Współpracuj albo się zapracuj

Czy warto, by program do zarządzania flotą współpracował z innymi systemami obecnymi w firmie? Co to nam da i jakie mogą być z tego korzyści. Na te pytania postaram się odpowiedzieć w poniższym artykule. Wojciech Lewandowski Na początku były kalkulatory, później Excel, a następnie programy do zarządzania pojazdami, z których wydrukowane wyniki trzeba było wpisać do innych programów. Nie cieszyły się dużym zainteresowaniem, ponieważ wszystkie dane trzeba było do nich ręcznie wpisywać, by uzyskać jakiekolwiek zestawienia. Wiele osób twierdziło, że szybciej jest podliczyć na kalkulatorze dane, niż zrobić zestawienie w programie. Niestety, mieli dużo racji.Przełomem stało się wprowadzenie na polskim rynku kart flotowych przez BP, a później inne firmy paliwowe. Zaczęły one udostępniać oprócz przerażających rozmiarów faktur także specyfikację transakcji w formie plików. Kiedy udostępniliśmy w naszym programie Flota Commandor funkcję umożliwiającą importowanie i automatyczną obróbkę załączników do faktur, to nagle program stał się bardzo interesujący dla administratorów flot. Taki był początek współpracy programów flotowych z innymi systemami.Część pierwsza– współpraca z dostawcami Krok pierwszy: faktury paliwoweZe względu na dużą liczbę pozycji transakcji na fakturach paliwowych obróbka ich za pomocą programu flotowego daje bardzo dużą oszczędność czasu.Jak firmy paliwowe dostarczają pliki załączników do faktur? Są dwie metody. Pliki można pobierać z portali internetowych, np. Orlenu, BP itp. lub otrzymywać jako załączniki do e-maili wysyłanych przez firmy paliwowe. Najczęściej wystarczy kontakt z biurem obsługi kart paliwowych i prośba o to, by takie pliki były przesyłane. Później nie musimy już o tym pamiętać.Co właściwie robi program z plikiem transakcji? Dla każdego tankowania lub innego zakupu sprawdza, czy podany numer pojazdu jest prawidłowy, według daty i godziny zakupu odszukuje w systemie, kto był użytkownikiem tego pojazdu, jaki z tym pojazdem i pracownikiem związany jest MPK (centrum kosztowe), jaki dział, oddział itd. i przypisuje do nich ten koszt.Podane przez firmy paliwowe numery produktów umożliwiają programowi automatyczne przypisanie zakupu do odpowiedniej grupy kosztów wg ustalonej przez fleet managera tabeli. W ciągu 20 sekund otrzymujemy pełny opis faktury do celów księgowych. Nazw na tak utworzony dokument jest sporo: dekretka, korespondentka czy po prostu opis faktury.W najprostszym przypadku opis faktury jest drukowany i później ręcznie wpisywany do systemu księgowego lub systemu obiegu dokumentów. Informatycy żartobliwie nazywają to interfacem białkowym. Czy może być lepiej? Może. O tym w części trzeciej tego artykułu.Na szczęście, mamy konkurencję i szybko okazało się, że automatyczna obróbka elektronicznych załączników do faktur jest tak ważna dla fleet managerów, że w krótkim czasie wszystkie koncerny paliwowe obecne na polskim rynku zaczęły dostarczać załączniki elektroniczne do faktur.Obecnie można otrzymać pliki transakcji z BP, Orlenu, Shell, Statoil, Lotos oraz wielu mniejszych sieci sprzedaży paliw. Pliki takie oferują także emitenci kart paliwowych, tacy jak DKV i UTA. Krok drugi:faktury serwisoweJeśli można ułatwić sobie życie z fakturami paliwowymi, to dlaczego nie z fakturami za serwis i naprawy? Oczywiście, można, lecz tutaj jednak sprawa jest trochę bardziej skomplikowana.Poziom pierwszy– dealerZałączniki do faktur można otrzymać bezpośrednio od dealera wykonującego usługę. Tak zwane systemy DMS, czyli komputerowe systemy zarządzania serwisem, używane przez dealerów Fiata, Forda, Toyoty i kilku innych marek, mają funkcję pozwalającą generować załączniki do faktur zgodne z programami Softry.Systemami DMS, które udostępniają takie możliwości, są m.in. programy produkcji firmy Softrvig Systemy Informatyczne Sp. z o.o., DMS Autostacja i firmy JBR Rogowiec. Sp.j. DMS JBR.W praktyce klienci