Magiczny skrót TCO

13 marca 2011

TCO – wszyscy powtarzają w kółko ten akronim. A cóż to za dziwny zwierz i z czym on się je? TCO to skrót od anglojęzycznego określenia „Total Cost of Ownership” i oznacza ogół kosztów, z jakimi wiąże się eksploatacja samochodu od jego pierwszej do ostatniej minuty w firmie. Proste? Zasadniczo tak, o ile bazujemy na historycznych danych i prowadzimy statystykę post factum. Niestety, w naszej pracy tak to już często bywa, że owo TCO musimy oszacować, patrząc z nadzieją w przyszłość, a to już nie jest takie proste. Jak zatem oszacować koszty, jak je podzielić i – co zwykle w naszej pracy najistotniejsze – gdzie szukać oszczędności? TCO składa się z setek elementów i można teoretycznie rozebrać je na czynniki pierwsze, dywagując, jaki procent kosztów stanowi uszczelka pod korek spustowy oleju i ile można by tu przyoszczędzić, jednak zagłębianie się w temat na aż takim poziomie szczegółowości jest całkowicie zbędne. Dla uproszczenia można założyć, że na TCO składają się podstawowe części: – finansowanie, – ubezpieczenie, – paliwo, – obsługa techniczna (przeglądy, naprawy), – opony, – inne koszty.   Bazując na danych, możemy (i powinniśmy, bo to bardzo czytelne rozwiązanie) wyprodukować sobie piękny wykres kołowy i widzimy torcik kosztowy, od którego zaczyna się nasza przygoda z kontrolą i optymalizacją kosztów.   Skąd wziąć dane do wykresu? Idealnie – bazować na danych rzeczywistych z naszej floty, które dokładnie zobrazują nam, ile faktycznie wydajemy. Między innymi po to jednym z kluczowych zadań fleet managera jest gromadzenie szczegółowych (czasem wręcz zawstydzająco szczegółowych) danych dotyczących kosztów floty. Co jednak, jeżeli nie mamy możliwości sięgnięcia do danych historycznych, bo dostaliśmy pod zarząd nowo tworzoną flotę bądź zaczynamy z zupełnie nowymi samochodami lub modelem floty? Spróbujmy najpierw zagłębić się bardziej w to, co składa się na poszczególne elementy naszego tortu.   Finasowanie – innymi słowy to, z jakim kosztem dla firmy wiąże się pojawienie na naszym parkingu nowego auta. Koszt zakupu auta, jego wyposażenia, ewentualnej zabudowy itd. – jeżeli mamy flotę stanowiącą własność naszej firmy – ale powinniśmy też pomniejszyć go o środki, jakie uzyskamy ze sprzedaży auta po okresie jego eksploatacji, czyli o wartość rezydualną pojazdu. W sukurs przychodzą nam narzędzia takie jak Eurotax Forecast, będący narzędziem do szacowania wartości rezydualnej pojazdu po określonym czasie eksploatacji. Bardzo cenna jest wiedza praktyczna na temat naszej floty: czy pojazdy po okresie użytkowania są w dobrym stanie? Czy łatwo je odsprzedać (a więc czy ich wartość jest wyższa niż zakładana)? Czy nasze otoczenie biznesowe pozwala na szybkie zbycie pojazdów? Odpowiedź na te pytania pozwala odpowiednio skorygować wartości standardowe, jakie mamy podane w programach. Oczywiście kosztem finansowania floty własnej jest też koszt pieniądza. Tu należy odpowiedzieć sobie na pytanie, w jaki sposób zakupimy flotę na środki trwałe: za gotówkę (wówczas pieniądz jest poniekąd za darmo) czy też na kredyt bądź w leasingu (wówczas koszt kredytu czy leasingu powiększa nam koszt finansowania floty). Nieco prościej sprawa przedstawia się w przypadku floty wynajmowanej. Tu koszt finansowania stanowi suma rat czynszu finansowego. Oczywiście, należy też powiększyć ją o niespodziewane koszty, jak choćby oszacowany koszt tzw. ponadnormatywnego zużycia pojazdu – podobnie jak w przypadku floty własnej.   