Postepidemiczna check lista każdego fleet managera
Czas ustawicznych zmian i nerwowego wyczekiwania dopiero się zaczyna. Według prognoz Andrzeja Krzemińskiego, przewodniczącego KW ZPL, skutki gospodarcze i te w branży automotive z uwagi na światową epidemię Covid-19 odczuwać będziemy jeszcze przez co najmniej 5 lat. Niepewne są kwestie związane z kolejnymi falami nawrotu wirusa, zatem każdy biznes jest w stanie podwyższonej gotowości. Dotyczy to również flot i was, drodzy zarządcy firmowych pojazdów.
Pomimo odmrożenia gospodarki trzeba się liczyć z powstającą zupełnie nową rzeczywistością flotową. Ma to odniesienie zarówno do potrzeb jeszcze ściślejszej kontroli samochodów w firmowym car parku, przygotowania się na ewentualne kontrole skarbowe, które już w całym kraju ruszyły, jak i nowych realiów kontaktu z klientami oraz kontrahentami. Przygotowaliśmy dla was listę zagadnień, którą już teraz warto sprawdzić i pogłębić w swojej flocie, aby dopasować się do nowych realiów. Potraktujcie niniejszą check listę jako wyzwanie i szybkie sprawdzenie, nawet mentalne, czy w wymienionych obszarach macie wszystko pod kontrolą. Do dzieła!
Kontrole podatkowe
Wydatki budżetu państwa z tytułu tzw. tarcz antykryzysowych sięgają wielu miliardów złotych. Rząd spodziewa się również zmniejszonych wpływów z tytułu podatków CIT i VAT oraz zwiększonych wypłat w sferze socjalnej (zasiłki, zapomogi). To wszystko sprawia, że ciężar ratowania gospodarki będzie musiał na siebie wziąć również przedsiębiorca i biznes. Niekoniecznie będzie to związane z nowymi podatkami, a raczej ze zwiększonym naciskiem na kontrole i weryfikacje poprawności wpłat danin na rzecz państwa. Karuzela kontroli skarbowych już ruszyła, a firmowa flota jako jeden z najbardziej generujących koszty obszarów w każdym przedsiębiorstwie będzie na świeczniku. Sam minister Tadeusz Kościński z Ministerstwa Finansów, podczas konferencji EEC Online w Katowicach w czerwcu br., powiedział, że „… resort nie planuje żadnych nowych podatków. Będziemy dalej pracować nad uszczelnianiem systemu podatkowego”. Zastanówcie się więc, czy przechowywana przez was dokumentacja jest dobrze chroniona i odpowiednio skatalogowana. Sprawdźcie, czy prowadzicie odpowiednio ewidencję przebiegu pojazdów, aby dogodnie podatkowo rozliczać koszty każdego pojazdu. Zwróćcie uwagę w końcu, jak u was we flotach wygląda rozliczanie wykorzystywania pojazdów do celów prywatnych i związana z tym kwestia paliwa. To, co szalenie ważne – kontrola może weryfikować dokumentację nawet do 5 lat wstecz – sprawdźcie archiwum, bądźcie gotowi. Jeżeli ww. kwestie budzą wasz niepokój, to najwyższy czas, aby technologicznie i systemowo przygotować się do tego zagadnienia. Prowadzenie zestawień na papierowych kartach pojazdów czy weryfikowanie telefoniczne stanu licznika auta to anachronizm. Rekomendujemy zaopatrzyć się w technologie weryfikujące lokalizację, stan licznika. Identyfikują kierowcę i gromadzą informację o trasach. Zdigitalizujcie dokumentację, poukładajcie kwestie rozliczeń i odpowiednio opiszcie procedury.
Szczelność car policy
Posiadanie głównego dokumentu regulującego kwestie użytkowania pojazdów również podlega sprawdzeniu i jest konieczne do zaprezentowania organom upoważnionym do realizowania czynności kontrolnych. Wobec wyzwań, wynikających z czasów ustawicznej zmiany, warto audytować ten dokument, sprawdzający zapisy dotyczące użytkowania pojazdu, kwestii bezpieczeństwa oraz zastanowić się nad wprowadzeniem ciekawych rozwiązań premiujących kierowców w pełni respektujących założone zapisy i wypracować system modelowania zachowań wśród tych, którzy nagminnie łamią wszelkie reguły.
