Duża flota, mały kłopot

06 maja 2020

Mogłoby się wydawać, że duża flota pojazdów to duży kłopot. Nie, jeśli korzysta się z usług sprawdzonej i zaufanej firmy car fleet management. O tym, w jaki sposób CFM-y wspierają przedsiębiorców posiadających kilkadziesiąt, kilkaset czy kilka tysięcy służbowych aut, rozmawiamy z Iloną Ochęduszko, dyrektor Departamentu Account Management w Carefleet S.A., jednej z czołowych na polskim rynku firm specjalizujących się w finansowaniu i zarządzaniu samochodami.

Tomasz Siwiński: Jakie zadania stoją przed firmami posiadającymi duże floty samochodów służbowych? Z jakimi wyzwaniami muszą się one mierzyć w kontekście utrzymania setek czy nawet tysięcy pojazdów?
Ilona Ochęduszko: Tych wyzwań jest bardzo dużo – a im większa flota, tym więcej zadań związanych z jej utrzymaniem. Przede wszystkim warto zacząć od samej strategii polityki flotowej, która reguluje wszelkie kwestie związane z pojazdami służbowymi – począwszy od mechanizmów ich wyboru, a skończywszy na prawach i obowiązkach pracowników korzystających z pojazdów. W przypadku dużych flot zadania te spoczywają zazwyczaj na barkach fleet managera. W tym miejscu chciałabym podkreślić kwestię, o której często się zapomina – fleet manager to stanowisko, z którym wiąże się naprawdę bardzo wiele różnorodnych obowiązków – zarządzanie parkiem pojazdów, zwiększanie jego efektywności, a także optymalizacja kosztów. Są to działania o charakterze strategicznym, których celem jest jak najlepsze dopasowanie struktury i parametrów użytkowo-ekonomicznych posiadanej floty do potrzeb firmy. Do tego dochodzą jeszcze czynności stricte operacyjne, administracyjne i budżetowe związane z utrzymaniem samochodów, a także działania mające na celu efektywne zarządzanie logistyką w przypadku firm, których pojazdy rozlokowane są po całym kraju. Tych wyzwań i obowiązków jest naprawdę bardzo, bardzo dużo. Dlatego właśnie większość dużych przedsiębiorstw współpracuje z firmami car fleet management.

Na czym dokładnie polega ta współpraca? W jaki sposób firmy car fleet management wspierają swoich klientów, zwłaszcza tych posiadających duże floty pojazdów?
Tak jak wspomniałam, ilość obowiązków związanych z zarządzaniem flotą liczącą w zależności od wielkości firmy kilkaset, a czasami kilka tysięcy samochodów, jest ogromna. Firmy CFM zapewniają nie tylko bieżące wsparcie w kwestiach związanych ze wszystkimi obszarami dotyczącymi samochodów służbowych, ale także pełnią funkcję doradczą w zakresie efektywności użytkowej i ekonomicznej posiadanej floty. W przypadku dużych przedsiębiorstw naszym priorytetem jest przede wszystkim efektywna współpraca z fleet managerami i odciążenie ich w codziennych obowiązkach. Firmy takie jak Carefleet wspierają swoich klientów praktycznie we wszystkich działaniach związanych z zakupem, utrzymaniem i eksploatacją samochodów służbowych. Podajemy naszym klientom na tacy cały wachlarz rozwiązań nie tylko związanych z kwestiami finansowymi, ale również administracyjnymi i serwisowymi. Przedsiębiorca może skorzystać z szerokiego, indywidualnie dopasowanego do swoich potrzeb pakietu usług od jednego dostawcy, a to z kolei przekłada się chociażby na jedną fakturę czy jedno call center, które wspiera fleet managerów i użytkowników samochodów w bardzo różnych, często niestandardowych sytuacjach. Jednym słowem wszelkie kwestie związane z bieżącą obsługą pojazdów są po stronie firmy CFM. Możemy także wesprzeć przedsiębiorców w tworzeniu polityki flotowej czy chociażby w efektywnym raportowaniu. Wiadomo, że im większa flota, tym więcej jest parametrów, które firmy chcą mierzyć – i my takie rozwiązania również dostarczamy.

W Carefleet bardzo zwracamy uwagę na to, żeby rzeczywiście mieć bezpośredni, bliski kontakt z fleet managerami, aby była to współpraca bazująca na interakcji człowieka z człowiekiem, a nie człowieka z komputerem czy systemem. Wiadomo, że w takich przypadkach bardzo istotne jest coś, co można nazwać chemią. Wchodzimy tutaj w obszar kompetencji miękkich, których bezsprzecznie oczekujemy od naszych accountów.