Ubezpieczenie – czyli koszty, z jakimi wiąże się zawarcie umów ubezpieczenia naszej floty. Tu sprawa komplikuje się o tyle, że zwykle umowy generalne zawiera się na jeden rok. Znamy więc składki na pierwszy rok eksploatacji, następne lata musimy szacować. I znów kłania się znajomość realiów naszej floty: czy mamy wysoką szkodowość? A raczej czy nasza szkodowość rośnie, spada, czy też utrzymuje się bez zmian. Znając odpowiedź na to pytanie, możemy z pomocą brokera ubezpieczeniowego oszacować przybliżone składki na ubezpieczenia na lata przyszłe. W przypadku ubezpieczeń oferowanych przez firmy leasingowe i CFM-y sprawa jest nieco prostsza, gdyż w ofercie otrzymujemy zazwyczaj składkę miesięczną na cały okres umowy. Oczywiście, stałość ta jest również zależna od dotychczasowego przebiegu szkodowości naszej floty i może się okazać, że partner leasingowy nie wyrazi zgody na uśrednienie stawki, np. na 4 lata, bądź zgodzi się na to, ale narzuci zaporowe stawki.   Paliwo – Gigabajty tekstu (kiedyś napisałbym hektolitry atramentu – cóż, signum temporis) przelano na klawiatury, komentując zmienność cen paliw i trudności w szacowaniu budżetów. Nie będę tu odkrywczy. W otaczającej nas rzeczywistości gospodarczo-politycznej trudno szacować ceny paliw w dłuższym okresie. Budżetowanie paliw zwykle opiera się na kosztach szacowanych tu i teraz z poprawką na to, co może się ewentualnie wydarzyć, co spowoduje zmianę cen paliwa. To, na co mamy wpływ i co powinniśmy dość precyzyjnie oszacować, to zużycie paliwa. Znów – idealnie bazować na danych historycznych, które odzwierciedlają faktyczne spalanie w firmie. Co zrobić, gdy takimi danymi nie dysponujemy, bo np. wybieramy nowy model? Bazowanie na danych producenta, podających spalanie w warunkach laboratoryjnych, będzie błędem i nikogo nie muszę tu przekonywać. Istotą podawania norm spalania, według testów UE, jest możliwość porównania pod tym względem różnych modeli, a nie określenie faktycznej normy. Co zatem zrobić? Cóż – po coś wymyślono jazdy testowe. Chyba najrozsądniej po prostu skorzystać z użyczonego przez producenta pojazdu demo i praktycznie zweryfikować spalanie. Nie sposób również nie uwzględniać charakterystyki naszej działalności. Inaczej będzie się kształtować spalanie w pojazdach jeżdżących głównie po pozamiejskich szosach, inaczej w autach eksploatowanych w gęstym ruchu ulicznym w systemie door-to-door, jeszcze inaczej w pojazdach zabudowanych np. agregatem prądotwórczym napędzanym od przystawki odbioru mocy, gdy pojazd przejeżdża np. 10 kilometrów z bazy do miejsca pracy, po czym silnik pracuje cały dzień, napędzając urządzenia pomocnicze. Znów w sukurs przychodzi znajomość realiów naszej floty i korygowanie założeń w zależności od jej specyfiki.   Serwis – Obsługa techniczna, czyli ile zostawiamy w serwisie. Bez wątpienia życie ułatwią nam dostarczane przez producentów/importerów plany serwisowe, na podstawie których możemy oszacować planowe koszty, z jakimi wiąże się serwisowanie naszych aut. Również i tu należy posłużyć się doświadczeniem i znajomością realiów naszej floty, korygując niektóre – czasem bardzo optymistyczne – założenia producentów. Przykładowo, wiedząc, że nasze pojazdy eksploatowane są pod dużym obciążeniem, możemy urealnić normatywy zużycia okładzin hamulcowych czy żywotności sprzęgła.   