bardzo często zdarza się tak, że nowy pracownik wchodzi na miejsce osoby, która zakończyła pracę, więc jakby z automatu dostaje narzędzia po niej.Jeżeli chodzi o leasingodawcę, oczywiście, że dla niego najkorzystniej byłoby zamówić nowy samochód, no, ale to jest na całe szczęście decyzja fleet managera, który w 99% przypadków wybierze wolne auto, a nie nowe. Leasingodawca po prostu nie ma takiej mocy, żeby ingerować w politykę flotową w tym aspekcie, i są to tylko i wyłącznie decyzje po stronie leasingobiorcy.Ten 1% zostawić należy dla wyjątkowych przypadków, które w zdecydowanej większości dotyczą samochodów dla zarządu. W zasadzie jedynie tu może pojawić się zapis w kontrakcie takiej osoby, mówiący o tym, że ma ona otrzymać nowy samochód. W tej sytuacji wydajemy nowy i już. Taka sytuacja niesie za sobą bardzo często konsekwencje, że zostaniemy z samochodem o bardzo wysokim standardzie bez planów, komu można by go przydzielić, nie łamiąc tym samym polityki flotowej i nie zakłócając relacji wewnątrzfirmowych, przydzielając lepszy samochód akurat tej, a nie innej, osobie na takim samym lub równorzędnym stanowisku. Wbrew pozorom to nie jest sytuacja bez wyjścia, a opcje mamy co najmniej dwie. Opcja pierwsza – jeżeli samochód ma już więcej niż 24 miesiące, to zaczynamy negocjacje z leasingodawcą na temat wcześniejszego rozwiązania umowy. Opcja druga – samochód wiekiem poniżej 24 miesięcy możemy wykorzystać jako nagrodę dla najlepszego sprzedawcy i rotować takim samochodem co kwartał lub co pół roku, w zależności jak rozliczane są wyniki w danym obszarze sprzedażowym. Jarosław Kuczyńskiadministration manager Toyota Na rotację kierowców w firmie jako osoba odpowiedzialna za flotę nie mam wpływu. Nie mogę też weryfikować umiejętności nowych kierowców, bo nie mam do tego narzędzi. Moim zdaniem, jazda testowa z nowym kandydatem, po pierwsze, nie pokaże jego prawdziwych umiejętności, bo delikwent będzie się pilnował podczas takiego sprawdzianu, po drugie, z reguły taka jazda może się odbywać w momencie, kiedy kandydat do pracy jest już po procesie rekrutacyjnym i właściwie jest pracownikiem. Uznaję, że skoro ktoś legitymuje się prawem jazdy odpowiedniej kategorii, to odpowiedni ośrodek ruchu zweryfikował pozytywnie jego umiejętności. Jedyną rzeczą, jaką mogę zrobić i robię, to wydanie każdemu nowemu pracownikowi używanego auta i obserwacja sposobu użytkowania samochodu przez nowego pracownika przez początkowy okres jego pracy. Jeżeli wyniki moich obserwacji nie budzą żadnych zastrzeżeń, z czystym sumieniem i spokojem wydaję nowemu pracownikowi jego docelowe, piękne i nowe auto, jeżeli natomiast mam jakiekolwiek obiekcje, zostawiam starsze auto. Bartłomiej Wiśniewskicar fleet and telecommunication department manager Provident Polska S.A. W świecie idealnym, z punktu widzenia fleet managera czy firmy wynajmu długoterminowego, każdy pracownik powinien użytkować samochód służbowy od dnia jego wydania do dnia sprzedaży (zdania do leasingu) i generować przebiegi przewidziane w budżecie.Taki stan umożliwiłby przywiązanie się do samochodu od chwili jego zakupu czy leasingu i traktowania go jak własnego z należytą starannością i dbałością.Niestety, nie żyjemy w świecie idealnym i każdego dnia mamy do czynienia z koniecznością migracji samochodów między pracownikami z następujących powodów:odejście pracownika z firmy i konieczność zagospodarowania jego samochodu wśród obecnych pracowników lub tego nowego, który przyjdzie na jego miejsce,utrata samochodu przez pracownika z powodu kradzieży czy szkody całkowitej,zamiana samochodów między pracownikami generującymi różne przebiegi – osiągnięcie bardziej zunifikowanego przebiegu na koniec cyklu życia pojazdu w firmie (szczególnie istotne przy wynajmie długoterminowym),nowy samochód w firmie – dla nowego pracownika czy najbardziej zasłużonego?Czy tego chcemy, czy nie, musimy relokować samochody, a czasem, nie widząc takiej możliwości, sprzedawać je przed upływem cyklu życia pojazdu w firmie lub przerywać wcześniej umowy leasingowe.Rozważając