eSOFTRA

02 grudnia 2022

Myśląc nad chwytliwym tytułem, wszedłem na stronę firmy Softra i ten pojawił się od razu. Będzie taki jak strona i taki jak aplikacja, którą przez miesiąc testowaliśmy w naszej redakcji. Minimum formy i maksimum treści; prosty i przejrzysty.

Opis, jaki znajdujemy na stronie w zakładce o Softra, jest celny i stał się niejako przyczynkiem do tego testu: „Jesteśmy producentem systemów oprogramowania do zarządzania flotą pojazdów przeznaczonych dla fleet managerów, wypożyczalni samochodów, dealerów oraz firm CFM. Działamy od 1995 roku.

Jesteśmy producentem najlepszego, zdaniem czytelników magazynu „Fleet”, wielokrotnie nagradzanego programu do zarządzania pojazdami w firmie „Flota Commandor”.
Faktycznie, wielokrotnie wybierali Państwo desktopowy program „Flota Commandor” w plebiscycie Fleet Derby jako najlepszy. Nagroda to szczególnie istotna, bo przyznawana przez praktyków, którzy na co dzień mają do czynienia z wyzwaniami zarządzania flotą. Kiedy poznańska firma wprowadziła aplikację mobilną, nie mogliśmy sobie odmówić przyjemności jej przetestowania. Po krótkim szkoleniu, jak przystało na firmę informatyczną – online, staliśmy się fleet managerami.

iOS i Android

eSOFTRA jest aplikacją na urządzenia mobilne takie jak smartfon/tablet, umożliwiającą dostęp i aktualizację aktualnych danych pojazdów w systemie Flota oraz usprawniającą proces wydawania pojazdów i ocenę ich stanu. Aplikacja jest zintegrowana z systemami „Flota”. Żeby dokładnie sprawdzić działanie aplikacji, zainstalowaliśmy ją na dwóch urządzeniach – iPhonie oraz telefonie z systemem Android. Nie mamy floty obsługiwanej przez Softrę, ale na potrzeby testu zarządzaliśmy wirtualną flotą. To 53 samochody jeżdżące w trzech lokalizacjach: Warszawie, Krakowie i Poznaniu. To zarówno samochody osobowe, jak i dostawcze.

Aplikacja może działać na różnych poziomach, tak jak w testowanym przypadku, dla fleet managera; mamy wtedy zdecydowanie większe uprawnienia, albo dla kierowcy, który widzi tylko przypisany mu samochód i może zgłosić zdarzenia związane z autem. Jeśli kierowca nie posiada żadnego przydzielonego pojazdu, aplikacja może wyświetlać mu dostępne pojazdy poolowe, z możliwością ich rezerwacji.

Sama instalacja przebiega
typowo – jak dla każdej mobilnej
aplikacji. Ściągamy, uruchamiamy,
logujemy się.

Patrzymy w katalog

Testując samochody, co zdarza się w redakcji zdecydowanie częściej, działamy dwutorowo. Pierwszym elementem jest faktyczny test jazdy, wyłapywanie mocnych i słabych stron, a drugim – zapoznanie się z informacjami producenta. Ten sam schemat zastosowaliśmy w przypadku aplikacji eSoftra. Zaglądamy więc na stronę. Dowiadujemy się, że aplikacja pobiera aktualne dane z systemu Flota. Wiemy, jakie dane będziemy widzieli, czym z poziomu aplikacji będzie można zarządzać. To swoista instrukcja obsługi i dobre wprowadzenie do właściwego testu.

Przyjazny interface

Wsiadamy, zapinamy pasy i zapraszamy na test. Duże i czytelne kafelki o jasnym przeznaczeniu, to nas wita po zalogowaniu. Na życzenie klienci mogą zdefiniować swój własny wygląd. Zacznijmy od dołu, tam znajdziemy Ustawienia. Z tego poziomu możemy się z systemu wylogować, zmienić wygląd na ciemny, język na angielski czy wyłączyć listę pojazdów. Kiedy ustawimy parametry pod nasze preferencje, do głównego widoku możemy wrócić strzałką.

