Łączę emocje z liczbami

16 sierpnia 2021

Macieja Słysza mieliśmy okazję gościć na naszych szkoleniach, targach, testach motoryzacyjnych, a ostatnio na szkoleniach online. Tym razem postanowiliśmy zapytać, jak widzi rolę współczesnego fleet managera.

Tomasz Siwiński: Maćku, znamy się kilka lat, bywałeś na naszych eventach, często komentowałeś flotową rzeczywistość, czasami mogliśmy przeczytać w prasie „flotowej” twoje recenzje samochodów. Skąd pomysł na takie publikacje?
Maciej Słysz: Jestem osobą, która lubi dzielić się z innymi swoimi obserwacjami czy opinią na różne sprawy. Jako że jestem typowym przedstawicielem społeczności „petrolhead”, o samochodach czy samej motoryzacji mogę rozmawiać godzinami. Czasami w domu, wśród znajomych czy w pracy słyszę: „...a ten znowu o tych samochodach”. Połączmy pasję do motoryzacji z chęcią dzielenia się wrażeniami czy opinią z innymi i mamy przepis na publicystę amatora (śmiech).

Jeśli chodzi o recenzje samochodów, to wzięło się to z tego, że znajomi, którzy niekoniecznie znają się na różnych modelach, silnikach czy rozwiązaniach obecnie dostępnych często pytają, co bym polecił, na co zwrócił uwagę, a czego bym unikał. Zwłaszcza dzisiaj, gdy na rynku jest taki szeroki wybór, choćby w obszarze różnych napędów: spalinowych, hybrydowych czy elektrycznych. Naturalną koleją rzeczy dla mnie było przelanie swoich przemyśleń na papier i podzielenia się swoimi subiektywnymi obserwacjami z szerszym gronem odbiorców. Oczywiście, wszyscy mamy dostęp do niezliczonych publikacji czy materiałów wideo recenzujących wszelkie dostępne modele czy rozwiązania, ale czasami ludzie pytają: „...a co TY o tym sądzisz?”. Jeżeli już recenzuję samochód, to staram się podejść do tematu w nieco odmienny sposób. Dla mnie i dla wielu osób samochód to emocje, indywidualne wrażenia, odczucia lub potrzeby. Ja w swoich wypowiedziach staram się kłaść nacisk bardziej właśnie na tę sferę, nie na „surowych” danych technicznych czy liczbach.

Są flotowcy, dla których samochód to ciąg cyfr w Excelu i tacy, którzy kochają motoryzację. Do której grupy się zaliczasz?
Zdecydowanie widzę się po stronie miłośników motoryzacji. Ze względu jednak na to, że z zawodowego punktu widzenia liczby są dla mnie bardzo ważne i czasami, na koniec dnia, to one decydują o wyborze tego czy innego modelu lub marki. W każdym wypadku jednak, gdy możemy dać pracownikom wybór samochodu lub pracodawca nie ma wymogu co do jednego konkretnego rozwiązania, zawsze staram się łączyć emocje z liczbami. Czasami może to skutkować zaskakującymi wyborami samochodów, jednak przekonałem się już nie raz, że udostępnienie niekonwencjonalnego auta do floty firmowej, jeśli tylko spełnia ono wymogi budżetowe, jest bardzo dobrym urozmaiceniem i jest doceniane przez użytkowników. Nie zawsze samochód służbowy musi oznaczać sedana lub kombi w segmencie C lub D. Oczywiście, wszystko w granicach zdrowego rozsądku. Pamiętajmy, że czasami samochody migrują między użytkownikami i jeżeli przestrzelimy w radosnym dobieraniu modeli dla danej grupy pracowników, możemy wylądować z samochodem na placu, bez obsady, ponieważ był on zbyt indywidualny.

Samochód służbowy może być przede wszystkim narzędziem pracy lub benefitem. W pierwszym przypadku jest takim samym elementem wyposażenia jak telefon czy komputer, jednak w pewnym stopniu jego wybór czy konfiguracja nadal są ważne. W pierwszej kolejności musi spełniać potrzeby i wymagania w celu umożliwienia codziennego wykonywania obowiązków służbowych przez użytkownika. Na drugim czy nawet dalszym miejscu stoją indywidualne preferencje pracowników.

