Zapisy kar, czyli dyscyplinowanie zgodne z prawem

02 stycznia 2013

Samochody służbowe są jednym z najpowszechniejszych benefitów pracowniczych, których nieprawidłowa eksploatacja pociąga za sobą konieczność ponoszenia dodatkowych kosztów, a tym samym godzi w interes pracodawców. W związku z powyższym jednym z problemów, z którymi borykają się pracodawcy, jest wprowadzenie systemu zapewniającego odpowiedni nadzór, przekazywanie i prawidłowe użytkowanie powierzonych pracownikom aut firmowych.   Agnieszka Szczodra-Hajduk, adwokat, Hogan LovellsAnna Nowina-Witkowska, aplikant adwokacki, Hogan Lovells Na sukces prawidłowo funkcjonującej, a więc sprawnej i utrzymanej w dobrym stanie technicznym, floty samochodowej wpływa – w znacznym stopniu – sposób codziennego użytkowania aut służbowych przez indywidualnych użytkowników. Powszechnie wiadomo jednak, iż zdyscyplinowanie pracowników do prawidłowej eksploatacji samochodu służbowego stanowi dla pracodawców trudność i stały problem fleet managerów. Najprawdopodobniej dzieje się tak z dwóch powodów. Po pierwsze, pracownicy nie obawiają się żadnych negatywnych konsekwencji z tytułu swoich zaniedbań (przecież jest ubezpieczenie, które pokryje ewentualne koszty naprawy auta), a po drugie, nie są względem nich stosowane środki motywujące do odpowiedniej eksploatacji samochodu (brak perspektywy uzyskania jakiegokolwiek benefitu z tytułu prawidłowego użytkowania auta). W tym miejscu należy podkreślić, że pracownicy nie są wyłączeni z ponoszenia odpowiedzialności za szkody wyrządzone w samochodzie służbowym. Mogą oni bowiem zostać pociągnięci do odpowiedzialności, w tym materialnej, za własne zaniedbania. Może się tak stać, jeżeli (przykładowo): ubezpieczyciel odmawia wypłaty odszkodowania (zachodzą przesłanki umowne, wyłączające obowiązek ubezpieczyciela, np. kierowca spowodował wypadek będąc pod wpływem alkoholu lub na skutek nieprzestrzegania przepisów ruchu drogowego), ubezpieczenie nie obejmuje pełnej wysokości zaistniałej szkody (wówczas, w konkretnych sytuacjach, pracownik może zostać pociągnięty do odpowiedzialności materialnej w zakresie przekraczającym wartość ubezpieczenia), pracownik postępuje sprzecznie z postanowieniami umowy powierzenia samochodu służbowego, czym narusza obowiązki pracownicze. Efektywnemu funkcjonowaniu floty może więc pomóc wdrożenie środków dyscyplinujących, jak również motywujących pracowników do dbałości o samochody służbowe, a więc wpływających na minimalizację strat powstających w wyniku ich codziennej amortyzacji. Niniejszy artykuł jest poświęcony zagadnieniu stosowania w firmie systemu kar i nagród jako jednego ze środków dyscyplinujących i motywujących pracowników do bezpiecznej jazdy, codziennej dbałości o powierzone im auto służbowe, a w konsekwencji wpływających na minimalizację stopnia szkodowości w firmie. W ramach niniejszego artykułu, w szczególności:przybliżone zostanie zagadnienie zapisów kar finansowych i ich prawnej dopuszczalności,przedstawione zostaną inne – prawnie dopuszczalne – sposoby dyscyplinowania pracowników, a przede wszystkim sugerowane sposoby na konstruktywne, pozytywne motywowanie pracowników do bezpiecznej jazdy i odpowiedniej opieki nad powierzonym autem służbowym. Rodzaje kar dopuszczalnych przez KPKodeks pracy przewiduje możliwość nakładania na pracowników kar w ramach ponoszonej przez nich odpowiedzialności porządkowej. KP wskazuje również rodzaje kar, które można względem nich stosować za nieprzestrzeganie odpowiednich przepisów prawa pracy.Zgodnie z KP, w zależności od rodzaju naruszenia, pracodawca może nałożyć na pracownika karę upomnienia, nagany bądź karę pieniężną. Zarówno rodzaje kar, jak i przesłanki ich stosowania są określone w sposób wyczerpujący, tj. pracodawca nie może stosować ww. kar w sytuacjach odmiennych niż te przewidziane w KP, jak również nakładać kar innych