Akademia Fleet Managera odc. 3 "Kup Pan Auto"

13 marca 2010

Jeżeli już wiemy ile potrzebujemy samochodów, wiemy jakich, to trzeba się zastanowić, u kogo je kupić. Możliwości jest wiele, od dilera, przez importera, aż po sprowadzenie z centrali koncernu.

Na czym się skupić, od czego zacząć i jakie kryteria przyjąć szukając samochodów do firmy i u kogo kupić auta firmowe?

Przed rozpoczęciem poszukiwania i wyboru marki samochodów służbowych każdy Fleet Manager w pierwszej kolejności powinien ustalić dla kogo i do jakich potrzeb pojazdy będą oddane w użytkowanie. Kolejnym krokiem jest ustalenie uwarunkowań finansowych firmy.

W tym kierunku powinien dokonać analizy formy pozyskania floty spośród dostępnych form finansowania:

kredyt

leasing

wynajem długoterminowy – Full Service Leasing

zakup gotówkowy

Następnie ważny jest odpowiedni dobór samochodów z punktu widzenia późniejszej eksploatacji, zwracając uwagę na:

koszt zakupu pojazdu

planowane wartości rezydualne pojazdów (wartość odsprzedaży po okresie eksploatacji)

planowane przebiegi

planowany okres eksploatacji pojazdów

koszty serwisowe

awaryjność pojazdów

parametry spalania

prestiż marki

Dokonują wyboru samochodu musimy jeszcze podjąć decyzję, jaki silnik wybrać. Zdecydować się na silnik zasilany benzyną, LPG czy też może droższy, ale za to oszczędniejszy silnik diesla. Różnice w zakupie pomiędzy silnikiem wysokoprężnym, a benzynowym są bardzo duże. Jeżeli więc zakładamy, że nasza flota pojazdów nie będzie zbyt dużo jeździła, to wybór jest prosty – silnik benzynowy. Jednakże jeżeli planujemy duże przebiegi to wybór nie jest już tak oczywisty.

Koszty eksploatacji pojazdów zasilanych benzyną ze względu na wyższe spalanie są dość wysokie. W takim przypadku wybór wydaje się również prosty – silniki diesla. Niestety nie jest to takie proste. Musimy pamiętać o tym, że wraz ze wzrostem planowanych przebiegów na niekorzyść diesla przemawia możliwe uszkodzenie turbosprężarki czy też koła dwu masowego, które są potencjalnymi źródłami dodatkowych i to bardzo wysokich kosztów. Tak więc, gdy planujemy przebiegi w okolicach 200 tys. km, to należy się liczyć z koniecznością naprawy tych elementów. Jeżeli więc silniki benzynowe są paliwożerne, a diesla mogą generować duże koszty związane z naprawą turbo lub koła dwu masowego, to wydawało by się że złotym środkiem będą silniki zasilane LPG. Niestety tu też kryją się pewne dodatkowe koszty. Pierwszym kosztem jest montaż instalacji LPG. Koszt dobrej instalacji to średnio wydatek od 4 500 zł. Ponadto dochodzą nam zwiększone koszty eksploatacyjne pojazdów, związane z dodatkowymi przeglądami okresowymi, a także koszty częstszych i droższych badań technicznych.

Dodatkowo niektóre marki wyposażają swoje silniki w układy zasilania wtryskiem bezpośrednim paliwa, a to już uniemożliwia nam montaż instalacji LPG. W przypadku instalacji LPG należy również wystrzegać się montażu w stacjach nie będących autoryzowanymi stacjami danej marki lub też chociażby podwykonawcami. Montaż LPG wiąże się z ingerencją w układ zasilania silnika i montaż poza ASO spowodować może nie tylko utratę gwarancji pojazdu, ale również uszkodzenie samego silnika - zwłaszcza jego głowicy. Koszt naprawy czy też wymiany poszczególnych elementów silnika, to kwota przekraczająca nawet 10 000 zł, dlatego odradzam praktykę montażu LPG poza ASO.

Po dokonaniu analizy i wyboru pojazdów, może się okazać, że staniemy przed następnym wyborem, ponieważ spośród wszystkich producentów pojazdów wybraliśmy 2 – 3 marki. Czy szukać jednej marki oferującej pojazdy w kilku segmentach i przy tym zostać, czy lepiej zdywersyfikować to na dwie marki? W celu podjęcia prawidłowej decyzji musimy wpierw rozpatrzeć kilka aspektów.