Osobną kwestią jest również kultura panująca w firmie czy samo podejście do tematu samochodów. Ponadto skala floty, z jaką pracujemy, ma duże znaczenie – przy dużych wolumenach musimy położyć nacisk raczej na liczby. Tam, gdzie mamy do czynienia z naprawdę dużymi parkami samochodów, zamieniają się one w bezimienne wartości we wspomnianym Excelu, gdzie indywidualne preferencje schodzą na drugi plan, a nacisk kładzie się na potrzeby biznesowe i końcową magiczną wartość przedstawiającą TCO (Total Cost of Ownership; czasami mówi się o TCU, czyli Total Cost of Usage). Nic nie stoi jednak na przeszkodzie, że jeśli spełniamy już warunki brzegowe na temat kosztów czy potrzeb biznesowych, dlaczego nie mielibyśmy tchnąć trochę życia w naszą flotę.

Kim jest flotowiec, fleet manager, kierownik transportu?
Psychologiem, socjologiem, księgowym, doradcą finansowym, trenerem, zakupowcem i kierownikiem projektów. Każda z tych funkcji składa się na naszą codzienność. Oczywiście, skala wykorzystania naszych umiejętności w każdej z tych sfer zależy od tego, jaki jest dokładnie zakres obowiązków na naszym stanowisku. Czasem mamy do pomocy innych pracowników, czasem sprawy księgowe w całości są przejęte przez dział finansowy lub przetargi organizuje dział Procurement, to jednak zawsze gdzieś potrzebne są wszechstronne umiejętności.

Zarządzanie flotą jest absolutnie interdyscyplinarną sprawą. Z doświadczenia mogę powiedzieć, że trzy najbardziej pożądane cechy dla dobrego fleet managera to umiejętne prowadzenie projektów, wiedza merytoryczna z zakresu finansów i podatków oraz bycie dobrym psychologiem. I tutaj dotykamy niezwykle ważnego aspektu pracy flotowca – zarządzanie parkiem samochodów to inaczej zarządzanie emocjami w firmie. Samochód służbowy to nadal potężne narzędzie do motywacji pracowników, ale równocześnie coś, co może położyć atmosferę, np. wśród pracowników sprzedaży terenowej.

Jako naród mamy we krwi żyłkę kombinatorstwa, ale pracujemy też najciężej i najwięcej w Europie. To chyba odpowiednia mieszanka do tego, żeby zarządzać flotą, co wymaga jasnych procedur, ale też reagowania na nietypowe problemy. Jest tak faktycznie?
Zanim zacząłem zajmować się flotą samochodów firmowych, związany byłem z transportem międzynarodowym. Polscy kierowcy poprzez swoją kreatywność i pomysłowość nieraz zadziwiali pozytywnie, ale i negatywnie innych kierowców i planistów z Europy Zachodniej. Zaradność i wyobraźnia była nieograniczona i na tej podstawie ukształtował się w HQ firmy pogląd, że nie ma takiego problemu, którego nie rozwiązałby polski kierowca. Wydaje mi się, że na tym polu wybijamy się ponad przeciętną europejską.

Kilkuletnia praca w środowisku międzynarodowym uzmysłowiła mi, że w niektórych obszarach różnimy się w podejściu do obowiązków służbowych. Może liczby bezwzględne potwierdzają pogląd, że pracujemy najwięcej, ale myślę, że tutaj znaczenie ma również sposób organizacji pracy. W zachodniej kulturze obserwuję większy porządek i uregulowanie czasu czy sposobu pracy. Początek dnia, przerwy czy zakończenie dnia to terminy nieprzestawialne. Przerwa na lunch, codziennie o stałej porze jest rzeczą świętą. To natomiast może prowadzić do zwiększonej efektywności. Nasze podejście jest bardziej elastyczne lub nieregularne. Wydaje mi się jednak, że zachodni Europejczycy lubią z nami pracować. Doceniają naszą kreatywność, spontaniczność, specjalizację i profesjonalne podejście do obowiązków służbowych. Przykładem mogą być coraz częstsze transfery polskich pracowników do struktur międzynarodowych europejskich czy światowych koncernów.