rodzajowo. Nie może też wymierzać kar w wyższej niż określona prawem wysokości.Karą upomnienia i nagany zagrożone jest nieprzestrzeganie przez pracownika: ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy, przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy, przepisów przeciwpożarowych, a także przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności.Z kolei kara pieniężna może być nałożona w razie: nieprzestrzegania przez pracownika przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy lub przepisów przeciwpożarowych, opuszczenia pracy bez usprawiedliwienia, stawienia się do pracy w stanie nietrzeźwości lub spożywania alkoholu w czasie pracy.Należy również pamiętać, że nie jest dozwolone łączenie kar, a tym samym wymierzanie łącznej kary, np. upomnienia i grzywny za to samo przewinienie pracownika. I nagrody... wyróżnienia...Pracownikowi, w zamian za: wzorowe wypełnianie swoich obowiązków, przejawianie inicjatywy w pracy i podnoszenie jej wydajności oraz jakości, jak i przyczynianie się do wykonywania zadań pracodawcy, mogą być przyznawane nagrody i wyróżnienia.Nagroda jest świadczeniem pieniężnym lub rzeczowym, przyznawanym pracownikowi przez pracodawcę według jego uznania. KP nie reguluje ani rodzaju nagród, ani ich dopuszczalnej wysokości (w razie nagrody pieniężnej). Pracodawca ma zagwarantowaną swobodę w tym zakresie. Jedyne ograniczenie uznaniowości pracodawcy wynika z ogólnych zasad prawa pracy, które nakładają na niego obowiązek stosowania obiektywnych i sprawiedliwych kryteriów oceny pracowników/wyników pracy, jak również przestrzeganie zasady równego traktowania oraz niedyskryminacji pracowników. Zapisy kar finansowych kontrowersyjne w świetle KPWyłączną karą finansową, jaką pracodawca może nałożyć na pracownika, jest w świetle KP wspomniana wyżej porządkowa kara pieniężna. Za jedno przewinienie pracodawca nie może jednak wymierzyć kary pieniężnej wyższej niż jednodniowe wynagrodzenie pracownika, a jeżeli w danym miesiącu doszło do kilku naruszeń, łączne kary nie mogą przewyższać dziesiątej części miesięcznego wynagrodzenia pracownika.Niewspółmierność wysokości kar porządkowych do wartości samochodu służbowego sprawia, że kary te nie są skutecznym narzędziem dyscyplinującym pracowników do dbania o samochody służbowe. Czy zatem pracodawca może wprowadzić w wewnętrznych regulaminach dodatkowe kary finansowe za wyrządzenie szkody w mieniu pracodawcy? Np. karę finansową za spowodowanie szkody w samochodzie służbowym, określoną w stałej kwocie lub stopniowaną wraz ze wzrostem szkodowości, lub też karę finansową za zniszczenia nakładaną przy zdaniu pojazdu? Niestety, wprowadzenie takich dodatkowych kar finansowych określonych kwotowo lub procentowo, niezależnie od rozmiaru wyrządzonej szkody i jej likwidacji przez ubezpieczyciela, jest niedozwolone. Przepisy KP regulują kwestie kar pieniężnych w sposób wyczerpujący i z uwagi na ochronę wynagrodzenia pracownika pracodawca nie może wprowadzać kar pieniężnych innych niż przewidziana w KP kara porządkowa w maksymalnej wysokości jednodniowego wynagrodzenia pracownika. Jak zatem dyscyplinować pracowników zgodnie z prawem?Aby zapewnić prawidłowe użytkowanie samochodów służbowych, najlepiej wprowadzić w firmie kompleksowy system obejmujący zarówno środki dyscyplinujące i motywujące pracowników do dbania o mienie służbowe, jak również zabezpieczające przyszłe roszczenia pracodawcy. Środki dyscyplinujące pracownikówSkoro poza porządkową karą pieniężną z KP pracodawcy nie mogą obciążać pracowników dodatkowymi karami finansowymi, pracodawcy mogą sięgnąć po inne środki dyscyplinujące pracowników. Wprowadzony system kar może, przykładowo, przewidywać następujące sankcje:finansowa w postaci naprawienia przez pracownika szkody w wysokości udziału własnego pracodawcy lub kwoty franszyzy określonej w umowie ubezpieczenia. Z uwagi