Pierwszy to fakt, że decydując się na kilka marek pojazdów we flocie musimy negocjować z każdym z dealerów / importerów z osobna.

Drugi to fakt, że decydując się na kilka marek, musimy również zmienić planowane wolumeny zakupowe i podzielić naszą flotę pomiędzy wybrane marki, co może spowodować obniżenie naszej siły przetargowej z dealerem / importerem, czego efektem może być zaproponowany przez dostawcę pojazdów znacznie niższy rabat zakupowy. To znów odbija się na kosztach pojazdów.

Trzeci to fakt, że decydując się na jedną markę pojazdów fleet manager ma duże ułatwienie. Powód, to łatwość koordynacji działań operacyjnych przy zarządzaniu flotą. Wszystkie przeglądy, naprawy, zakupy odbywają się w sieci jednego importera na ustalonych rabatach.

Niejednokrotnie może się okazać, że informując dealera / importera o zamiarach dywersyfikacji floty na kilka marek, możemy uzyskać większe rabaty niż mamy w danej chwili. Obecnie w dobie kryzysu jaki dotknął bardzo mocno rynek motoryzacyjny, wszyscy importerzy, a właściwie to bardziej dealerzy danych marek, przy dużych flotach prześcigają się w tym, aby klient w chwili dopuszczenia kolejnej marki pojazdów jednak kupował pojazdy nadal u dotychczasowego dealera.

Tym sposobem udzieliliśmy sobie również odpowiedzi na nurtujące nas pytanie - Czy po samochody udać się do dilera, czy od razu centrali? Musimy wiedzieć jedno, a mianowicie to, że żaden dealer nie udzieli nam bez konsultacji z importerem rabatów flotowych. Dealer zawsze musi się zwrócić do importera. Ale to dealerowi będzie zależało na tym, abyśmy nie poszli do innego dealera tej samej czy też innej marki. To dealer będzie naciskał na swoją centralę aby uzyskać dla nas jak najlepsze warunki zakupowe, bo będzie się obawiał tego, że możemy pójść gdzie indziej. Dla importera jesteśmy jedną z wielu firm, a dla dealera? Dla dealera jesteśmy bardzo ważni. Jeżeli tak nie jest – to czym prędzej idźmy do innego dealera. Jeżeli chcemy wycisnąć jak najwięcej, to na pewno więcej wskóramy idąc do dealera niż bezpośrednio do centrali danej marki. Dodatkowo to od dealera możemy uzyskać dodatkowe rabaty np. na doposażenie pojazdów, to od dealera możemy uzyskać dodatkowe usługi posprzedażne w gratisie lub za symboliczną opłatą typu np. door to door, samochód zastępczy czy też wydanie nowych pojazdów w siedzibie naszej firmy.

Mając już wiedzę o rabatach możemy się zastanowić nad tym, czy lepiej kupić słabiej wyposażone samochody wyższego segmentu, czy też lepiej wyposażone, ale segmentu niższego? I tu znów musimy ustalić sobie priorytety i dokonać szybkiej analizy. Jak często nasz handlowiec będzie miał kontakt z klientami? Jacy to będą klienci? Jak duże przebiegi może robić samochód? Czy będzie jeździł po mieście czy też w dalekich trasach? Czy przypadkiem klient do którego nasz handlowiec się właśnie udał, nie będzie się źle czuł, że nasz przedstawiciel podjechał do niego lepszym samochodem niż on sam ma. A może wręcz przeciwnie? Dodatkowo dobrze jest zapytać sprzedawcę pojazdów, jak przedstawia się wartość rezydualna danego modelu?

Odpowiedź na powyższe pytania pozwoli nam na dokonanie wyboru. Jedno jest pewne – zawsze stawiajmy na bezpieczeństwo naszych pracowników i wybierajmy samochód,y które są samochodami bezpiecznymi. Kupujmy lepiej słabsze silniki, ale zwiększajmy pakiet bezpieczeństwa. Mówiąc o bezpieczeństwie mam na myśli chociażby dodatkowe poduszki powietrzne, klimatyzację w samochodzie, systemy kontroli trakcji, halogeny przeciwmgielne. Jeżeli nasz pracownik spędza w samochodzie cały swój czas pracy i tam ma swoje biuro, to dajmy mu godne warunki do tej pracy. Nie chciałbym spotkać takiego handlowca, który latem w samochodzie bez klimatyzacji w 30 stopniowym upale jeździ już szóstą godzinę od klienta do klienta.

