Ewidencja czasu pracy kierowców – nowe zasady

05 września 2022

Pod koniec maja w życie weszła kolejna nowelizacja unijnego Pakietu Mobilności, który ma na celu poprawę warunków pracy kierowców we wszystkich państwach członkowskich Unii Europejskiej. Tym razem na tapetę wzięte zostały zasady prowadzenia ewidencji czasu pracy kierowców. Zdecydowano się m.in. na przedłużenie okresu przechowywania dokumentacji pracownika, a także na uszczegółowienie gromadzonych informacji.

Zgodnie z nowym brzmieniem art. 25 Ustawy z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców, przedsiębiorca, który zarządza firmą transportową, jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji czasu pracy dla każdego pracownika-kierowcy w formie papierowej lub elektronicznej. Ponadto musi on przechowywać powstałą dokumentację przez 10 lat od zakończenia okresu nią objętego. Zmiana ta jest znacząca, bowiem wydłuża konieczność przechowywania dokumentów aż o 7 lat – dotychczas przedmiotowy obowiązek trwał jedynie przez 3 lata. Należy jednak pamiętać, że jeżeli współpraca z kierowcą została zakończona przed 29 maja 2022 r., tj. przed dniem wejścia w życie niniejszej nowelizacji, ewidencję wystarczy przechowywać przez 3 lata. Ewidencję czasu pracy pracodawca zobowiązany jest każdorazowo udostępnić kierowcy na jego wniosek.

Nowe przepisy nakładają również na pracodawcę obowiązek zamieszczania w indywidualnych kartach ewidencji czasu pracy nowych informacji, co umożliwi dokładniejsze przedstawienie rzeczywistego czasu pracy kierowcy. Zgodnie z nowelizacją Pakietu Mobilności, pracodawca dla kierowców zatrudnionych na umowę o pracę będzie musiał przygotować szczegółową ewidencję, która w efekcie będzie porównywalna do klasycznej ewidencji pracowniczej. Indywidualna karta ewidencji będzie musiała zawierać informacje dotyczące:

• a) liczby przepracowanych godzin, a także tych przepracowanych w porze nocnej i nadliczbowych,
• b) godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy,
• c) dni wolnych od pracy z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,
• d) liczby godzin dyżuru (a także godzin jego rozpoczęcia i zakończenia, ze wskazaniem czy jest to dyżur pełniony w domu),
• e) rodzaju i wymiaru zwolnień od pracy,
• f) rodzaju i wymiaru innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy oraz
• g) wymiaru nieusprawiedliwionych nieobecności.

W stosunku do pracowników objętych zadaniowym czasem pracy oraz pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub ryczałt za porę nocną ewidencja godzin pracy nie jest wymagana.
Istotną kwestią pozostaje również prawidłowe określenie doby kierowcy. Jest ona tożsama z dobą pracowniczą określoną w kodeksie pracy i trwa 24 godziny od rozpoczęcia pracy, zgodnie z rozkładem pracy. Godziny świadczenia pracy ustalane są przez pracodawcę, a więc ponowne wykonywanie pracy w tej samej dobie pracowniczej nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych. Jednocześnie należy mieć na względzie, że doba ta nie pokrywa się z dobą kalendarzową, bowiem często obejmuje swoim zakresem dwa dni kalendarzowe, np. od godziny 14 w poniedziałek do godziny 14 we wtorek.

Do czasu pracy zalicza się wykonywanie wszelkich czynności, które związane są z przewozem drogowym, a więc prowadzenie pojazdu, jego załadunek i rozładunek, czy utrzymanie pojazdu w czystości. Do czasu pracy wliczana jest również 15-minutowa przerwa (jeżeli dobowy wymiar pracy przekracza 6 godzin), a także pozostawanie do dyspozycji pracodawcy, np. w czasie oczekiwania na załadunek towaru. Natomiast nie wlicza się do czasu pracy m.in. dyżuru, w czasie którego kierowca nie wykonywał pracy, i dobowego nieprzerwanego czasu odpoczynku.

Wprowadzone zmiany mają przełożyć się na wierne rejestrowanie rzeczywistego czasu pracy kierowców. Czy tak będzie? Trudno powiedzieć. Za to z pewnością przełożą się na więcej obowiązków dla pracodawców.

Adwokat Agnieszka Szczodra-Hajduk,
odpowiedzialna za Praktykę Prawa Pracy
w Hogan Lovells Warszawa

Adwokat Paulina Przewoźnik-Lewiński,
Praktyka Prawa Pracy
w Hogan Lovells Warszawa