Obecnie zarządzasz flotą w bardzo dużym rejonie, jakie kraje masz pod sobą?
Obecnie zajmuję się koordynowaniem i zarządzaniem projektami flotowymi w szeroko rozumianym obszarze EMEA – Europa Zachodnia, Skandynawia, Europa Centralna i Wschodnia. Ponadto mam kontakt również z kilkoma krajami w Afryce. Możliwość spotykania się (niestety, na razie tylko online) z ludźmi z bardzo różnych zakątków naszego kontynentu i innych regionów jest czymś, co naprawdę urozmaica mi wykonywanie codziennych obowiązków. Taka różnorodność uczy odpowiedniego podejścia i tolerancji do różnych stylów pracy czy kultur organizacyjnych, czasami bardzo różniących się od siebie.

Czym jest samochód służbowy w Polsce, a czym na innych rynkach? Jego postrzeganie jest inne?
Samochód służbowy może być przede wszystkim narzędziem pracy lub benefitem. W pierwszym przypadku jest takim samym elementem wyposażenia jak telefon czy komputer, jednak w pewnym stopniu jego wybór czy konfiguracja nadal są ważne. W pierwszej kolejności musi spełniać potrzeby i wymagania w celu umożliwienia codziennego wykonywania obowiązków służbowych przez użytkownika. Na drugim czy nawet dalszym miejscu stoją indywidualne preferencje pracowników. Tutaj nie ma między nami różnic. Cała zabawa zaczyna się, gdy mówimy o samochodzie jako beneficie – elemencie pakietu wynagrodzenia. Wbrew pozorom branża flotowa w Polsce nie różni się niczym w porównaniu do pozostałych krajów europejskich. O ile np. w Ameryce Płn. samochód służbowy zazwyczaj jest traktowany jako narzędzie pracy, nie jako benefit, o tyle w Europie związane są z nim emocje. Nadal jest to bardzo ważny element wynagrodzenia i motywacji. W USA zdarza się, że cała organizacja jeździ jednym modelem samochodu, począwszy od dyrektorów najwyższych szczebli, kończąc na przedstawicielu handlowym.

To, co nas (Polskę) różni natomiast od innych europejskich rynków, jest to, że do emocji nie musimy dodawać czynników ekonomicznych. Śmiało mogę przyznać, że w polskim przypadku obciążenia czy kwestie podatkowe związane z rodzajem użytkowanego samochodu służbowego, zarówno przez firmę czy pracownika, są symboliczne, jeśli nie nazwać ich marginalnymi. Przy czym nie mówimy tutaj o VAT, lecz o innych kosztach podatkowych. Czy twój samochód ma 2 litry pojemności silnika, czy 1,6 litra, w zasadzie nie ma to większego znaczenia. Wartości samochodu w ogóle nie bierzemy pod uwagę. W Europie Zachodniej obydwa elementy są niezwykle istotne i mają kardynalny wpływ na dobór aut do floty. Po pierwsze, ekologia, po drugie, wartość auta. Ciekawostką dla nas może być fakt, że czasami pracownicy wybierają tańsze i słabsze samochody niż te, jakie im przysługują. Dochodzą do wniosku, że mniejsze auto, które pozwoli wygodnie dojechać z domu do pracy w zupełności wystarczy. W przypadku podróży wakacyjnych wynajmą minivana lub duże kombi na tydzień czy dwa. Absolutnym hitem w Wielkiej Brytanii czy krajach Beneluksu są samochody elektryczne i hybrydowe (PHEV). O Norwegii nawet nie powinniśmy wspominać, ponad 50-procentowy udział samochodów elektrycznych w sprzedaży nowych aut mówi sam za siebie. Dodajmy do tego wynik 20% osiągnięty przez hybrydy plug-in. Osobiście się nie dziwię. Obciążenia podatkowe związane z silnikiem spalinowym są zaporowe.

