Serwis na kosztach rzeczywistych czy FSL

04 maja 2015

Każda z form zarządzania flotą ma swoje zalety i wady, każda jest w pewnym obszarze bardziej sprzyjająca w danej organizacji czy branży, a w innej mniej. Po dokładnym rozpoznaniu produktów dostrzegamy w nich różnice, a wiemy, że w obecnym pędzącym świecie liczą się czasem drobne różnice wpływające na ostateczny produkt.

Marcin Rokicki

Wraz z rozwojem rynku CFM zmiennych i różnic jest coraz więcej, a zatem mamy dużą możliwość wyboru i dopasowania produktu do swoich potrzeb. Obecnie dostawcy usług CFM oferują nam bardzo rozbudowaną ofertę związaną z pojazdem i jego całkowitym inwentarzem. W naszym przypadku omawiamy zakres serwisowania, w skład którego wchodzą, w całości lub częściowo; naprawy, przeglądy, opony, assistance.
Zastanawiamy się, która forma jest dla nas najkorzystniejsza? Czy koszty rzeczywiste – ile zepsujemy i zużyjemy, tyle zapłacimy.
Czy full service leasing – opłacany stałą miesięczną kwotą i teoretycznie nic nas nie interesuje? A może coś pośredniego? Niestety, każda forma spotyka się z krytyką niektórych osób – zwykle tych, którzy chcieliby wprowadzić efekt krótkiej kołdry.
Rozwiązania serwisowe doceniają oraz chwalą zaś ci, którzy wiedzą, czego potrzebują, zapoznali się z produktem i przyznają, że jest uszyty na ich miarę. Opiszę podejście do wyboru różnych form serwisowania przechodząc pionowo przez kolejne szczeble w przykładowej organizacji.

Szef szefowi nierówny Zacznijmy od samej góry: Zarząd jest zainteresowany stabilnością firmy, przewidywalnością wyniku, strategią rozwoju, planami długookresowymi oraz stanem bieżącym. Jeśli sytuacja w firmie jest stabilna, full service leasing z pełnym pakietem serwisowym wliczonym w ratę miesięczną jest tu najlepszym rozwiązaniem.
Następny jest dyrektor finansowy, który wnikliwie sprawdza wynik, liczy bieżące koszty i przychody. U niego rodzi się potrzeba, aby na czymś zaoszczędzić, ale równie ważna jest przewidywalność, prognoza za miesiąc, dwa, trzy. Dobry by tu był full service leasing, ale istotne jest, aby przynieść oszczędności. Trzeba zmniejszyć jakieś koszty – można wybrać tańszy pakiet serwisowy albo zrezygnować z pakietu opon bądź bez assistance.
Wykonujemy wtedy rożne symulacje, aby sprawdzić, gdzie zaoszczędzimy. W tej sytuacji rola fleet managera jest niezastąpiona. Sugerujemy, że możemy zrezygnować np. z pakietu Gold Assistance (który zawiera auto zastępcze do 30 dni) na niższy o jedno oczko. Wtedy oszczędzamy na racie miesięcznej ok. 30 zł, ale otrzymamy auto zastępcze tylko na 5 dni, a nie na całkowity czas naprawy. Flotowiec wie, czy średni czas naprawy mechanicznej w tej firmie trwa powyżej 5 dni. Raczej nie potrwa, a nawet jeśli tak, to są sporadyczne długie naprawy i wtedy lepiej zapłacić jednostkowo za wynajem auta zastępczego stawkę dobową pomnożoną przez liczbę dni, niż opłacać stale całą flotę. To jeden z wielu możliwych przykładów optymalizacji. Od szefów branż biznesowych otrzymujemy nieco inne zapotrzebowanie. Tu bardzo przydaje się znajomość organizacji, wiedza o tym, czego będą potrzebować użytkownicy docelowi.