potencjalne możliwości zamiany samochodów między pracownikami, musimy być świadomi, że ma to wpływ nie tylko na koszty spółki, a w zasadzie na ich optymalizację, ale również w bardzo dużym stopniu na efekt motywacyjny. Nie ma idealnego rozwiązania i niezależnie, jakie wybierzemy, ktoś będzie potraktowany lepiej niż inny przynajmniej z subiektywnego punktu widzenia.Sposobem na zmniejszenie efektu demotywacyjnego podobnych działań jest ustalenie jasnych i przejrzystych zasad relokowania samochodów, które zostaną zakomunikowane wszystkim użytkownikom samochodów służbowych. Pozwoli to przyzwyczaić się pracownikom do tych zasad, a poddanie się regułom, które są jednakowe dla wszystkich w firmie niezależnie od poziomu zaszeregowania, będzie znacznie mniej bolesne, a nawet oczywiste. Leszek WojciechowskiCentralny Dział Logistyki HOCHTIEF Polska S.A. Nie bardzo mogę pomóc, ponieważ problem rotacji kierowców w mojej firmie obecnie nie występuje. Nasza flota samochodowa, licząca ~190 samochodów, w zdecydowanej większości użytkowana jest przez kadrę techniczną i pracowników funkcyjnych, a kilku kierowców zawodowych stanowi bardzo stabilną kadrę. Samochody służbowe dla naszych pracowników pozyskiwane są z wynajmu długoterminowego na 4 lata i w tym okresie, zgodnie z naszym regulaminem, nawet zmiana stanowiska pracy nie uprawnia do wymiany samochodu. Ewentualne wolne samochody, np. po byłych pracownikach, wykorzystywane są jako samochody zastępcze lub są zwracane do leasingodawcy. Z problemem tym miałem do czynienia do 2000 roku, podczas 15 lat pracy na stanowisku kierownika Zakładu Sprzętowo-Transportowego, zatrudniającego w różnym okresie od 100 do 150 pracowników. W tamtym czasie były jednak inne realia, okresy eksploatacji samochodów były znacznie dłuższe, a rotacja kierowców i mechaników była także bardzo duża. Na dziesięciu nowo zatrudnionych pracowników po roku zostawało tylko trzech. W takiej sytuacji nowe samochody trafiały tylko do kierowców ze sprawdzonymi w praktyce kwalifikacjami i z odpowiednim stażem, często poprzedzonym pracą w warsztacie. Marcin Kopańskimanager ds. transportu i floty samochodowej Ramirent Rotacja pracowników jest rzeczą naturalną, której raczej nie unikniemy, jeżeli firma ma samochody wynajęte w kontraktach, powiedzmy 36-miesięcznych, nie mam możliwości, żeby za każdym razem dawać nowemu pracownikowi nowy samochód. Na pewno trzeba dokładnie weryfikować stan zdawanych pojazdów, usuwać na bieżąco usterki i szkody, aby nowy pracownik startował z czystym kontem.Firmy CFM nie ingerują w bezpośrednich użytkowników pojazdów, ponieważ może nim być każdy pracownik firmy, oczywiście najlepszym rozwiązaniem jest, gdy od początku do końca samochód użytkuje tylko jedna osoba. Marek GoszczyńskiPepsico Co do rotacji, wszystko zależy u nas od poziomu zaszeregowania, a tym samym należnego samochodu. Idąc od góry, wiadomo, że najlepszym rozwiązaniem dla kadry managerskiej jest podstawianie za każdym razem nowych pojazdów. To jednak wiąże się z kontraktami leasingowymi, w których samochody zawsze możemy zwrócić przed końcem leasingu i w to miejsce podstawić nowy. Jeśli mamy do czynienia z dużym dostawcą, u którego mamy kilkadziesiąt/kilkaset aut, nie powinno być problemu z wysokością kary za przedwczesne zakończenie leasingu. Czasem jednak zostaje nam samochód na jeszcze pół roku. W tym czasie zawsze możemy zaoferować testowanie, konfigurację i zamówienie nowego samochodu odpowiadającego preferencjom nowego pracownika.Jednakże dla pracowników szeregowych czy też przedstawicieli handlowych, dla których samochód jest po prostu narzędziem pracy, wydajemy samochód, jaki pozostał po poprzednim pracowniku na tym stanowisku. I tu pamiętajmy, iż nie ma tego złego... Nawet, jeśli pracownik dostaje już zużyty samochód, który ma przejechane 150–200 000 km, to niebawem będzie miał auto wymienione (zgodnie z obowiązującą car policy). Oczywiście nie powinno dochodzić do sytuacji, w której po odejściu jednego pracownika wszyscy wymieniają sobie samochody, aby