Softra mają ten problem, że czasami pracownicy stacji serwisowych nie wiedzą, że używane przez nich systemy mają możliwość generowania załączników do faktur. Czasami dowiadują się tego od fleet managerów lub to my musimy im tłumaczyć, jak się generuje takie pliki. Poziom drugi – dealer zarządzający lub importerDla kierowników dużych flot rozsianych po całej Polsce wygodniej jednak jest dostawać faktury nie od każdego dealera z osobna, lecz zbiorczą fakturę za wszystkie usługi, jakie zostały zrealizowane w danej sieci dealerskiej. Stąd zrodziła się potrzeba wystawiania zbiorczych faktur przez tzw. dealera zarządzającego. W ramach wewnętrznego systemu wymiany danych sieci dealerskiej do dealera zarządzającego spływają informacje o wszystkich usługach dla danego klienta i wystawiana jest faktura zbiorcza. W niektórych sieciach serwisowych taką usługę realizuje importer lub wydzielony przez niego do tego celu podmiot. Takie usługi realizuje sieć m.in. Toyoty, Forda, Volkswagena, Nissana, Hondy, Suzuki, Hundaia, KII.Niestety, wciąż jeszcze są sieci dealerskie, które nie udostępnią możliwości otrzymania zbiorczej faktury. Krok trzeci: CFM, sieci oponiarskie itp.Potrzebę elektronicznej wymiany danych doceniają także firmy zarządzające usługowo flotami (CFM) i firmy specjalizujące się w obsłudze serwisowej flot. Elektroniczne załączniki do faktur można otrzymać m.in. od takich firm jak LeasePlan, Masterlease, Arval, Toyota Marki, Carolina, AP Flota i wiele innych.Załączniki do faktur zgodne z systemem Softra udostępniają także firmy z innych branż jak np.: firmy oponiarskie (Partner Opony Polska itp.), ubezpieczeniowe (Hestia itp.), szybkie serwisy (Carman) i wiele innych świadczących usługi dla flot. Krok czwarty: mali, lokalni dostawcyFleet managerowie, którzy chcą sobie ułatwić życie, dążą do tego, by jak najwięcej faktur otrzymywać wraz z elektronicznymi załącznikami. Unikają w ten sposób konieczności ręcznego ich wprowadzania. Problemem są mali dostawcy usług, małe sieci paliwowe, lokalne warsztaty itp.Softra oferuje dwa rozwiązania w tym zakresie. Jeśli dostawca używa typowych programów do fakturowania, np. Symfonia Start, to także pliki wygenerowane z takich programów może przesłać do fleet managera jako załącznik do e-maila. Można je zaimportować do programu flotowego Flota Commandor. Jeśli dostawca używa jakiegoś nietypowego programu, to może zapisać specyfikację transakcji np. w pliku Excel o określonej strukturze. Z takich plików można importować dane do systemu flotowego. Krok piąty:telefonyWielu administratorów flot zajmuje się także administrowaniem innym wyposażeniem pracowników, w tym m.in. telefonami. Program Flota Commandor nie tylko wspomaga ewidencję telefonów, kart SIM, zestawów głośnomówiących i innych urządzeń, ale także rozliczenie kosztów telefonów na podstawie billingów.Sieci komórkowe dostarczają załączniki do faktur w dwóch układach. Pierwszym jest pełny billing z wykazem prowadzonych rozmów i innych usług. Zaimportowanie go do programu Flota Commandor pozwala na bardzo dokładną analizę rozmów z podziałem np. na rozmowy w ramach firmy, poza firmę.Nie zawsze jest potrzebna tak duża szczegółowość. Można otrzymać z firm telefonicznych wykaz kosztów przypadających na poszczególne telefony bez rozbicia na poszczególne rozmowy. Taki wykaz zupełnie wystarcza, by skontrolować wydatki w porównaniu z założonymi w programie limitami, przydzielić koszty do właściwych osób i MPK itp. Program Flota Commandor potrafi obrabiać nie tylko dane z sieci komórkowych ale także wykazy kosztów za rozmowy z telefonów stacjonarnych TP S.A. ZyskiCzy można całkowicie wyeliminować ręczne wprowadzanie danych z papierowych faktur do systemu komputerowego? Niestety, nie. Zawsze może zdarzyć się awaryjne tankowanie za gotówkę, faktura z małego serwisu itp. sytuacje. Ważne, by takich faktur było jak najmniej. Obróbka plików przez program jest zdecydowanie szybsza