Mariusz Korcz, Toyota W&J Wiśniewski

Pierwszą ważną decyzją dla młodego fleet managera jest wybór odpowiedniego samochodu do swojej firmy. Wybór samochodu ma kluczowe znaczenie w dalszym zarządzaniu flotą samochodową. Kolejną ważną sprawą jest wybór finansowania zakupu samochodów.

Wybór odpowiedniego samochodu do floty, powinien być wynikiem wnikliwej analizy charakteru pracy przyszłych użytkowników samochodów. Innego samochodu będziemy poszukiwać dla przedstawicieli handlowych w branży FMCG, a innego dla pracowników, których samochód jest dodatkowym uposażeniem. Dlatego, bardzo ważną rolę odgrywa ścisła współpraca z działem personalnym, odpowiedzialnym za politykę wynagrodzeń. Ważne jest, co moi koledzy pisali w poprzednich odcinkach Akademii, aby przed uruchomieniem procesu zakupowego powstała Polityka Samochodowa zatwierdzona przez właściciela bądź zarząd firmy. Dokument nadrzędny, w którym powinny być zawarte przede wszystkim informację:

Kategoria samochodów służbowych – marka, model i dokładne wyposażenie,

Informacja o zasadach użytkowania samochodu do celów prywatnych,

Odpowiedzialność materialna za powierzone mienie,

Zasady wymiany samochodów (czas /ilość kilometrów),

Ew. zasady wykupu samochodu przez pracownika.

Do istniejącej Polityki Samochodowej powinny zostać przygotowane instrukcję operacyjne dotyczące:

Serwisowania samochodów służbowych – po jakim przebiegu/okresie użytkownik musi wykonać przegląd okresowy, w jakich warsztatach i w jaki sposób może umówić się na przegląd/naprawę samochodu,

Postępowania w trakcie kolizji/wypadku drogowego, likwidacji szkody komunikacyjnej.

Posiadanie polityki i procedur zawsze ułatwia pracę, tym bardziej młodemu fleet managerowi, a przede wszystkim użytkownikom samochodu. Przed odebraniem samochodu, każdy użytkownik musi zostać zapoznany z polityką i instrukcjami oraz potwierdzić ich znajomość w stosowanym oświadczeniu. Dopiero tak przygotowany fleet manager może zacząć myśleć o wyborze samochodu. Wybór powinien być wynikiem analizy:

Kosztów zakup,

Raportów niezawodności,

Kosztów serwisowania,

Wyposażenia samochodu,

Wartości rezydualnej.

Fleet manager powinien wziąć także pod uwagę fakt, że coraz częściej w Polce pracownicy przy wyborze pracy kierują się informacją, czy mogą liczyć na samochód służbowy wykorzystywany w celach prywatnych, a także zwracają uwagę na rodzaj samochodu. Przy zakupie kilkunastu samochodów warto zaprosić na rozmowę pracowników centrali koncernów samochodowych. Rozmowy z centralą zawsze pociągają za sobą możliwość uzyskania dodatkowego wsparcia flotowego – niektórzy dealerzy samochodowi zapominają wspomnieć klientowi, że zakup kilku samochodów jest traktowany jako zakup flotowy. Proponują jedynie rabaty zbliżone do rabatów dla klienta indywidualnego. Negocjację z centralą dają także możliwość otrzymania dodatkowych benefitów, np. sfinansowania szkoły bezpiecznej jazdy. Wspólny wybór dealera prowadzącego, realizującego kontrakt, jest również bardzo ważny. Czasami warto dać szansę mniejszemu dealerstwu, ponieważ dla dealera, który realizuje kontrakty na sprzedaż kilkuset samochodów w ciągu roku, kilkanaście samochodów nie robi dużego wrażenia. Nierzadko z własnej marży dealer finansuje zakup opon zimowych, czy montaż zestawu głośnomówiącego.

Szczególnie ważną rolę dealer prowadzący odgrywa w momencie, kiedy większość samochodów będzie poruszać się na terenie jednego województwa. Łatwo wtedy zmusić kierowców do wykonywania przeglądów okresowych w tylko jednym serwisie. Oprócz realizacji kontraktu, dealer otrzymuje także stałą współprace w zakresie serwisów i napraw samochodów służbowych. Wynegocjowanie korzystnych stawek za przeglądy i naprawy nie powinno przysporzyć fleet managerowi żadnego kłopotu.