Wyżej kolejne kafelki: Kontakt, gdzie mamy zdefiniowaną osobę do kontaktu – najczęściej fleet managera właściwego dla oddziału firmy, w którym pracuje użytkownik pojazdu. Kontakt możliwy jest esemesem, telefonicznie lub mailowo.
Wychodzimy z Kontaktu i wchodzimy w Przypomnienia. Tam znajdujemy informacje o przegapionych badaniach technicznych (na czerwono) oraz o zbliżających się terminach badań, przeglądów. Jest też moduł wyszukiwania działający po nazwisku użytkownika, marce czy numerze rejestracyjnym. Z tego poziomu, klikając w dany pojazd, możemy zlecić badanie techniczne. W prawym rogu znajdziemy także tzw. hamburger, czyli zwijane menu, a w nim możliwość ustawienia preferowanych warunków sortowania, między innymi po dacie, co zdaje się być optymalne, ale także po marce, numerze rejestracyjnym czy statusie pojazdu.

Wchodzimy do głównego widoku i kolejny kafel ma oznaczenie Telefony. To doskonała funkcjonalność dodana na życzenie użytkowników, którzy często zarządzają nie tylko samochodami, ale także właśnie telefonami. Możemy zarządzać telefonami po karcie SIM lub po urządzeniu, a także po nazwisku użytkownika. Z tego poziomu widzimy, jaki jest status urządzenia, i możemy np. zlecić zdanie aparatu służbowego. Opcja ta może także być wykorzystywana do zarządzania każdym innym powierzonym pracownikom sprzętem, np. służbowymi laptopami itd.

„eSOFTRA – Twoja flota w twojej kieszeni” to hasło towarzyszące twórcom aplikacji na smartfony i tablety, której celem jest zapewnienie niezależności i mobilności fleet managerowi i użytkownikom pojazdów służbowych. eSOFTRA”, wyznacza kierunek rozwoju aplikacji mobilnych do zarządzania flotami w Polsce.

Przydzielamy auta poolowe

Ostatnie dwa kafelki są tak naprawdę kluczowe, ponieważ dotyczą zarządzania pojazdami i samochodami poolowymi. Klikając w auta polowe, kierowca może dokonać sobie jego rezerwacji spośród przypisanych do tej kategorii aut, a fleet manager z tego poziomu może konkretny pojazd przypisać użytkownikowi. Fleet manager widzi, kto zamówił samochód, ma do niego dane kontaktowe. Widzi, od kiedy do kiedy pojazd będzie użytkowany przez daną osobę i ma także możliwość sporządzenia notatki. Dużym ułatwieniem jest możliwość dopisania do danego samochodu innych kierowców, kiedy np. podczas podróży służbowej chcą się oni zamieniać za kierownicą. Poza zdefiniowaniem dat i godzin odbioru, co ułatwia przejrzysty kalendarz, należy podać przebieg i stan paliwa. Można to zrobić ręcznie lub najbardziej aktualne dane zaciągnąć z systemu. Przechodząc dalej, możemy napisać uwagi i zaznaczyć stan czystości, zarówno karoserii, jak i wnętrza. Możemy to zrobić opisowo, a możemy także załączyć zdjęcie, bowiem w prawym rogu mamy ikonkę aparatu. Ciekawe, że po kliknięciu ikonki „brudny”, telefon od razu przechodzi w tryb aparatu. Przechodzimy następnie do wyposażenia pojazdu. Widzimy tam, co powinno być wydane razem z autem, np. dowód rejestracyjny, apteczka czy gaśnica, i możemy zaznaczyć, czy te elementy faktycznie w pojeździe są. Kolejnym elementem jest widok obrysu samochodu z zaznaczonymi uszkodzeniami. Możemy się zapoznać z tą listą i jednocześnie, jeżeli zauważymy nowe uszkodzenie, zaznaczyć to miejsce, przytrzymując palcem, a następnie opisać uszkodzenie lub/i dodać jego zdjęcie. Przechodząc dalej, system generuje nam protokół wydania, co ważne, możemy także dodać inne załączniki, jeżeli jest taka potrzeba. Potem na ekranie telefonu kierowca odbierający pojazd się podpisuje i podpisuje się także fleet manager. Po złożeniu podpisów wszelkie dane są gotowe do wysłania na zdefiniowany adres, możemy także zdecydować się na wysłanie później, jeśli akurat nie mamy zasięgu.