niż ich ręczne wprowadzanie do systemu czy ręczne opisywanie w systemie obiegu dokumentów.Unika się błędów ludzkich, a przy okazji sprawdzana jest poprawność danych. System nie tylko obrabia fakturę prawidłowo ją opisując, ale także wykonuje weryfikację faktury pod wieloma względami. Np. system wykrywa tankowanie niewłaściwego paliwa lub tankowanie paliwa premium niezgodnie z polityką flotową. Wykrywane są nadmierne przepały, a w przypadku faktur serwisowych faktury niezgodne z wystawionymi wcześniej autoryzacjami serwisowymi. W przypadku faktur z serwisów można sprawdzać poziom udzielonych rabatów, a faktury z CFM system może kontrolować na zgodność z zapisanymi w nim umowami. Nie do przecenienia jest fakt, że faktury importowane z dostarczonych przez dostawcę plików zawierają dokładny wykaz części materiałów i usług. Umożliwia to kontrole częstotliwości wykonywanych wymian części, ich cen i udzielonych rabatów.Dokładna specyfikacja tankowań dostarczana przez koncerny paliwowe zawiera m.in. stan licznika, miejsce tankowania i dokładną ilość paliwa. Umożliwia to wykorzystanie tych danych do kontroli przebiegów i zużycia paliwa wtedy, gdy firma nie decyduje się na zastosowanie GPS-ów.  

  Część druga – GPS Poglądy na to czy stosowanie systemu GPS w firmie jest uzasadnione, są oczywiście różne. Zależy to m.in od tego, na ile ważna dla firmy jest wiedza, gdzie dokładnie znajduje się pojazd, od stopnia kontroli nad pracownikami, jaki chce uzyskać firma, i czy jest skłonna za to zapłacić.Jeśli system GPS jest stosowany, to może on służyć jako źródło danych, które wykorzystamy w systemie Flota Commandor. Mogą one posłużyć do kontroli przebiegów, zużycia paliwa, porównania zużycia paliwa z fakturami, odczytywania stanu licznika i paliwa przy wydawaniu i zdawaniu pojazdu itp. W niektórych firmach, np. budowlanych, wodociągach, gazowniach itp., system GPS w połączeniu z systemem Flota Commandor umożliwia rozwiązanie problemu przydzielenia poszczególnych przejazdów do odpowiednich zleceń, MPK lub kont księgowych. W takim przypadku system GPS jest źródłem danych do tzw. elektronicznej karty drogowej, a system Flota Commandor wspomaga odpowiednie przydzielenie poszczególnych jazd do odpowiednich zleceń.Wspomniane wyżej możliwości są argumentami za tym, by system lokalizacji pojazdów w oparciu o GPS i system zarządzania flotą współdziałały ze sobą, a nie żyły osobnym życiem w tej samej firmie. Część trzecia– współpraca z wewnętrznymi systemami firmy W wielu firmach pracownicy każdego z działów wykonują swoje obowiązki nie interesując się zupełnie innymi działami. Postawa taka często wynika z dążenia do tego, by nie mieć dodatkowych problemów. Jednak okazuje się, że wbrew tej opinii, to właśnie ci, którzy potrafią ze sobą współdziałać, mają mniej pracy. Pokażemy dalej, w jaki sposób to osiągnąć. Wykorzystajmy trochę HRW dużych firmach lub tych, w których kadry często się zmieniają (np. firmy handlowe), problemem fleet managerów jest ciągła zmiana użytkowników pojazdów, zmienianie przez nich przyporządkowania do MPK lub zwalnianie się. By prawidłowo zarządzać przydziałem pojazdów, prawidłowo przydzielać koszty eksploatacji do właściwych MPK czy rozliczać pracowników ze zdania pojazdów, fleet manager powinien otrzymywać z kadr na bieżąco informacje. W praktyce jednak czasami nie jest z tym najlepiej.Rozwiązaniem tego problemu jest integracja systemu Flota Commandor z systemem HR. Dzięki niej dane z kadr spływają automatycznie. Fleet manager otrzymuje dane o nowo zatrudnionym pracowniku, zanim pojawi się on po odbiór samochodu. Informacja o zmianie MPK pracownika przekazywana jest od razu po jej wprowadzeniu w systemie kadrowym. Kadry nie mają z tego powodu więcej pracy, a fleet manager ma na bieżąco informacje. W praktyce problemem jest szybkość aktualizacji danych w systemie kadrowym. Współpraca systemów nie będzie się sprawdzać, jeśli kadry będą nanosić dane