Carefleet S.A. jest firmą specjalizującą się w wynajmie długoterminowym, czyli rozwiązaniu, w ramach którego – oprócz finansowania samochodów – można skorzystać z szerokiego pakietu usług dodatkowych. Które z tych usług są szczególnie istotne dla przedsiębiorstw posiadających duże floty pojazdów?
Przede wszystkim serwisowanie w ujęciu ryczałtowym, które umożliwia precyzyjną estymację kosztową. W związku z tym, że umowa uwzględniająca ryczałtowe rozliczenie kosztów napraw podpisywana jest na konkretny okres, przebieg i z góry określoną stawkę, firma CFM nie może klienta zafakturować na wyższą ani na niższą kwotę niż ustalona. Dzięki temu fleet manager może bardzo precyzyjnie przewidzieć wydatki na część serwisową. To jest właśnie ogromny plus finansowania samochodów w formie wynajmu długoterminowego. Kolejną usługą, z której klienci posiadający duże floty chętnie korzystają w ramach tego rozwiązania, jest ubezpieczenie. Dzięki temu fleet managerowie nie muszą sami weryfikować dostępnych na rynku ofert czy pilnować dat wygaśnięcia polis i przesyłania ich do użytkowników. Wszystkimi tego typu działaniami zajmuje się firma CFM. W Carefleet w imieniu naszych klientów negocjujemy stawki, dopełniamy wszelkich formalności związanych z ubezpieczeniem, a także na bieżąco doglądamy i realizujemy działania operacyjne. Kolejną usługą w ramach wynajmu, z której chętnie korzystają duże przedsiębiorstwa, jest assistance. Użytkownicy samochodów w przypadku awarii dzwonią pod dedykowany numer, a my zajmujemy się całą logistyką i działaniami operacyjnymi związanymi z danym przypadkiem, co powoduje natychmiastowe przywrócenie mobilności. Również usługa obsługi ogumienia, obejmująca zakup, przechowywanie i sezonową wymianę opon, chętnie wykorzystywana jest przez przedsiębiorców posiadających duże floty pojazdów. Przede wszystkim jest to rozwiązanie bardzo korzystne cenowo ze względu na efekt skali przy hurtowym zakupie opon. Mamy także podpisane umowy z sieciami oponiarskimi rozlokowanymi na terenie całego kraju, więc sama wymiana ogumienia jest działaniem prostym, nie wymagającym dużych nakładów czasu i o wiele tańszym niż w przypadku indywidualnych zleceń. Oczywiście za wszystkie te usługi, o których wspomniałam, klient otrzymuje jedną fakturę, co oszczędza bardzo wiele pracy i czasu działom księgowości.

Carefleet już od ponad 15 lat współpracuje z dużymi przedsiębiorstwami w zakresie finansowania i zarządzania służbowymi samochodami. Jakie są kluczowe kwestie determinujące efektywną obsługę flot liczących kilkaset lub kilka tysięcy pojazdów?
Jest kilka takich istotnych kwestii. Przede wszystkim są to wiarygodność i odpowiedzialność. Proszę zauważyć, że oprócz oczywiście finansowania samochodów i szerokiej gamy usług flotowych, dajemy naszym klientom coś, co jest niezwykle istotne, czyli poczucie bezpieczeństwa – świadomość, że mogą realizować swoje działania w sposób niezawodny i efektywny kosztowo. Nie może być mowy o wpadkach, przestojach, niedopilnowanych sprawach. To wymaga ogromnej atencji i odpowiedzialności całego naszego zespołu. Kolejną, bezsprzecznie kluczową, kwestią jest znajomość specyfiki działalności klienta i branży, w której funkcjonuje. Dzięki temu możemy oferować rozwiązania szyte na miarę, indywidualnie dopasowane do potrzeb każdego przedsiębiorstwa. Wreszcie warto wspomnieć o umiejętności budowania długofalowej relacji z klientami, która oparta jest przede wszystkim na kompetencjach opiekunów, odpowiedzialnych za ich obsługę.

Tak jak powiedziałam wcześniej, fleet managerowie to osoby, na barkach których spoczywa bardzo dużo obowiązków, ale też ogromna odpowiedzialność. Dlatego po drugiej stronie powinna znaleźć się osoba, która jest kompetentna, rozumie wyzwania i problemy, z którymi mierzy się na co dzień fleet manager, i potrafi wypracować z nim bardzo efektywny model współpracy. Jeśli nie ma chemii pomiędzy klientem a opiekunem, nie będzie też dobrych efektów wspólnych działań.