Koniec tradycyjnych faktur na stacjach benzynowych. KSEF zmieni wszystko

Juliusz Szalek

16 stycznia 2026

Choć KSeF w pierwszym terminie staje się obowiązkowy dla największych podmiotów, to już od 1 lutego wpłynie na wszystkich. Bo czym innym są tu firmy, które faktury wystawiają, a czym innym, które je odbierają.

KSeF to Krajowym Systemie e-Faktur. Państwo chcąc uszczelnić system fiskalny, narzuciło przedsiębiorcom obowiązek wystawiania ustandaryzowanych faktur w systemie elektronicznym. Tym największym od 1 lutego, podatnikom VAT o obrotach powyżej 200 mln zł. Od kwietnia obowiązywać będzie on pozostałych, a dopiero od stycznia 2027 najmniejszych przedsiębiorców, którzy wystawiają faktury do 10 tys. zł miesięcznie. To jednak perspektywa tych, którzy faktury wystawiają. A co z tymi, którzy je przyjmują? Tutaj termin jest jeden – początek lutego.

Oznacza to, że już za dwa tygodnie tankując samochód na stacji benzynowej, tradycyjnej faktury nie dostaniemy. Trzeba będzie się zarejestrować w systemie i taką fakturę pobrać.

Od 1 lutego

Jak informuje Orlen, od 1 lutego 2026 r. będzie zobowiązany do wystawiania oraz odbierania faktur ustrukturyzowanych w Krajowym Systemie e-Faktur. To centralny system Ministerstwa Finansów służący do m.in.: wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych.

W związku z powyższym Orlen wydał oświadczenie, że nie będzie już wydawał tradycyjnych faktur na stacji. Fakturę z systemu każdy przedsiębiorca, niezależnie od obrotu, będzie musiał pobrać sam z centralnego rejestru. Co więcej:

• KSeF nie nie będzie wysyłał automatycznych powiadomień o wystawionych fakturach, każdy z nabywców zobowiązanych do stosowania KSeF będzie więc we własnym zakresie pobierał faktury ustrukturyzowane bezpośrednio z KSeF.
• Orlen nie będzie co do zasady informował kontrahenta o wystawionej w KSeF fakturze.
• Za moment odbioru i moment wystawienia faktur KSeF Spółka będzie uznawała znaczenie przypisane tym pojęciom w ustawie o podatku VAT.

W przypadkach, gdy faktury będą wystawiane na rzecz podmiotów zagranicznych oraz na rzecz innych nabywców niezobowiązanych do stosowania KSeF (np. osoby fizyczne, podmioty zwolnione z VAT) Orlen będzie udostępniał fakturę KSeF w sposób uzgodniony z nabywcą.

Jak zapowiada Orlen w przypadkach uzasadnionych biznesowo wizualizacja faktury KSeF z odpowiednim oznaczeniem kodem QR może być przez firmę udostępniona kontrahentowi w sposób z nim uzgodniony.