Jeżeli samochody poruszają się po całym kraju, warto zastanowić się nad możliwością serwisowania samochodów za pośrednictwem np. sieci Inter Cars, czy Polskiego Serwisu Floty. Dyrektywa GVO pozwala na wykonywanie przeglądów okresowych i napraw poza ASO. Oczywiście taką decyzje fleet manager może podjąć po wnikliwej analizie kosztów serwisowych danej marki.

Nowoczesny manager floty w swojej decyzji wyboru samochodu bierze pod uwagę wiele czynników. Dawniej nikt nie koncentrował się np. na ekologii. W tym momencie coraz więcej korporacji w swoich globalnych politykach samochodowych zwraca uwagę na ten aspekt. Koncerny samochodowe proponują do flot samochody z obniżoną emisją CO2. Również z zakresu bezpieczeństwa zmienił się standard wyposażenia. Cztery poduszki powietrzne, ABS, wspomaganie kierownicy, elektryczne lusterka i szyby, centralny zamek i klimatyzacja to niezbędne minimum. Warto zwrócić także uwagę na halogeny i sterowanie radia z kierownicy. Prognozuje, że do dwóch lat ESP stanie się elementem wyposażenia standardowego. Efektywność użytkowników samochodów zależy m.in. od zadowolenia z użytkowania samochodów. Efektywność jest więc ściśle powiązana z trafnością wyboru samochodu do parku flotowego firmy.

Przed samym zakupem samochodów, fleet manager powinien zwrócić uwagę na powstanie polityki samochodowej, instrukcji operacyjnych, oraz podpisanie umowy z dealerem prowadzącym.

Wojciech Regucki, kierownik ds. zarządzania flotami Tesco Polska

Stało się. Młody fleet manager ma szansę zdobyć kilka punktów u swoich zwierzchników i wykazać się przy projekcie związanym ze zwiększeniem bądź budową taboru o kilkanaście nowych samochodów służbowych. Pierwsze, o czym powinien w takiej sytuacji pamiętać to fakt, iż pomimo decyzji o konieczności wydania ustalonych nakładów finansowych, jego przełożeni na pewno będą zwracać uwagę na tzw. cyferki. Słowo – wytrych, oznaczające przede wszystkim relację spodziewanych korzyści do poniesionych kosztów.

Co zatem robić kiedy wiemy już, że zarząd określił politykę firmy, w ramach której całość taboru będzie stanowiła własność firmy, a właśnie nam powierzono zadanie zakupu nowych samochodów? Zacznijmy więc od określenia przedmiotu naszego zainteresowania tj. rodzaju samochodów (osobowe, dostawcze itp.). Jeżeli znamy już rodzaj pojazdów będących w kręgu naszych zainteresowań, należy określić jak najbardziej szczegółową charakterystykę sposobu i zakresu wykorzystania tych pojazdów. Kto będzie ich używał, do czego, jak bardzo intensywnie, czy nasz park maszyn będzie rozproszony czy zlokalizowany centralnie, jaki planujemy okres wymiany, jakie powinno być wyposażenie itd. Wszelkie informacje są ważne, ponieważ będą miały przełożenie na późniejszy wybór marki i dostawcy, zarówno aut, usług serwisowych jak i części zamiennych.

Wiedząc już co, możemy zacząć zastanawiać się - gdzie. Diler, czy producent (importer)? Nie stracimy nic, prosząc o ofertę obydwie strony, aczkolwiek musimy pamiętać o kilku sprawach:

Producent nie zapewni nam obsługi serwisowej – w tym zakresie decydować będzie przede wszystkim lokalizacja firmy, stopień rozproszenia taboru itp. a w konsekwencji nawiązanie przez nas dobrych relacji z wybranymi ASO i / lub warsztatami niezależnymi.

Diler nie będzie w stanie dać nam tak dobrych warunków sprzedaży samochodów, jakie możemy wynegocjować u producenta. Producent może chcieć narzucić nam wybranego dilera lub też piętrzyć trudności związane z dywersyfikacją usług oferowanych bądź świadczonych już przez wskazanego przez siebie dilera, obsługa serwisowa samochodów nowych nie musi być robiona w ASO, choć związane jest to często z ryzykiem trudnego i długotrwałego dochodzenia swoich praw określonych rozporządzeniem GVO.

