Samochód służbowy – pięć podstawowych zasad polityki flotowej dla małych i dużych przedsiębiorców

07 grudnia 2018

Jedna z podstawowych zasad prawa pracy stanowi, że pracodawca ponosi ryzyko organizacyjne, osobowe i gospodarcze związane z funkcjonowaniem zakładu pracy. Oznacza to, że w razie postoju pracodawca ma wypłacać pracownikom wynagrodzenie za gotowość wykonania obowiązków. W przypadku choroby pracownika obowiązkiem pracodawcy jest wprowadzenie zastępczej organizacji pracy. Gdy okaże się, że realizowane projekty są nierentowne, to pracodawca ponosi konsekwencje chybionych decyzji biznesowych i nie może nimi obciążać pracowników, którzy mają gwarantowane wynagrodzenie zasadnicze.

Oczywiście pracodawca może i powinien stosować rozwiązania, które zachęcą pracowników do współodpowiedzialności za funkcjonowanie firmy i jej majątek. Takim rozwiązaniem jest wprowadzenie zasad powierzania pracownikom mienia dużej wartości, czyli m.in samochodów służbowych, które są narzędziem pracy lub dodatkowym świadczeniem z tytułu zatrudnienia. Co zrobić, żeby motywować pracowników do dbania o samochody służbowe? Niezależnie od tego, czy flota liczy kilka, czy kilkaset samochodów, warto pamiętać o pięciu podstawowych zasadach.

Zasada pierwsza – przygotuj umowę powierzenia mienia
Kodeks pracy przewiduje, że za szkodę wyrządzoną w mieniu pracodawcy pracownik odpowiada do trzykrotności miesięcznego wynagrodzenia (art. 119 kp). Powyższego limitu nie stosuje się tylko w razie umyślnego spowodowania szkody – w takiej sytuacji odpowiedzialność pracownika jest nieograniczona. Stwierdzenie umyślności po stronie pracownika jest jednak bardzo trudne i możliwe do ustalenia tylko w sytuacjach oczywistych, na przykład, gdy pracownik był pod wpływem alkoholu. W praktyce zatem pracownik odpowiada tylko w ograniczonym zakresie – do trzykrotności miesięcznego wynagrodzenia.

Przepisy kodeksu pracy (art. 124–127 kp) dają pracodawcy możliwość przekazywania pracownikom wartościowego mienia, czyli np. samochodów służbowych, jako mienia powierzonego. Łączy się to z pewnymi obowiązkami dla pracodawcy, które jednak są rekompensowane surowszą odpowiedzialnością za szkodę po stronie pracownika. Aby skorzystać z tych rozwiązań, pracodawca powinien przygotować i zawrzeć z pracownikiem tzw. umowę powierzenia mienia, która będzie precyzować, jaki samochód, w jakim stanie i w jakim celu zostaje przekazany podwładnemu. Przekazanie samochodu jako mienia powierzonego oznacza, że zatrudniony ponosi zaostrzoną odpowiedzialność za szkody w nim wyrządzone. Opiera się ona na domniemaniu winy pracownika, chyba że zostanie wykazane, że szkoda powstała z przyczyn niezależnych od podwładnego. Domniemanie winy zatrudnionego za szkodę w mieniu powierzonym oznacza, że pracownik ponosi pełną odpowiedzialność za szkodę, bez ograniczenia do trzykrotności miesięcznego wynagrodzenia, niezależnie od tego, czy szkoda została wyrządzona umyślnie, czy nieumyślnie.

Zasada druga – wprowadź politykę samochodową
Umowa powierzenia mienia może zawierać tylko podstawowe zapisy: dane pracodawcy, pracownika i pojazdu. Wszelkie szczegóły dotyczące użytkowania samochodu mogą być zawarte w polityce samochodowej, która może w sposób precyzyjny regulować prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników. W regulaminie korzystania z samochodów służbowych można np. przewidzieć, w jakich miejscach należy parkować auto czy też jakie paliwo tankować. Można również wyraźnie zakazać palenia tytoniu, przewożenia zwierząt, wykorzystywania auta jako pojazdu holowniczego, itp.