Opony – sprawa prosta – na podstawie przebiegu i charakterystyki eksploatacji obliczamy liczbę opon, jaką nasze auto zużyje, oczywiście nie zapominając o kosztach serwisu ogumienia, przechowalni itd.   Inne koszty – jakże pojemny worek. Tu wrzucamy to, co nie mieści się w powyższych punktach, jak np. opłaty za parkingi, autostrady, koszty podatkowe, opłaty środowiskowe itp. W tym punkcie mogą się też pojawić pozostałe koszty dotyczące napraw powypadkowych, np. dodatkowo płatne pojazdy zastępcze czy koszty napraw niezrefundowane przez ubezpieczycieli. Czy kwalifikować je jako koszty pozostałe, czy potraktować punkt ubezpieczenia zbiorczo jako wszelkie koszty wiążące się z kolizjami, to już indywidualna decyzja każdego z nas. Oczywiście, w tym punkcie nie możemy zapomnieć o koszcie administracji flotą, czyli skromnej pensji fleet managera i pozostałych kosztach, jakie generuje dział floty.   Wiemy już zatem, co kryje się w poszczególnych kawałkach naszego tortu, jak i gdzie zatem przyoszczędzić. Przede wszystkim, jeżeli oszczędzamy, róbmy to efektywnie. Zajmijmy się tymi elementami układanki kosztowej, które stanowią największy w niej udział. Co z tego, że zajmiemy się jakimś elementem kosztów, po ciężkich bojach z dostawcą urwiemy kilkanaście procent, skoro koszt ten jest w całości floty znikomy? Posłużę się tu dwoma przykładami, które, moim zdaniem, dość dobrze zobrazują, o co tu chodzi.   Przychodzi przełożony do fleet managera i pyta, co robił przez ostatnie dwa miesiące. – Ooooj, szeeefie, negocjowałem jak dziki, normalnie kolanem dusiłem dostawcę, ledwo chłopina zipał, ale urwałem całe 20% z ceny! Sukces mym drugim imieniem! – Yhy, OK, a jaki procent ogółu stanowi ten zmniejszony o 20% koszt? – Yyyy... Jedennn?...   I to samo ale inaczej: – Ooooj, szeeefie, negocjowałem jak dziki, normalnie kolanem dusiłem dostawcę, ledwo chłopina zipał, ale urwałem całe 2,5% z ceny! Sukces mym drugim imieniem! – Yhy, OK, a jaki procent ogółu stanowi ten zmniejszony o 2,5% koszt? – Pięćdziesiąt procent kosztów floty.   I chyba widać, co faktycznie było sukcesem. Oczywiście, praca zarządzającego flotą jest ciągła i każdy punkt tego ciasteczka powinien być przedmiotem ciągłych analiz i działań zmierzających do optymalizacji wydatków firmy – branża automotive ciągle ewoluuje i kto nie idzie naprzód, ten się cofa. Nie neguję w żadnym wypadku zasadności pochylania się nad drobnymi czasem kwotami. Jak głosi mądrość ludowa: ziarnko do ziarnka... Należy jednak zastanowić się, czy czas (a więc i pieniądze firmowe, bo nasz czas to dla firmy pieniądz) możemy spożytkować efektywniej. Jeżeli nie, to i nad złotówką warto się pochylić. Ponieważ wyżej omówiliśmy, co składa się na TCO, spróbujmy pokrótce zastanowić się, gdzie tu można coś urwać.   Finansowanie Zwykle najpoważniejsza część kosztów, z jakimi wiąże się eksploatacja pojazdu firmowego. Największa, a więc i największy potencjał oszczędności. Kosztem finansowania zawsze będzie różnica między ceną zakupu pojazdu, a jego wartością rezydualną, powiększona o koszty finansowania. Mamy zatem co najmniej trzy czynniki, na które mamy wpływ. O wartości rezydualnej przesądza przede wszystkim wybór pojazdu; jego marka, model, wersja silnikowa, wyposażenie itd., a nawet kolor. Czasem warto więc dopłacić, np. do lakieru metalicznego, klimatyzacji (o ile nie jest standardowym wyposażeniem) czy innego cenionego na rynku wtórnym wyposażenia