Ważna funkcjonalność jest taka, że kiedy z jakichkolwiek przyczyn jesteśmy zmuszeni przerwać proces przekazywania lub zdania pojazdu, bo np. zadzwoni telefon, przy danym samochodzie mamy oznaczenie, że byliśmy w trakcie danej czynności, a wszystkie poczynione kroki są zapisane i nie musimy przez nie przechodzić ponownie.

Podczas testów, kiedy wydawaliśmy sobie wzajemnie samochody, cały proces zajął nam niecałe 10 minut, a na „wirtualnym” samochodzie znaleźliśmy kilka dodatkowych uszkodzeń, których nie omieszkaliśmy sfotografować. Wielokrotnie biorąc w użyczenie samochody testowe, widziałem, ile jest z tym związanej papierologii, w tym wypadku cały proces odbywa się bez użycia papieru, konieczności kserowania umowy, skanowania i wysyłania na maila. Za pomocą aplikacji eSoftra szybko i sprawnie protokół znajduje się u zainteresowanych stron.

Pojazdy

Ostatni opisany, ale pierwszy w kolejności wyświetlający się kafel. Zanim w niego wejdziemy, z poziomu głównego ekranu widzimy liczbę samochodów, jakimi zarządzamy. Duża liczba funkcjonalności, jak sposób sortowania samochodów, była już opisana wcześniej, ale w tym module mamy też kilka nowości. Na dzień dobry widzimy ikonki samochodów osobowych i dostawczych, co także jest ułatwieniem. Widzimy także, kto jest użytkownikiem danego pojazdu, jaki jest jego status i oddział oraz numer rejestracyjny. Jest też wyszukiwarka pozwalająca znaleźć interesujący nas pojazd po wybranych parametrach. Wybierając dany samochód, widzimy od razu jego podstawowe parametry. Mamy też informację, wraz z danymi kontaktowymi do kierowcy, do terminu przeglądów, a także do polisy oraz karty paliwowej (także z PIN-em), jeżeli jest przypisana do samochodu. Za pomocą kilku kliknięć mamy podstawowe informacje o samochodzie.

Tutaj pojawiają się okrągłe ikonki, dzięki którym możemy dokonać podstawowych czynności. Możemy zmienić status samochodu, umówić auto na serwis, odpowiednio wymianę ogumienia, przegląd, naprawę, badanie techniczne czy naprawę szkodową. Z pozycji osobnej ikony możemy zgłosić szkodę, definiując jej rodzaj, miejsce powstania, czy była policja, czy pojazd jest jezdny. Możemy także dodać zdjęcie protokołu, polisy innego pojazdu czy uszkodzeń.

Kolejna ikona opisana jako licznik umożliwia aktualizację stanu licznika poprzez wpisanie danych lub pobranie aktualnego stanu z systemu. Szerszą opcją jest skorzystanie z funkcji kontrola stanu. Tam zarówno kierowca, jak i fleet manager może zgłosić tak naprawdę, co tylko chcę. Testowo zgłosiliśmy zagubienie dowodu, ale możemy ten moduł wykorzystywać do okresowych kontroli pojazdów. Pozwoli on uniknąć przykrych niespodzianek, jeżeli nasze auta są w wynajmie i przy zdaniu okaże się, że musimy dopłacić za ponadnormatywne zużycie. Z pozycji osobnej ikony możemy błyskawicznie zmienić status pojazdu, np. na sprzedany, zdany, na sprzedaż bądź zarezerwowany.

Aplikacja zbudowana jest tak, że pewnych czynności możemy dokonać z wielu pozycji w menu, jednak jej największymi zaletami jest prostota, kompleksowość i przejrzystość.

Tomasz Siwiński, Michał Kośnik