do systemu z dużym opóźnieniem.Zróbmy przysługę księgowejNa początku wspomnieliśmy, że gdy importujemy załączniki do faktur kosztowych, program tworzy automatycznie opis faktury, czyli tzw. dekretkę. W najprostszym przypadku jest ona dołączana do faktury i wraz z nią przekazywana do księgowości. Na tej podstawie księgowość księguje fakturę. Proces ten można jeszcze bardziej usprawnić, wprowadzając integrację systemu Flota Commandor z systemem księgowym lub modułem księgowym systemu flotowego. Integracja polega na generowaniu z systemu Flota Commandor plików zawierających polecenie księgowania w formacie, który umożliwia ich zaimportowanie w systemie finansowo-księgowym W ten sposób, bez dodatkowej pracy ze strony fleet managera uzyskuje się znaczne zmniejszenie pracy w księgowości.System Flota Commandor może współpracować z wieloma systemami księgowymi i modułami księgowymi systemów zintegrowanych, z których najpopularniejsze są Symfonia, SAP, Fakir, SoftLab. Ksenofont itp.Wykonanie integracji systemu flotowego z księgowością wymaga zawsze dostosowania interface do planu kont i schematu księgowań używanych w danej firmie. Wykonywane są one na podstawie uzgodnień z działem księgowości.Oprócz księgowania kosztów, w tych firmach, w których rozliczane są zlecenia przejazdów, do księgowości może być przesyłane zestawienie przejechanych przez pojazdy km w podziale na poszczególne zlecenia lub MPK, a w przypadku systemu SAP także PSP.W firmach, w których wdrożono elektroniczny system obiegu dokumentów kosztowych integracja systemu Flota Commandor czasami wykonywana jest nie bezpośrednio z systemem księgowym, lecz z systemem obiegu dokumentów, a za jego pośrednictwem z księgowością. Usprawnienie opisu dokumentów, jakie daje Flota Commandor, jest tak duże, że warto mimo stosowania elektronicznego obiegu dokumentów wykorzystywać automatykę udostępnianą w systemie Softry. Poczta elektroniczna i SMSJedną z ról fleet managera jest kontrola terminowości wykonywania przeglądów i badań technicznych. Pomaga w tym administratorowi floty komputerowy system flotowy, wysyłając do użytkowników przypomnienia o konieczności wykonania przeglądów i badań technicznych.Przypomnienia mogą być wysyłane m.in. w formie e-maili. W tym celu Flota Commandor umożliwia zintegrowanie z systemem poczty elektronicznej. Może to być jeden z wielu popularnych systemów poczty elektronicznej jak: Microsoft Outlook, Lotus, Mozilla Thunderbird, Novell GroupWise, Outlook Express itp. Powiadomienia mogą być wysyłane w tle lub przed wysłaniem pokazywane fleet managerowi do akceptacji.Poza przypomnieniami o różnych terminach, administrator może także wysyłać komunikaty do wybranych grup użytkowników pojazdów. W tym celu może on w programie odfiltrować np. samochody wybranej marki w danym oddziale i zaprosić ich na naprawę pedału gazu w sieci serwisowej, która właśnie ogłosiła, że pedały gazu w określonych modelach mają wadę. Najczęściej takie komunikaty związane są z umawianiem terminu serwisu, wymiany sezonowej opon, przypomnieniem o konieczności złożenia sprawozdania okresowego itp.Zaletą wysyłania powiadomień w formie e-maili jest to, że praktycznie nic to nie kosztuje. Niestety, nie wszyscy pracownicy używają e-maile. Dlatego czasami lepszym rozwiązaniem jest wysyłanie przypomnień i komunikatów w formie SMS. Do tego celu potrzebna jest bramka SMS. W tej chwili można swobodnie wybierać w ofercie wielu dostawców, którzy oferują tanie pakiety SMS i techniczne możliwości współpracy z różnymi systemami. Są nimi np. Blue Media, Mobitex, RedLink, SerwerSMS.pl itd. Często najtańszą ofertę składa ten dostawca, z którego telefonów komórkowych korzystamy. PodsumowanieIntegracja systemu do zarządzania flotą pozwala na znaczne zaoszczędzenie czasu fleet managera i pozwala wykorzystać pełne możliwości systemu Flota Commandor do ułatwienia pracy nie tylko administratorowi floty, ale także innym działom firmy.