Polityka samochodowa jako tzw. akt wewnątrzzakładowy powinna być wydana przez zarząd spółki kapitałowej lub przez osoby uprawnione do reprezentacji pracodawcy.

Zasada trzecia – wpisz do regulaminu pracy monitorowanie pojazdów za pomocą GPS
Jeżeli pracodawca przekazuje pracownikom samochody z monitoringiem GPS, powinien zawrzeć odpowiednie zapisy w regulaminie pracy i poinformować o nich pracowników. Obowiązki te wynikają z najnowszych zmian do art. 22(2) kodeksu pracy z maja 2018 r., które zostały wprowadzone w związku z wejściem w życie rozporządzenia o ochronie danych osobowych (w skrócie RODO). Nowe przepisy przewidują obowiązek uregulowania w regulaminie pracy kwestii monitoringu wizyjnego stosowanego w pomieszczeniach zakładu pracy oraz monitoringu poczty elektronicznej. Ponieważ rejestratory GPS należy uznać za formę monitoringu, w regulaminie pracy powinny znaleźć się również zapisy o celu i zakresie monitorowania pojazdów. Dodatkowo odpowiednia informacja powinna być ogłoszona bądź przesłana do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy.

Zasada czwarta – stosuj nagrody za należyte użytkowanie samochodów
Pracodawcy czy menedżerowie flot wiedzą najlepiej, jak skutecznie motywować pracowników do bezszkodowej jazdy. Warto wdrożyć takie rozwiązania. Najbardziej popularne to premie uznaniowe, nagrody rzeczowe, przyznanie wyższego modelu samochodu. Wprowadzając system nagród dla posiadaczy służbowych aut, należy pamiętać o stosowaniu obiektywnych i sprawiedliwych kryteriów oceny (art. 94 pkt 9 kp) i przestrzeganiu zasady równego traktowania pracowników (art. 11(2) kp). Nagradzamy jednakowo wszystkich albo nikogo.

Zasada piąta – stosuj kary za łamanie obowiązków
Pracodawca nie jest bezsilny w przypadku naruszania zasad korzystania z samochodów służbowych. Przede wszystkim może nakładać na pracowników tzw. kary porządkowe z kodeksu pracy: upomnienia, nagany, kary pieniężne. Te ostatnie nie mogą być jednak wyższe niż ustalone limity, czyli jednodniowe wynagrodzenie podwładnego, a w przypadku kilku naruszeń w miesiącu jedna dziesiąta wynagrodzenia miesięcznego (art. 108 § 3 kp). Dodatkowo szef może wyciągnąć konsekwencje w postaci utraty premii uznaniowej czy obciążenia pracownika likwidacją szkody w zakresie udziału własnego pracodawcy lub do wysokości franszyzy ubezpieczeniowej.

Należy pamiętać, że nie można stosować stałych lub stopniowo rosnących kar pieniężnych w oderwaniu od wysokości konkretnej szkody, nawet gdyby były one przewidziane w polityce flotowej czy regulaminie pracy. Takie zapisy są nieskuteczne, a w razie wizyty Państwowej Inspekcji Pracy mogą być przedmiotem zastrzeżeń kontrolnych.

Nie można również bez zgody pracownika potrącać z wynagrodzenia kwot obciążających go z tytułu wyrządzonej szkody (np. w zakresie ww. franszyzy ubezpieczeniowej). Na każde takie potrącenie pracownik musi wyrazić odrębną zgodę.

W przypadkach rażących lub powtarzających się naruszeń obowiązku dbania o pojazdy służbowe pracodawca może zdecydować się na wypowiedzenie umowy czy nawet rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia, czyli potoczną dyscyplinarkę. Z uwagi na to, że podstawowym obowiązkiem pracownika jest dbanie o dobro pracodawcy i ochrona jego mienia (art. 100 § 1 pkt 4 kp), nienależyte użytkowanie mienia pracodawcy jest wystarczającą przyczyną uzasadniającą rozwiązanie stosunku pracy.

Wydaje się, że kluczem do motywowania podwładnych do właściwego użytkowania pojazdów jest nie tylko odpowiednia dokumentacja i procedury, ale przede wszystkim konsekwencja w nagradzaniu i karaniu za przestrzeganie i łamanie zasad korzystania z pojazdów służbowych.