na to, że użytkownik auta służbowego (powierzonego mienia) odpowiada względem pracodawcy do pełnej wysokości poniesionej przez niego szkody, dopuszczalne jest obciążenie go kwotą udziału własnego pracodawcy lub kwotą franszyzy, o ile w danym przypadku odpowiedzialność pracownika za spowodowanie danej szkody nie jest wyłączona (np. z powodu niezabezpieczenia samochodu przez pracodawcę lub uszkodzenia samochodu w wyniku nagłych i nieprzewidzianych zdarzeń),utrata prawa do użytkowania samochodu służbowego,zakaz korzystania z samochodu w celach prywatnych,zawężenie kręgu osób uprawnionych do korzystania z samochodu służbowego (np. wyłączenie małżonka),zmiana auta na niższy model,montaż GPS-u.Jedną z najbardziej dyscyplinujących sankcji może być uzależnienie prawa pracownika (posiadającego samochód służbowy) do otrzymania premii regulaminowej od spełnienia warunku braku szkodowości. Środki motywujące pracownikówO ile zakres kar, które może stosować pracodawca względem pracowników, jest ograniczony przepisami KP, to ma on pełną swobodę przy określeniu stosowanych względem nich nagród. Zapewnienie pracownikowi prawa do nagrody z pewnością stanowi środek najbardziej konstruktywny i motywujący do odpowiedniego zachowania.Nagrody mogą być przyznawane m.in. w formie:prawa pierwokupu przy odsprzedaży auta (stanowi jednocześnie czynnik motywujący do dbałości o jego stan),zmiany auta na wyższy model,prawa wyboru samochodu służbowego,nagrody rzeczowej z tytułu zajęcia konkretnego miejsca w rankingu bezwypadkowych kierowców,prawa do korzystania z samochodu służbowego prywatnie (po godzinach pracy) również przez członków rodziny. Zabezpieczenie przyszłych roszczeń pracodawcyPrzewidując problemy, jakie mogą pojawić się w przyszłości, pracodawca może – prewencyjnie – zadbać o zabezpieczenie swoich roszczeń w formie weksla. Umożliwia to przyśpieszenie i ułatwienie ewentualnego postępowania przed sądem.Zabezpieczenie wekslowe jest jednoznacznie dopuszczalne przez orzecznictwo sądowe: „przepisy KP nie wyłączają możliwości wekslowego zabezpieczenia roszczeń pracodawcy w stosunku do swoich pracowników o naprawienie szkody powstałej w mieniu powierzonym" (IV PRN 6/81).Ponadto, pracodawca powinien pamiętać o zawieraniu z pracownikami umowy powierzenia mienia (auta służbowego). Co prawda zawieranie tego typu umowy nie jest wymagane prawem, to jednak ułatwia dochodzenie ewentualnych roszczeń ze strony pracodawcy. Właśnie w tego typu umowie można bowiem określić zasady korzystania z auta, których obowiązek przestrzegania bezpośrednio wpływa na minimalizację negatywnych skutków jego amortyzacji. W umowie można, przykładowo, określić dozwolony przebieg pojazdu, zasady dbałości o wnętrze, rodzaj wymaganego paliwa, oleju, częstotliwość serwisów. Można również zakazać palenia tytoniu czy też zobowiązać do parkowania jedynie w miejscach strzeżonych. PodsumowanieZakres kar porządkowych, które mogą być nałożone na pracownika, określa KP. Karą finansową może być jedynie porządkowa kara pieniężna, której wysokość i przesłanki stosowania są określone prawem. Pracodawca może bezpiecznie wprowadzać kary, które nie wiążą się z dolegliwością finansową pracownika i nie naruszają uprawnień pracowniczych wynikających z KP. Motywacja pracowników może opierać się na gwarantowanych nagrodach, których charakter może określić pracodawca w sposób zupełnie dowolny. Poza systemem kar i nagród istnieje szereg dodatkowych środków dyscyplinujących i zarazem motywujących pracowników do codziennej dbałości o samochód służbowy. Bez względu jednak na wybrany przez pracodawcę sposób wpływania na pracowników, konsekwencja w egzekwowaniu obowiązujących u pracodawcy zasad (w tym zasadne pociąganie pracowników do odpowiedzialności oraz ich rzeczywiste nagradzanie) zagwarantuje pracodawcy sukces w zarządzaniu flotą i zminimalizuje szkodowość w firmie.