Szukanie optymalizacji kosztów przy wsparciu narzędzi informatycznych

29 marca 2017

Zarządzanie dużą flotą samochodową to wyzwanie nie tylko logistyczne, ale też finansowe. Informacje o kosztach związanych z jej obsługą często są rozproszone, a im większa flota, tym trudniej wyciągnąć z nich prawidłowe wnioski. Jest to jednak niezbędne, by móc optymalizować koszty.  Tylko spojrzenie na flotę z lotu ptaka pozwala dostrzec anomalie i wąskie gardła generujące niepotrzebne koszty. Dla zarządców flotą narzędziem, które może okazać się pomocne jest Qlik Sense.

— Firma, w której pracuję — producent polskich systemów ERP dla średnich i dużych przedsiębiorstw —  jest właścicielem floty samochodowej składającej się z 250 pojazdów, z których tylko ok. 50 to pojazdy leasingowane. Roczne koszty utrzymania floty w Macrologic wynoszą ok. 4,5 mln zł, w tym aż 3 mln złotych związane jest z bieżącą obsługą pojazdów. Średnio każdy samochód używany jest przez 7 lat,  a łączna liczba zgłoszeń związanych z ich utrzymaniem to ok. 750, w tym naprawy, przeglądy i zmiany opon. Jako dyrektor finansowa podjęłam działania w kierunku optymalizacji kosztów obsługi tej floty. W ich realizacji postanowiłam wesprzeć się właśnie Qlikiem — mówi Patrycja Ptaszek-Strączyńska z Macrologic SA.

Qlik Sense to narzędzie analityczne, które pozwala pobrać dane pochodzące z różnych źródeł, a następnie porządkować je i przekładać na jasne i zrozumiałe wykresy, z których można wyciągnąć konkretne i praktyczne wnioski. Wyróżnikiem Qlika jest to, że bazuje na analizach procesów, a te z kolei łatwo można przełożyć na możliwe do prześledzenia i zrozumienia historie. Co istotne, jest to także narzędzie intuicyjne i nie wymaga większej wiedzy informatycznej.

Pani Patrycja zaimplementowała do Qlika dane pochodzące m.in. z systemu FK (finanse i księgowość), z arkuszy flotowca (w nich zawarto informacje o konkretnych użytkownikach, limitach, jakie zostały im przyznane, markach samochodów, którymi się posługują oraz terenem, na którym działają), dodała do tego informacje o delegacjach i pokonanych w ich trakcie kilometrach, a także dane dotyczące tankowania, wraz z informacją, na jakich stacjach były one wykonywane.

Dane te połączyła w Qlik Sense, wykorzystując aplikację w wersji bezpłatnej, która mimo tego posiada jednak funkcjonalności niezbędne do wykonania takiego zadania. Przy pomocy tego narzędzia zaczęła budować pulpity, które wskazywały flotę i koszty w przeróżnych układach. Przeprowadziła też test kilku tez podstawowych, by sprawdzić czy firma realizuje zakładaną politykę wymiany opon i czy częste zakupy są usprawiedliwione przez średnie przebiegi. Wyłapała również pojazdy, w przypadku których standardowe koszty serwisu przekraczały ustalone normy.

Analiza ta pozwoliła wyodrębnić tzw. „heavy users”, czyli osoby wykraczające poza średnią, ale też umożliwiła stworzenie dodatkowego miernika wskazującego na to, które naprawy i o ile przewyższają ustalone miary dla wartości księgowej. Co więcej, udało się również przypatrzeć kosztom modernizacji w podziale na poszczególne działy, kosztom składowym poszczególnych modernizacji oraz kosztom napraw powypadkowych, jak również udało się namierzyć anomalie.

Dzięki analizom w Qliku dyrektor finansowa Macrologic dostrzegła coraz ciekawsze zależności wynikające z procesów. Średnia wartość napraw w autach z rocznika 2005 i 2006 była stosunkowo wysoka, ale dotyczyła zaledwie kilku sztuk. Oznaczało to, że na te właśnie auta należy zwrócić szczególną uwagę. Średni rocznik aut w danym dziale mógł zatem wskazać także na to, gdzie kierować nowe zakupy dla zespołów klienckich.

Analiza — dzięki tzw. „helicopter view”, czyli spojrzeniu na organizację i flotę jako całość — pozwoliła także obalić parę mitów, między innymi mówiący o tym, że pomiędzy poszczególnymi biurami występują różnice w kosztach utrzymania samochodów. Dodatkowo Qlik pomógł w zidentyfikowaniu różnic w kosztach wynikających z tego, gdzie auta były tankowane. Dane te, przełożone na konkretne, obrazowe historie pozwoliły na zaproponowanie i wdrożenie dobrych praktyk, które między innymi zawierały rekomendację, by unikać tankowania przy autostradach.

Jak widać, zaawansowane narzędzia informatyczne nawet w wersjach bezpłatnych mogą okazać się fleet managerowi bardzo przydatne, bo nie tylko pozwalają uzyskać wiedzę na temat procesów zachodzących w obrębie zarządzanej floty, ale przede wszystkim dają szanse do rozmowy z użytkownikami w oparciu o twarde dane. To z kolei pozwala wypracować standardy i wymogi dyscyplinujące ich do przestrzegania określonych, korzystnych finansowo dla firmy, zasad.

Macrologic S.A.