Rewolucja w fakturach. Co to oznacza dla przedsiębiorców?
Od pierwszego lutego, a dla innych od 1 kwietnia 2026 r. w Polsce zaczyna obowiązywać nowy system wystawiania faktur. Każdy przedsiębiorca będzie musiał wystawiać dokumenty sprzedaży w Krajowym Systemie e-Faktur.
Co to jest KSeF?
Krajowy System e-Faktur to jak wynika z nowych przepisów system służący do wystawiania, przesyłania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Od 1 lutego 2026 r. KSeF obejmuje etapami wszystkich przedsiębiorców oraz wystawiających faktury w Polsce. Wdrożenie KSeF służy cyfryzacji procesów fakturowania oraz księgowania faktur.
Jak korzystać z KSeF?
Możesz korzystać z KSeF przy użyciu:
- programów finansowo-księgowych, o ile są zintegrowane z KSeF (integracja przez API),
- bezpłatnych narzędzi Ministerstwa Finansów, dostępnych na stronie ksef.podatki.gov.pl tj.
- dostępnej online Aplikacji Podatnika KSeF (umożliwiającej korzystanie z systemu, zarządzanie uprawnieniami, tokenami i docelowo również certyfikatami KSeF, podgląd faktur oraz pobranie UPO);
- aplikacji Mobilnej KSeF (zapewniającej wygodne i szybkie wystawianie i odbieranie faktur w systemie przy użyciu smartfona, podgląd faktur oraz utworzenie wersji roboczej faktury)
Z KSeF można też korzystać przez e-mikrofirmę dostępną w e-Urzędzie Skarbowym. Dzięki powiązaniu istniejącego konta z KSeF podatnik może wystawiać i odbierać faktury w systemie oraz przenosić je bezpośrednio do ewidencji VAT, bez konieczności ręcznego przepisywania danych.
Od kiedy trzeba wystawiać faktury w KSeF?
Obowiązek wystawiania faktur w KSeF wejdzie etapami:
- od 1 lutego 2026 r. dla firm, które w 2024 r. miały sprzedaż powyżej 200 mln zł (z VAT),
- od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych.
Dodatkowo do 31 grudnia 2026 r. można jeszcze wystawiać faktury poza KSeF (papierowe lub elektroniczne), jeśli w danym miesiącu suma sprzedaży z VAT na takich fakturach nie przekroczy 10 000 zł. To ułatwienie ma pomóc w sprawnym przejściu na nowy system.
A co jeśli nie mam internetu?
Jak czytamy w komunikacie i przewodniku na temat nowego systemu, internet jest niezbędny do wystawiania faktur w KSeF. W przypadku niekorzystania z internetu jedną z opcji jest nadanie uprawnień innej osobie do wystawiania faktur np. pracownikowi biura rachunkowego. Obowiązek korzystania z KSeF został odroczony do lutego 2026 r. m.in. w celu stworzenia zaplecza technicznego pozwalającego na korzystanie z KSeF.
A kiedy trzeba fakturę wystawić i wysłać do systemu?
Jeśli wystawiasz fakturę w trybie online, musi być wysłana do KSeF jeszcze tego samego dnia. Jeżeli zrobisz to dopiero następnego dnia, system potraktuje ją jako fakturę wystawioną w trybie offline24.
Mała wielka zmiana
Obowiązkowy KSeF dla branży TSL oznacza więcej niż tylko zmianę sposobu wystawiania faktur. Firmy logistyczne staną przed koniecznością weryfikacji kontrahentów, reorganizacji obiegu dokumentów i dostosowania procesów operacyjnych.
Doradca podatkowy Monika Piątkowska wyjaśnia, na co szczególnie powinni przygotować się menedżerowie i właściciele firm transportowych.
Branża transportu, spedycji i logistyki charakteryzuje się rozproszonym łańcuchem kontrahentów – w tym wieloma współpracującymi firmami zagranicznymi. To sprawia, że wdrożenie KSeF będzie tu szczególnie wymagające.
Choć KSeF opiera się na jednolitych zasadach, jego działanie w praktyce wygląda inaczej w każdej branży. Firmy logistyczne funkcjonują w wyjątkowo złożonych ekosystemach, dlatego skala zmian będzie tu znacznie większa – wyjaśnia Monika Piątkowska, doradca podatkowy fillup.pl i e-pity.pl.
Weryfikacja kontrahentów – nowe codzienne zadanie
W transporcie i spedycji współpraca z zagranicą jest normą, a to oznacza dodatkowe obowiązki. Podmioty zagraniczne bez siedziby lub stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce nie podlegają KSeF.
Przedsiębiorcy będą musieli każdorazowo sprawdzać, czy dany kontrahent korzysta z KSeF. Od tego zależy sposób wystawienia, przekazania i otrzymania faktury, a błędna kwalifikacja może sparaliżować obieg dokumentów – podkreśla Monika Piątkowska.
To szczególnie ważne w firmach, które obsługują codziennie setki zleceń, przewozów i podwykonawców – zarówno krajowych, jak i zagranicznych.
Brak załączników wydłuży procesy weryfikacyjne
Dla branży TSL załączniki – potwierdzenia przewozu, listy przewozowe, dokumenty magazynowe, raporty GPS – są najczęściej dodawane do faktury. Tymczasem KSeF ich nie obsługuje. To spore utrudnienie, ponieważ dokumenty dołączane do faktury będą musiały być dostarczane w inny sposób, a następnie łącznie już z fakturą weryfikowane pod kątem prawidłowości.
Faktura trafiająca do KSeF będzie oddzielona od całej dokumentacji towarzyszącej, która musi trafić do odbiorcy innymi kanałami. A to niestety wydłuży proces weryfikacji – mówi Monika Piątkowska.
KSeF – prosty system, wymagające wdrożenie
Sam mechanizm wystawiania e-faktur nie jest skomplikowany, ale to skala i różnorodność działalności firm logistycznych powoduje, że wdrożenie będzie dla nich wyzwaniem.
Firmy z branży TSL codziennie generują i otrzymują ogromną liczbę dokumentów. To czyni ich procesy podatne na opóźnienia, a każde dodatkowe utrudnienie – jak brak załączników czy konieczność weryfikacji kontrahenta – ma realny wpływ na operacje – zaznacza ekspertka.
Podsumowanie
Branża logistyczna musi przygotować się na reorganizację obiegu dokumentów, ścisłą kontrolę kontrahentów i dostosowanie systemów informatycznych. KSeF może przynieść większą automatyzację i uporządkowanie procesów, ale wymaga zmiany codziennej pracy wielu zespołów.
Szanowni Państwo,