po to, żeby potem móc dużo łatwiej sprzedać samochód, a więc uzyskać wyższą wartość rezydualną Nie muszę chyba nikogo przekonywać, że w dzisiejszych czasach zbycie auta bez klimatyzacji i jeszcze w niechodliwym białym kolorze może nastręczać poważnych trudności. Nie bez znaczenia jest też ogólny stan pojazdu, wynikający pośrednio z profilu naszych działań, zmierzających do utrzymania go w jak najlepszej kondycji: jego właściwa obsługa techniczna, serwisowanie, ale też wpajanie (i egzekwowanie) użytkownikom konieczności dbałości o powierzone przez naszą firmę mienie. Ten ostatni punkt ma znaczenie również w przypadku flot leasingowanych. Zwracając zamęczony pojazd, możemy spodziewać się sporych obciążeń za nadnormatywne zużycie pojazdu. To przecież też koszt.   Siła nabywcza, czyli planowanie kluczem do sukcesu Nie od dziś wiadomo, że duży może więcej. Łączenie się z innymi firmami w grupy zakupowe jest niejednokrotnie (zbyt) trudne, czasem niemożliwe, na przykład z uwagi na wytyczne centrali, ale warto poszukać siły nabywczej u siebie. Jeżeli mamy do nabycia w ciągu roku 12 samochodów po jednym w każdym miesiącu, to lepiej kupić te samochody jednorazowo z odbiorem po jednej sztuce miesięcznie, niż odwiedzać co miesiąc salon dealerski. Kupując całość, jesteśmy jeden raz klientem kupującym 12 aut. Rozbijając zakup na poszczególne miesiące jesteśmy 12 razy klientem na jedno auto. Chyba oczywiste jest, który klient będzie potraktowany poważniej przez sprzedawcę. To samo dotyczy finansowania zakupu: czy w formie kredytu, leasingu, czy usługi CFM. Warto więc zaplanować trochę dalej i tym sposobem zwiększyć swą siłę na rynku.   Dobry przetarg nie jest zły Wprawdzie działając w firmie, która nie podpada pod ustawę o zamówieniach publicznych, bardziej mówimy o konkursie ofert niż przetargu sensu stricte, ale wiadomo o co chodzi. Wysyłamy zapytanie ofertowe do kilku firm i czekamy, jakie dobre wieści przyniesie nam odpowiedź na nasze zapytanie. Konkurencja zawsze dobrze robi i nie jest to nic odkrywczego, stąd też nawet mając sprawdzonego dostawcę warto czasem wysondować rynek.   Ubezpieczenie Tu kluczem do sukcesu jest kontrola szkodowości oraz współpraca z brokerem ubezpieczeniowym. Czasami słyszy się w kuluarach spotkań flotowych licytację szkodowością: – „Ooo, ja to mam u siebie 53%” „Eeee, to nic, ja mam 60%” „A ja, niestety, 80%”. Pytanie, czy to faktycznie jest niska szkodowość, czy… zbyt hojnie skalkulowana składka. Tu jest właśnie miejsce na pracę brokera, który przy wydatnej współpracy z nami pozyska z rynku ofertę, dzięki której nie wydamy zbyt wiele pieniędzy. W przypadku, gdy faktycznie mamy wysoką szkodowość, niezbędne jest opracowanie programu naprawczego, który pozwoli nam – z jednej strony – obniżyć wskaźniki szkodowości, a – z drugiej – podnieść bezpieczeństwo naszych ludzi. Oczywiście, nawet w przypadku uzyskiwania satysfakcjonujących wskaźników nic nie stoi na przeszkodzie, aby wdrożyć taki program, mając na względzie tak prewencję, jak i bezpieczeństwo swoich ludzi. Warto również pochylić się nad kwestią wyboru warsztatu i – ponownie – korzystać ze swojej siły nabywczej. O ile w przypadku stawek za roboczogodzinę zazwyczaj mamy odgórnie narzucone przez ubezpieczyciela kwoty i warsztaty niechętnie schodzą poniżej wyznaczonych przez ubezpieczycieli kwot, o tyle w przypadku części mamy pole do popisu. Jeżeli w danym warsztacie naprawiamy corocznie kilkanaście–kilkadziesiąt samochodów, to łatwiej będzie nam wynegocjować rabat na części używane do napraw blacharsko-lakierniczych. Niższy koszt napraw to niższe wskaźniki szkodowości.   