Wyzwania fleet managerów

12 września 2024

Pomimo postępujących zmian technologicznych i dynamicznej cyfryzacji, która usprawniła wiele procesów w firmach, branża zarządzania flotą pojazdów nadal doświadcza wielu wyzwań. Prawie połowa Fleet Managerów spotyka się na co dzień z trudnościami związanymi z niedoskonałościami narzędzi, które używane są do zarządzania flotą pojazdów.

Wpływają one znacząco na ich efektywność operacyjną. Potwierdzają to wyniki ankiety, którą firma MHC Mobility przeprowadziła wśród swoich klientów w związku z udostępnieniem aplikacji MHC GO. 

Największe wyzwania – utrzymanie pojazdów i kontrola kosztów

Jako najczęściej spotykaną trudność Fleet Managerowie wymieniają utrzymanie pojazdów, czyli kwestie związane z kontrolowaniem terminów przeglądów, naprawami i dostawą pojazdów. Wskazało ją aż 60,8% ankietowanych. 

Dla ponad połowy respondentów (52,6%) problematyczna jest kontrola kosztów – najczęściej wskazywały ją osoby odpowiedzialne za floty, które przekraczają 100 pojazdów. Jest to aspekt zarządzania flotą, który bezpośrednio może przełożyć się na oszczędności w firmie, szczególnie w kontekście wahań cen paliw i wzrostu kosztów prowadzenia działalności. 

Niemałym wyzwaniem dla ok. 30% ankietowanych, często bardzo czasochłonnym, jest także sprawne umawianie serwisów w preferowanej sieci warsztatów, wypełnianie dokumentów, które są niezbędne do zgłaszania szkód komunikacyjnych oraz utrudniony dostęp do danych, np. szczegółów aktywnych kontraktów czy zgłoszonych szkód. 

55% ankietowanych odpowiedziała, że wskazane wyzwania negatywnie wpływają na ich efektywność operacyjną, a 1/5 przyznała, że ten wpływ jest znaczący.  

Wykorzystywane narzędzia i ich najbardziej przydatne funkcje

Tylko ok. 31% ankietowanych jest zadowolonych z obecnie używanych narzędzi do zarządzania flotą. Może to stanowić bodziec to szukania nowoczesnych rozwiązań technologicznych, które usprawniają pracę, takich jak np. aplikacje mobilne. Większość Fleet Managerów (aż 80%) korzysta bowiem z arkuszy kalkulacyjnych jako głównego narzędzia do codziennych zadań związanych z firmową flotą. 

38% używa oprogramowania do zarządzania flotą i są to najczęściej osoby zarządzające flotami większymi niż 50 pojazdów. 

Funkcje aplikacji do zarządzania flotą, które Fleet Managerowie uznali za najbardziej przydatne, odpowiadają wyzwaniom, z którymi spotykają się oni na co dzień. Ankietowani najczęściej wymieniali: 

• raportowanie i analizy (63%)

• zarządzanie paliwem i kontrola wydatków na paliwo (58%)

• podsumowanie zgłoszonych szkód (47%)

• zarządzanie kierowcami / użytkownikami (45%)

• podsumowanie aktywnych kontraktów (40%)

Wiele z tych zadań wykonują obecnie firmy CFM. Zdejmują one z Fleet Managerów obowiązki monitorowania kosztów i analizy danych, ułatwiając im w ten sposób zarządzanie niekiedy bardzo liczną flotą i kierowcami.  

Nowoczesne narzędzia pracy to większa efektywność i komfort pracy Fleet Managera

Trzy dekady temu komunikacja w branży wynajmu samochodów polegała głównie na bezpośrednich rozmowach telefonicznych między kierowcami, menedżerami floty, warsztatami mechanicznymi, czy firmami wynajmującymi.

Dziś wyraźnie zauważane są nowe trendy i kierunki zmian, o których mówi Sandra Szkwarek, Marketing & Product Development Director CEE w MHC Mobility – W erze dynamicznej cyfryzacji i ciągłego postępu technologicznego, zauważamy, że tradycyjne narzędzia, jak czasochłonne rozmowy telefoniczne czy arkusze kalkulacyjne coraz częściej ustępują miejsca aplikacjom, które znaczenie redukują rutynowe zadania administracyjne. W naszej ankiecie, 40% badanych przyznało, że korzysta z aplikacji mobilnych do zarządzania flotą, większość z nich (95%) pozytywnie ocenia wpływ tego narzędzia na ich efektywność operacyjną.

Jak podkreśla Przemysław Gazda, Operations Director CEE w MHC Mobility, użytkownicy – zarówno managerowie jak i sami kierowcy, doceniają przede wszystkim oszczędność czasu i wygodę, jaką zapewniają aplikacje mobilne: 

– Nie tylko upraszczają i przyspieszają wiele codziennych procesów, ale również wprowadzają nowy standard w obsłudze klienta. Wszystko to sprawia, że aplikacje te stają się coraz bardziej atrakcyjne i pożądane na rynku wynajmu długoterminowego – podkreśla Przemysław Gazda. 

Firma oddała do użytku swoim klientom aplikację MHC GO – innowacyjne narzędzie zaprojektowane, by ułatwić kierowcom korzystanie z usług wynajmu długoterminowego a Fleet Managerom zarządzanie firmową flotą. Dzięki niej mogą oni zoptymalizować swoją efektywność operacyjną i sprostać codziennym trudnościom wskazanym w ankiecie, w tym utrzymaniu pojazdów, kontroli kosztów, w tym wydatków na paliwo oraz zarządzaniu dokumentacją i raportowaniu. Użytkownicy aplikacji mogą wyszukać w niej adresy warsztatów, sprawdzić informacje dotyczące danego pojazdu (np. status dostawy), zgłosić szkodę czy skontaktować się z opiekunem klienta. W aplikacji znajduje się także przewodnik, który stanowi wsparcie dla użytkowników podczas trwania kontraktu.