Posługując się przenośnią, można by powiedzieć, że łatwe i proste rozwiązania są na lekcjach matematyki w szkole podstawowej. Tam zawsze dwa plus dwa daje cztery. Jeżeli więc chcemy, aby nasze działania były równie proste i zawsze dawały pewny rezultat, konieczne jest precyzyjne przygotowanie elementów składowych. W takim przypadku wynikiem zawsze będzie sukces.

Adam Legutowski, fleet manager PKO BP

My zawsze proponujemy klientom kontakt z wybraną przez nich stacją. Jako importer nie prowadzimy sprzedaży bezpośredniej. Nie jesteśmy do tego przygotowani, w przeciwieństwie do naszych dealerów. Staramy się, by pracownicy stacji byli najlepiej jak to możliwe przygotowani do obsługi klientów biznesowych. By wiedzieli, co dla takich klientów jest najważniejsze i by potrafili przedstawić im przewagi konkurencyjne naszej marki. Dealerzy dysponują wszystkimi niezbędnymi narzędziami do obsługi klienta biznesowego: od samochodów testowych, poprzez wiedzę na temat kosztów serwisowania czy przewidywania wartości samochodów za kilka lat, gdy będą sprzedawane. Dodatkowo bezpośredni kontakt z lokalnym dealerem może zaowocować lepszym dopasowaniem oferty, dostosowanej do specyfiki klienta i jego potrzeb.

Hubert Stanczyk, kierownik sprzedaży korporacyjnej Toyota Motor Poland

Najlepszym sposobem na znalezienie najkorzystniejszej ceny na zakup nowego samochodu, jest skorzystanie z know-how firmy oferującej kompleksowe usługi Car Fleet Management. Wynika to z faktu, iż dla firmy CFM cena pojazdu jest jednym z najważniejszych obszarów, świadczących o jej konkurencyjności na rynku wynajmu, jak i wobec innych form finansowania. Przedsiębiorstwa te stale śledzą rynek i mają najlepszą wiedzę na jakie rabaty dany klient może liczyć, jak wynegocjować minimalną marżę dealera oraz jakie powinny być ceny innych elementów w jakie wyposażamy nowy samochód.

Taki sposób prowadzenia floty jest optymalnym rozwiązaniem, zarówno dla dużych korporacji jak i przedsiębiorstw sektora MŚP posiadających nawet jeden pojazd.. Nabywanie samochodów bezpośrednio u importera jest rzadkim zjawiskiem i występuje głównie w przypadku dużych korporacji, które mają ustalony maksymalny poziom rabatów, ale w momencie zamówienia aut nie są jeszcze zdecydowani, u którego dealera będą chcieli odebrać auta. Dla mniejszych firm zamawianie samochodów bezpośrednio u importera jest niezasadne, gdyż często importerzy podchodzą do takich zamówień bardzo ostrożnie, bowiem nie chcą być posądzeni przez dealerów o podbieranie klientów bądź promowanie któregoś z dealerów w przypadku, gdy importer nie może sam wydać pojazdów.

Daniel Trzaskowski, dyrektor departamentu zarządzania flotą, Bankowy Leasing

Klient, który szuka floty (ew. chce wymienić już posiadaną) obiera zazwyczaj dwie drogi. Szuka sam i za pośrednictwem firmy finasującej. W przypadku koncernów samochodowych, które prowadzą politykę flotową w całej swojej sieci, nie ma to znaczenia, czy firma zgłosi się do centrali czy do dealera. Zazwyczaj dealer i tak w porozumieniu z centralą przygotowuje ofertę (nie tylko cenową na zakup samochodów, ale również na obsługę serwisową). To jest pierwszy etap.
Taką ofertę (najlepszą lub np. 3 wybrane) klient może przekazać do firm CFM, które powinny przygotować ofertę na wynajem.
Spotykamy się również z sytuacją, gdy CFM zgłasza się sam po ofertę dla klienta finalnego. Wtedy klient otrzymuje już ofertę na wynajem na wybrane marki samochodów.
Każda droga pozyskania Klienta jest dobra, jeśli prowadzi do najważniejszego celu, czyli do sprzedaży. Najistotniejszy jest jednak kontakt z klientem, budowanie relacji, czyli to wszystko czym jest sprzedaż B2B, ale to już kolejny temat.

Magdalena Cebrat, kierownik działu sprzedaży flotowej Iberia Motor Company