Paliwo Tu sprawa wydaje się być oczywista tylko pod jednym względem: paliwa drożeją i będą drożeć. Jak zatem zracjonalizować wydatki na paliwo? Podstawą jest szczelność systemu. Tu w sukurs idą karty paliwowe, pozwalające – oprócz kontroli wydatków na paliwo i uszczelnienia systemu – także na skumulowanie wolumenu i możliwość uzyskania satysfakcjonujących rabatów paliwowych. Co więcej? Zużycie paliwa najbardziej zależy od kierowcy. Promujmy zatem jazdę ekologiczną, dającą oprócz niższego spalania także mniejsze zużycie pojazdu i bezpieczniejszą jazdę. Nie bez znaczenia jest też wybór odpowiedniego pojazdu. Znów cofamy się parę punktów wstecz i widzimy, jak istotna jest to decyzja. Bo czy faktycznie opłaci się nam diesel w samochodzie przejeżdżającym rocznie 20 000 km? Czy może jednak lepszy byłby samochód z silnikiem benzynowym – tańszy w zakupie i przysparzający mniej kosztownych kłopotów w serwisie? Czy chcemy –mimo kłopotliwego serwisowania – korzystać z instalacji gazu płynnego? Na te pytania należy sobie odpowiedzieć na etapie planowania floty, gdyż one przełożą się potem na wydatki na paliwo. W niektórych flotach warta rozważenia może być instalacja systemów monitoringu, które z jednej strony pozwolą wychwycić nadużycia, a z drugiej – osoby, które niewłaściwym stylem jazdy przyczyniają się do wzrostu spalania.   Serwis Tu znów klucz do sukcesu leży w planowaniu i decyzjach podejmowanych na etapie (re)organizacji floty. Przede wszystkim należy podjąć decyzję, czy będziemy korzystać z usług serwisów autoryzowanych, czy też chcemy skorzystać z usług serwisów niezależnych. Należy tu starannie rozważyć plusy i minusy poszczególnych rozwiązań. Z jednej strony, korzystając z usług serwisów niezależnych, mniej zapłacimy za planową obsługę pojazdu. Z drugiej strony, tracimy, a przynajmniej utrudniamy sobie dostęp do świadczeń gwarancyjnych, a już z pewnością tracimy możliwość skorzystania z dobrej woli producenta po okresie gwarancyjnym. Wprawdzie zgodnie z obowiązującym prawem zachowujemy świadczenia gwarancyjne, serwisując nasz pojazd także poza ASO, jednakże musi być to serwis zgodny z technologią producenta. I należy spodziewać się, że w przypadku sporu to po naszej jako klienta stronie będzie leżał ciężar dowiedzenia owej zgodności z technologią. Wariantem pośrednim wydaje się serwisowanie pojazdów w ASO w okresie gwarancyjnym, a w warsztatach niezależnych po tym okresie. Należy jednak zauważyć, że serwisy autoryzowane, czując presję cenową ze strony warsztatów niezależnych, chętnie obniżają ceny usług dla samochodów po okresie gwarancji. Serwisując pojazd w ASO, mamy też dostęp do wyżej wzmiankowanego goodwill, który bywa szczególnie cenny w przypadku nietypowych i kosztownych napraw. Dobrym pomysłem jest też pochylenie się nad programami skierowanymi do flot, popularnymi zwłaszcza wśród marek segmentu średniego, gdzie konkurencja jest największa. Czasem dzięki nim można zaoszczędzić całkiem przyjemne kwoty. Warto również na etapie wyboru pojazdu przyjrzeć się planom serwisowym dostarczanym przez producentów. Może się okazać, że pojazd, który pozornie wydawał się droższy, po uwzględnieniu kosztów serwisu okazuje się tańszy, gdyż np. ma