Zależy od firmy Na przykład dla branży X najważniejszy będzie całkowity koszt utrzymania floty. Chcą oni zmniejszenia kosztów i sugerują, aby zrezygnować z FSL i serwisować samemu. Twierdzą, że jest wtedy taniej, a branża liczy każdą złotówkę, ponieważ od dłuższego czasu ma słaby wynik. Ich oddziały są w kilku miastach Polski. Wykonujemy analizy optymalizujące i symulacje operacyjno-kosztowe. Decydujemy się i ostatecznie podpisujemy umowy serwisowe w kilku miastach i działamy na kosztach rzeczywistych, czyli za przeglądy i naprawy płacimy sami. W zamian nasza rata miesięczna za samochód jest niższa o ok. 300 zł, co w całkowitym okresie leasingu, np. 60 miesiącach, daje 18 tys. zł. Fleet manager wie, czy za tę sumę będzie w stanie pokryć serwis jednego auta przez całkowity czas jego użytkowania w tej firmie. Oszczędności są po jego stronie, ale musi bacznie zwracać uwagę na te auta, aby nie dochodziło do ich zaniedbań, by były użytkowane w należytym stanie i na czas serwisowane. W przypadku dokonywanych przeglądów i napraw autoryzuje zakres prac i koszty. Spotykamy się z drugą branżą – Y, której szef rok temu dla pozornych oszczędności
zdecydował o użytkowaniu aut na kosztach rzeczywistych. Doszło do sytuacji, w której z powodu słabej sprzedaży w styczniu branża ta poległa w wyniku miesięcznym. Dodatkowo pech tak chciał, że akurat w styczniu zebrało się więcej kosztownych napraw, przeglądów. Okazało się, że użytkownicy mają nieco mniejsze obciążenie biznesowe i zajęli się odkładanymi na później naprawami. Wcześniej w okresie „żniw” nie było czasu, a usterki te mogły poczekać, gdyż nie wpływały na bezpieczeństwo jazdy. Po przeanalizowaniu sytuacji, okazuje się, że dla tej branży bardziej sprawdzi się full sevice leasing, który bez względu na liczbę przeglądów i napraw generuje nam stałe przewidywalne koszty miesięczne. Ryzyko stanowią naprawy ponadnormatywne, wynikające z błędów użytkowania, nieprzewidziane przez producenta – np. zużycie sprzęgła po przebiegu np. 30 tys. km. W takiej sytuacji sami płacimy za naprawę, co stanowi dla nas dodatkowy koszt.
Istnieje jeszcze jeden model użytkowników – np. w kolejnej branży ‒ Z. Jest to grupa bardzo zdyscyplinowana, samodzielna, z wysoką wiedzą motoryzacyjną. Bardzo często użytkownicy ci mają za sobą dobre szkolenia eco driving, safety driving, co wpływa na ich sposób jazdy, przewidywania sytuacji na drodze oraz w jej otoczeniu. Dla tej grupy istnieje rozwiązanie pośrednie, czyli full service leasing, ale z ograniczonym pakietem serwisowym. Zawiera on w sobie pokrycie kosztów tylko za przeglądy okresowe oraz za podstawowe materiały serwisowe, takie jak: olej, filtry, klocki hamulcowe. Pakiet ten jest tańszy od pełnej wersji serwisowej, jednak musimy oszacować w budżecie koszty dodatkowe za dokupione części. W razie zużycia (np. sprzęgła po 100 tys. km) lub uszkodzenia (np. turbiny po 150 tys. km) firma użytkująca auta sama ponosi koszty. Ważne, aby w tym przypadku fleet manager podejmował autoryzację na wykonane dodatkowe prace oraz wymiany, a za tym generowane dodatkowe koszty. A co w sytuacji, kiedy auta są przekazywane między branżami lub istnieje znaczna fluktuacja zatrudnienia? Wtedy pozostaje dla całej floty wybór jednego sposobu serwisowania i trzymanie się niezmiennie tej decyzji przez cały czas trwania leasingu. Powyższe przykłady pokazują nam różnorodność sposobów serwisowania jako produktu związanego z autami leasingowanymi.
Nawet w tej samej firmie może istnieć wiele sposobów serwisowania, mimo że nie jest to łatwe rozwiązanie. Do dobrego dopasowania rozwiązania serwisowania kluczowa staje się rola fleet managera blisko współpracującego z zarządem firmy. Mając wiedzę rynku motoryzacyjnego, flotowiec jest w stanie zaproponować najlepszy produkt, a będąc wysoko umocowanym w firmie, jest w stanie wdrożyć w życie te propozycje.

Marcin Rokicki