Audyt i analiza TCO
Sprawdź, czy masz usystematyzowane miejsca powstawania kosztów i system pozwalający agregować wszystkie dane tak, abyś widział, jak je z podziałem na samochody, kategorie pracowników czy rodzaje realizowanych zadań analizować. Spójrz na obszary występowania kosztów i trendy, które obserwujesz w charakterystyce minimum 24-miesięcznej. Zaobserwuj fluktuacje sezonowe (wymiana opon, koszty ubezpieczenia), miesiąc do miesiąca oraz globalnie: rok do roku. Szukaj niepokojących odchyleń i złych trendów, które wskazywałyby na coraz większą szkodowość (więcej napraw i ich zwiększony koszt, częstsze interwały serwisowe), agresywny styl jazdy (większe zużycie paliwa, więcej zdarzeń drogowych), wzrost pokonywanych kilometrów, gdy biznes i liczba zleceń nie rosną (większa liczba wykonywanych prywatnie kilometrów i zmniejszanie wartości pojazdu) itd. Zbierz wszystkie faktury i wygeneruj dla siebie wszelkie koszty, aby mieć obraz TCO każdego z obsługiwanych przez pojazdów.
Pamiętaj, że TCO jest różne w zależności od formy finansowania pojazdów w twoim car parku, jednak co do zasady składają się na nie takie obszary jak:
- amortyzacja
- (koszty utraty wartości) pojazdu,
- koszty leasingu/wynajmu/kredytu,
- koszty ubezpieczenia,
- koszty wymiany i przechowywania opon,
- koszty paliwa,
- opłaty drogowe i koszty parkingów,
- koszty płynów eksploatacyjnych i myjni,
- koszty serwisu i części,
- opłaty abonamentowe takie jak usługi telemetryczne czy doradcze,
- remarketing,
- inne (jak choćby obecnie koszty dezynfekcji czy ozonowania pojazdów, koszty zakupu środków ochrony bezpośredniej dla kierowców).
Przeanalizuj rachunki i przydziel je do odpowiednich kategorii. Sprawdź zmiany w tychże i obserwuj tendencje. Pamiętaj, że każdy obszar można zoptymalizować poprzez bardziej wnikliwą kontrolę (to pierwszy dyscyplinujący element), wyznaczenie celów ilościowych i jakościowych oraz wprowadzenie systemu kar i nagród.
Współdzielona mobilność/redukcja floty
Dywersyfikacja biznesów i zmiana ciężaru składanych zamówień mogą w niektórych przypadkach skłonić reprezentantów firmy do podjęcia decyzji o redukcji wielkości floty, z uwagi na spadające zapotrzebowanie na usługi lub redukcję zatrudnienia. Twoim zadaniem będzie nie tylko przeprowadzić ten proces, ale i przygotować się na kolejne fluktuacyjne fale zapotrzebowania na to niezbędne narzędzie mobilności. Zapoznaj się z najbardziej elastycznymi formami użytkowania pojazdu, rozpocznij przygotowania i zbierz oferty z rynku, aby być w kontakcie z zaufanymi partnerami. Zainwestuj w system pozwalający zarządzać zadaniami pracowników, planować ich trasy przejazdu i wyznaczać obszary działania – dzięki temu nie tylko zyskasz narzędzie analityczne, ale i dasz możliwość zwiększenia efektywności spotkań i działań pracowników w terenie. Pamiętaj o wielowątkowym podchodzeniu do spraw zmiany składu ilościowego floty, zastanów się również nad samochodami pullowymi i infrastrukturą pozwalającą na planowanie ich użytkowania. Biorąc pod uwagę zmianę charakterystyki odbywanych podróży, przeanalizuj elektryczny potencjał swojego car parku, i wobec ruszających właśnie dopłat z NFOŚiGW, sprawdź ekonomiczną zasadność zakupu tego typu pojazdów.