rzadsze interwały międzyprzeglądowe czy niższe nakłady pracy, przekładające się na niższe rachunki w serwisie. Oczywiście, po raz kolejny pojawia się temat właściwej eksploatacji. Kluczem do sukcesu może się okazać kontrola i praca u podstaw z użytkownikami pojazdów. Z problemem wyboru serwisów możemy też się spotkać, posiadając flotę w full service leasingu. Wysokość opłat serwisowych stanowi pochodną wyżej wzmiankowanych kosztów planowanych przez producentów. Wprawdzie nie słyszałem jeszcze o umowie bazującej wyłącznie na korzystaniu z serwisów niezależnych, ale może warto zawrzeć w umowie klauzulę o wykorzystaniu zamienników lub korzystaniu z sieci warsztatów niezależnych. Powinno to pozwolić firmie CFM obniżyć swoje koszty, a więc i przełożyć się na niższe raty serwisowe.   Opony I znów – najlepiej pomyśleć o nich na jak najwcześniejszym etapie. Pierwszą decyzją, z jaką przyjdzie nam się zmierzyć, jest wybór odpowiedniej klasy ogumienia: premium, standard czy budżet, a następnie producenta ogumienia. Wybierając jednego generalnego dostawcę, najlepiej posiadającego współpracującą z nim sieć warsztatów oponiarskich, mamy większy potencjał zakupowy, a więc i większe możliwości negocjacyjne. Nie bez znaczenia jest też ujednolicenie ogumienia w ramach całej floty. Również wybierając pojazdy do floty, warto się przyjrzeć ich ogumieniu. Czy przypadkiem producent nie zastosował jakiegoś wymyślnego rozmiaru? Czy drogie opony na naprawdę niskim profilu są nam niezbędne? Jakie zamienniki rozmiarów dopuszcza producent w homologacji i czy takie ewentualne zamienniki (np. dla opon zimowych) będą zgodne z naszymi potrzebami? Te pytania trzeba postawić jak najwcześniej, aby uniknąć później rozczarowań.   Inne koszty Tu, jak już pisałem, wrzucamy to, co nie zmieściło się w powyższych ramach. Będą to pozostałe koszty związane z funkcjonowaniem floty: podatki, opłaty środowiskowe, winiety, opłaty autostradowe, a także koszty działalności działu floty. O ile na podatki czy opłaty autostradowe wpływu nie mamy, na opłaty środowiskowe możemy wpłynąć pośrednio (wybierając ekologiczne pojazdy, redukując zużycie paliwa, a więc i emisję CO2), o tyle na koszty działalności naszych działów już tak. Tu także znajdą się koszty narzędzi fleet managera, także informatycznych, którym chciałbym poświęcić chwilę. Nie sposób wyobrazić sobie efektywnej pracy osoby zarządzającej flotą, bazującej tylko na notesie i ołóweczku. Minimum dla flot małych to ewidencja w postaci arkusza kalkulacyjnego. Dla flot średnich i dużych niezbędne stają się dedykowane narzędzia informatyczne. Jakie? Firm działających na rynku jest kilka, każdy znajdzie dla siebie optymalne rozwiązanie. Takie oprogramowanie umożliwia nam efektywną pracę, wychwytywanie nieprawidłowości czy nadużyć, których na piechotę niejednokrotnie nie odkrylibyśmy, ewidencję pojazdów, przepływu ludzi itd. W pewnym momencie można dojść do wniosku, że bez takich narzędzi to jak bez ręki – oszczędzają czas (a więc i pieniądze firmy) i po prostu zarabiają na siebie. Ostatnią, ale wcale nie najmniej istotną, pozycją są koszty działalności działu floty. Jak zoptymalizować te koszty? To zadanie pozostawię już P.T. Czytelnikom.   Michał Miszewski, specjalista ds. administracji, Volvo Polska Sp z o.o. O/Samochody Ciężarowe, członek SKFS   Więcej artykułów o TCO w Vademecum Samochodu Firmowego Fleet Contact 2011 ! Zamów bezpłatnie rocznik…