Jak wygląda Twój dzień pracy?
Obecnie, jak większość z nas, pracuję w domu. Ze względu na to, że aktualnie zajmuję się wdrażaniem nowej polityki samochodowej w całym obszarze EMEA, nieodzownym elementem porządku dnia są telekonferencje, tzw. calle. Służbowe podróżowanie po Europie na razie nie wchodzi w grę z wiadomych względów. Z tego natomiast powodu, że pracuję równocześnie z kilkunastoma rynkami, naprawdę dużo się dzieje i wiele rzeczy jest do przedyskutowania. Czasami brakuje czasu, żeby zająć się pracą. (śmiech). Przy porannej kawie zawsze przeglądam maile z wczorajszego popołudnia i planuję działanie na dziś. Staram się podchodzić w wyważony sposób do swoich obowiązków. Bywają jednak dni, że nie zdejmuję słuchawek z głowy i na koniec dnia mamy kumulację.

Masz samochód służbowy?
Chciałoby się powiedzieć, że szewc bez butów chodzi, bo nie użytkuję samochodu służbowego. Wszystko powinno zależeć od tego, jak wygląda twój zakres obowiązków, i według mnie, obecnie, samochód służbowy w przypadku fleet managera może mieć charakter tylko i wyłącznie benefitowy. W sytuacji, gdy muszę odbyć podróż służbową, albo biorę samochód poolowy, albo rozliczam koszty podróży prywatnym autem.

Na ile na Twoim stanowisku masz możliwości kreowania floty?
Ze względu na moje doświadczenie w operacyjnym zarządzaniu flotą oraz regionalnym koordynowaniu projektów związanych z wdrażaniem polityk samochodowych czy wyborem dostawców obecnie zajmuję się właśnie tymi obszarami. Bardzo ściśle współpracuję z działem Procurement, Total Rewards i HR. Wspominałem już o interdyscyplinarności naszej branży. Wszelkie nowe projekty czy procesy nie mogą być wdrożone bez udziału przedstawicieli tychże funkcji. Nieraz spotykałem się z zamrożeniem całego projektu, ponieważ tuż przed wdrożeniem odezwał się ktoś, kto nie był włączony do zespołu roboczego, ale jego głos był na tyle ważny, że jego sprzeciw storpedował kilkumiesięczny wysiłek całego zespołu. Dlatego współpraca z każdym stakeholderem, którego nasz projekt może dotyczyć, jest niezwykle ważna. Ja występuję tutaj jako organizator i koordynator całego zamieszania oraz jako jeden ze specjalistów/ekspertów. Oczywiście, to ode mnie oczekuje się nowych pomysłów, nowych rozwiązań dla floty na poziomie regionalnym i ja jestem odpowiedzialny za ich koordynację lub wdrożenie, jednak nie wyobrażam sobie działania w pojedynkę. Z Procurementem działamy przy wyborze i zarządzaniu dostawcami, dział HR i Total Rewards wypowiedzą się w sprawach pracowniczych, a ktoś z finansów pomoże w kwestiach budżetowych i podatkowych.

Głowa pełna pomysłów, ale nie zrobimy wszystkiego na „trzy-cztery”. Ponadto musimy pamiętać o tym, że regionalny punkt widzenia nie zawsze jest tożsamy z lokalnym. To, co wydaje się dobre dla całego regionu, może być odbierane niekorzystnie przez lokalny rynek. Często spotykamy się z tym, np. przy wyborze producentów samochodów lub wdrażaniu wewnętrznych limitów emisji CO2. Takie rzeczy jak dostępność modeli na poszczególnych rynkach, ceny paliw, obciążenia podatkowe, kwestie kulturowe czy społeczne mogą się różnić na tyle, że nie będziemy w stanie znaleźć jednego rozwiązania wygodnego dla wszystkich, z którego, co więcej, organizacja regionalna będzie czerpała korzyści. Dlatego tak bardzo ważna jest pewna elastyczność, koordynacja działań i otwarta komunikacja.