pozostawić ten najgorszy dla nowo zatrudnianego. To kwestia m.in. odpowiedzialności za powierzone mienie czy też benefisów, płynących choćby z prawa odkupu pojazdu po jego wymianie. Dlatego tak ważne jest kupowanie identycznych samochodów dla całego kanału czy też poziomu zaszeregowania pracowników.Tutaj wymiana każdorazowo na nowy pojazd wiązałaby się oczywiście z faktem, iż niczego nie można zepchnąć na poprzedniego użytkownika, jednakże byłaby to operacja bardzo kosztowna. Będziemy mieli bowiem znacznie większą rotację na poziomie licznej przecież rzeszy przedstawicieli czy dostawców niż na poziomie jednego czy dwóch managerów. Piotr StarostaNestle Waters Polska S.A. W mojej firmie temat ten jest wielopłaszczyznowy (dystrybucja bezpośrednia, różne typy pojazdów od MANCOM przez funkcyjne osobowe, vany, wózki widłowe, aż do pojazdów ciężarowych) – główną sprawą jest wspólny mianownik. Mianowicie pojazdy firmowe służą do realizacji zadań statutowych. Odpowiednie zapisy w polityce samochodowej transparentnie regulujące zasady eksploatacji, przydziału pojazdów i ich wymiany w 95% załatwiają sprawę.Jak wiemy, są to zastosowania większościowe i ogólne załatwiają większość problemów, Wykluczyłem z tego typu rozważań MANCOM, dla którego w większości auto służbowe jest dodatkowym grantem w kontrakcie i zazwyczaj regulują to zapisy w nim zawarte.Tak więc dla pozostałych 95% użytkowników wystarczą określenia standardowych zasad w polityce samochodowej łącznie z rozwiązaniami w zakresie przekazania użytkowanych starych pojazdów dla nowych pracowników. Stary samochód dla nowego pracownika często stwarza sytuację, prowadzącą do osiągania lepszych wyników, w celu wygenerowania okoliczności uprawdopodobniających wymianę pojazdu na nowy.Ujęty w temacie opracowania kierowca to bardzo ogólne pojęcie. Ten kierowca to: specjalista, handlowiec, KAM, manager, serwisant i dlatego decyzja o odejściu z organizacji przeważnie nie ma związku z użytkowanym pojazdem, ale z pozostałymi warunkami brzegowymi lub słabymi wynikami ich pracy. Krzysztof NowakRemes Polityka flotowa w naszej firmie zakłada, że handlowcy w zależności od poziomu sprzedaży mają możliwość wyboru samochodu z puli dla nich przeznaczonych. Dotyczy to dziesięciu najlepszych handlowców i wiąże się z rotacją, która odbywa się co kwartał. Przed wymianą informujemy pracowników, żeby przygotowali swoje auta do wymiany, czyli: wymienili opony, jeżeli jest to w okresie wymian, zgłosili i naprawili wszystkie uszkodzenia i oczywiście dobrze umyli auto. Gdy jednak auto nie zostanie należycie przygotowane wstrzymujemy wymianę, zwłaszcza jeżeli handlowiec ma możliwość wyboru lepszego samochodu, do czasu jak auto nie zostanie przygotowane. Gdy się sytuacja powtarza, pracownik nie wymienia samochodu.W przypadku nowych pracowników zasada jest prosta, dostaje auto po kimś w celu wybadania, czy będzie o nie dbał. Oczywiście, jeżeli wbije się do pierwszej dziesiątki, to ma prawo wyboru wymiany po spełnieniu warunków przedstawionych powyżej. Adam Knochowskispecjalista ds. marketingu, ETI Polam Jesteśmy zwolennikami przekazywania starszych samochodów nowym lub młodszym pracownikom. Jest to w jakiś sposób motywujące do pracy i ukazujące, iż każdy na swoją pensję i uposażenie musi sobie w jakiś sposób zapracować. Oczywiście, element motywacji i docenienia zaangażowania i osiągnięć też ma tu duże znaczenie. Jeśli ktoś znacznie się wyróżnia i angażuje w pracę w firmie, może to zostać docenione poprzez lepsze uposażenie, np. w postaci lepszego samochodu poza kolejnością. Temat rotacji kierowców w firmie raczej nas nie dotyczy. Tu nasi doradcy techniczno-handlowi są jednocześnie kierowcami samochodów służbowych, jednak nie wożą towarów do klientów. Ich zadania są wyłącznie marketingowe. Dodatkową motywacją dla naszych kierowców jest możliwość wykorzystania auta służbowego do celów prywatnych. Nasi doradcy techniczni opłacają tylko zobowiązania fiskalne wynikające z takiej formy użytkowania auta służbowego i mogą z nich korzystać do celów prywatnych.