Narzędzia wspomagające zarządzanie flotą
Skończ z kalkulatorami, Excelem i rozproszonymi zbiorami danych. To już definitywnie archaizm. Teraz jest czas, aby fleet managerowie wypracowali system pracy nad wizją, kierunkiem zmian, kontrolą i analityką. Grzęźnięcie w zestawieniach, przeglądanie sterty faktur i ich wprowadzanie – tak być nie może, gdy od dobrego flotowca oczekuje się podejmowania radykalnych kroków, które zrealizowane szybko i na oślep w długofalowej perspektywie przyniosą katastrofalne skutki. Bądź analitykiem danych, bądź dobrym strategiem. Jest to możliwe jedynie, gdy twój cenny czas upływać będzie pod znakiem weryfikacji i całościowego spojrzenia, a nie tzw. dziubaniny. Myślenie holistyczne z pewnością usprawniają systemy pozwalające agregować, miksować i zestawiać dane. Otocz się dobrej jakości teleinformatycznymi narzędziami i kontraktami, które zapewniają wsparcie analityków ze strony partnerów biznesowych. Dzięki temu kluczowe dla życia floty decyzje podejmiesz w oparciu o mierzalne wskaźniki, będziesz umiał/umiała je uzasadnić i w razie czego obronić. Nie brnij na ślepo i w pośpiechu. Technologia wysokiej klasy powinna być twoim sprzymierzeńcem w czasach optymalizacji.
Jakość współpracy z partnerami biznesowymi
Lockdown, czyli zamrożenie gospodarki, i duże rygory sanitarne na 3 miesiące, spowodowały, że jakość świadczenia usług przez wiele firm drastycznie spadła. Ta zmiana wywołana była brakiem możliwości przejścia na pracę zdalną personelu lub też redukcją stanowisk i częściowym zamknięciem biznesu. Warto przy tej okazji zrewidować kontrakty i referencje potencjalnych partnerów biznesowych. W trudnych sytuacjach to ty masz otrzymać wsparcie – BOK czy centrum monitoringu twoich kontrahentów ma działać jak szwajcarski zegarek. Nie angażuj się we współpracę z małymi podmiotami, które tego typu zmiany na rynku mogą po prostu kosztować płynność biznesu. Zadbaj, aby w przyszłości nie mieć ryzyka pozostawienia samemu sobie, gdy potrzebować będzie wsparcia technicznego, analitycznego czy merytorycznego.
Działania CSR-owe i bezpieczeństwo pracowników
Z korporacyjnego punktu widzenia dobrze odbierane będą wszystkie decyzje i projekty, których oddziaływanie i skutki będzie można mierzyć w ramach społecznie odpowiedzialnego biznesu. Zaangażowanie społeczne jest potrzebne, aby budować wizerunek firmy i zbliżać się do klientów, którzy coraz bardziej świadomie podejmują decyzje zakupowe. Jako fleet manager możesz dodatkowo zyskać, proponując swojemu działowi HR czy Compliance działania zmierzające do poprawy bezpieczeństwa pracowników pracujących za kółkiem, a jednocześnie mające bardzo ciekawą i nośną PR-owo funkcję grywalizacji. Jako zarządca floty zyskasz narzędzie pozwalające redukować koszty (mniejsze zużycie paliwa, rzadsze wizyty w serwisie, mniej wypadków, bardziej zadbane pojazdy), a dział personalny/administracja otrzymają mechanizmy pozwalające krzewić ideę bezpiecznej, troskliwej i zaangażowanej firmy. Kosztami wdrożenia możecie podzielić się po połowie – skorzystają wszyscy, łącznie z pracownikami. Nie myśl schematycznie i wspomagaj się w swoich inwestycjach KPI innych departamentów, abyś mógł implementować absolutnie najnowocześniejsze rozwiązania i pomysły.
Zachęcamy do wnikliwego przeanalizowania ww. punktów i znalezienia słabych stron w swoich flotach. Ich wykrycie na tym etapie nie będzie niczym strasznym. Teraz macie czas na opracowanie strategii naprawy i wykazanie się przed top managementem, że jesteście gotowi na kolejne kryzysy i nieprzewidziane sytuacje. Podejmijcie kroki w stronę delegowania na podwykonawców pewnych części biznesu zbierania danych, abyście stali się osobami podejmującymi strategiczne decyzje, umiejętnie analizującymi napływające dane i wnikliwie tworzącymi kolejne procedury modelujące użytkowanie samochodów służbowych. Zachęcamy do odważnych kroków!
Zespół Cartrack
Szanowni Państwo,