Akademia Fleet Managera Kontrola nad kosztami

Krzysztof Kopysiewicz
kierownik floty samochodowej, APC Instytut
Problemy to codzienność w pracy flotowca, a naszym zadaniem jest je umiejętnie rozwiązywać albo minimalizować ich skutki. Jednak są pewne wyzwania, które wymagają od nas podjęcia pewnych ważnych decyzji. Dla mnie takim wyzwaniem jest właśnie wprowadzenie do floty aut elektrycznych. Zgadzamy się co do idei i jesteśmy jak najbardziej za wszystkimi działaniami proekologicznymi, na które jako firma i pracownicy mamy wpływ. Zgadzamy się nawet na poniesienie większych kosztów w imię tych idei, ponieważ staramy się być odpowiedzialni za nasze działania i naszą planetę. Uważam jednak, że musi to być faktycznie działanie, które rzeczywiście ma sens i przyczynia się do ochrony klimatu, a nie tylko przesuwa zanieczyszczenia z jednej tabelki urzędnika do drugiej (mniej ropy – więcej węgla). Jest również pewna granica kosztów, jakie jako firma możemy ponieść, aby być konkurencyjni na rynku. W przypadku samochodów elektrycznych, na dzisiaj, w Polsce to wcale nie takie oczywiste. Używanie auta elektrycznego, ładując go z publicznych ładowarek, nie niesie żadnych korzyści dla środowiska. Tak, słyszałem o planach z elektrownią atomową, małymi reaktorami jądrowymi, ale chyba jednak zaczekam, aż naprawdę powstaną i mocno trzymam kciuki, aby szybko tak się stało.
Dodatkowe utrudnienie to ograniczona sieć szybkich ładowarek, czas ładowania aut oraz ceny szybkiego ładowania, co w przypadku aut firmowych ma znaczenie, bo wiadomo, że dla flotowca czas to pieniądz. Dodatkowo może się okazać, że tańszym rozwiązaniem jest już nie tylko hybryda, ale również diesel i benzyna. Kolejna sprawa – ceny samochodów elektrycznych. Wysokie koszty ubezpieczenia wynikające z wyższej wartości auta oraz dodatkowych ryzyk, które dostrzegli ubezpieczyciele na przykładzie szkód, które już likwidowali. Serwis niektórych modeli też nie jest taki tani, jak na początku przekonywali nas producenci.

Skoro jesteśmy przy producentach, to także nie mają łatwego życia. Unia zaostrza coraz bardziej normy emisji spalin i wprowadza im kolejne kary za przekroczenia tych limitów a więc muszą oferować i zachwalać auta elektryczne. Każde sprzedane auto elektryczne pozwala im później sprzedać więcej aut spalinowych bez płacenia kar. Tak więc muszę podziękować wszystkim tym, którzy kupują auta elektryczne. bo dzięki nim (jeszcze) mogę kupić auta z napędem spalinowym. Inna sprawa, że oferta silników spalinowych (a nawet modeli aut) topnieje z dnia na dzień. Chciałoby się parafrazować powiedzenie: „Śpieszmy się kupować spalinowe auta, tak szybko odchodzą”. Ja więc jeszcze z tej okazji skorzystam i jeszcze raz podkreślę, że w naszych realiach bez uszczerbku dla środowiska.
Osoby, które zajmują się flotą i pracują w korporacjach, gdzie są odgórnie narzucone limity emisji, nie mają tego problemu i po prostu postępują wg otrzymanych zaleceń. Zero dyskusji. W ten sposób duże firmy próbują pokazać swoją dobrą, ekologiczną stronę, bo łatwiej jest kupić auta elektryczne niż zamknąć zakład przemysłowy. Gramy emisji w skali przedsiębiorstwa muszą się zgadzać, a wymiana floty to jedna z prostszych metod w osiągnięciu tego celu.

Unia Europejska widzi jednak, że nie wszystko idzie wg założonego planu. Sprzedaż aut elektrycznych rośnie, ale nie w tempie zadowalającym. Producenci czasowo wstrzymują produkcję modeli elektrycznych, ponieważ popyt nie jest duży, co jest związane z zakończeniem w wielu krajach programów dopłat. Okazuje się też, że klienci, którzy obecnie użytkują auta elektryczne, często wracają później znowu do napędów spalinowych. Unia jednak już ma kolejny plan, wg którego będziemy płacić haracz za użytkowanie oraz rejestrację starych aut.

Tak więc ja poczekam. Na czysty prąd w ładowarkach, na rozwinięcie sieci szybkiego ładowania, na wydajniejsze baterie. Mam nadzieję że nie będę jednak czekał długo. Na razie jednak wybieram silniki spalinowe, które są coraz bardziej czyste i bardzo ekonomiczne (np. hybrydy). Póki jeszcze są. Ktoś może powiedzieć że jestem elektrosceptykiem, ale wydaje mi się, że dziś bardziej elektrorealistą.

Paweł Pawlik
kierownik Zespołu Floty Samochodowej | Obszar Wsparcia Biznesowego, Adamed
W codziennej pracy fleet managera możemy napotkać wiele wyzwań. Na pewno w każdej firmie będą one trochę inne, ale ostatecznie wszystko sprowadza się do jednego – kontroli nad kosztami floty. W tej chwili mamy gorący okres budżetowania i nie lada wyzwaniem jest zaplanowanie kosztów na 2024 rok. Oczywiście, można przyjąć kilka scenariuszy, niemniej jednak ostatecznie trzeba uargumentować przed zarządem firmy, czemu paliwo ma kosztować 6 zł albo 8 zł, a może 10 zł za litr. Tak samo trzeba wytłumaczyć pozostałe koszty, czemu uważam, że koszty serwisów i usług, np. myjnia czy wymiana opon, będą droższe w kolejnych latach. Czemu koszty finansowania aut będą takie, a nie inne. To są wyzwania, jakie w obecnej chwili są przed fleet managerami, tak zaplanować koszty, żeby można było spać spokojnie w przyszłym roku, nie martwiąc się o przekroczenia budżetu.

Radosław Kraciuk
Purchase Manager, Qarson
Przez ostatnie kilka lat, szczególnie od czasu pandemii, byliśmy zaskakiwani tak wieloma nowymi sytuacjami, że chyba wszyscy zaczęliśmy to traktować, jak normalną, bieżącą rzeczywistość i nauczyliśmy się z nią współpracować.

Począwszy od globalnych problemów z produkcją i dostawami samochodów, w ostatnich miesiącach obserwujemy znaczną poprawę dostępności i nie przysparza już ona flotowcom tak wielu zmartwień i problemów. Poszukując rozwiązań tej sytuacji, wielu z nas zaczęło planować swoje potrzeby i wymiany z dużo większym wyprzedzeniem. Obecnie ze względu na szybszą produkcję i dostępność aut problemy pojawiają się raczej po stronie dostawców. Szybsza produkcja i dostępność, nie zawsze pozwala flotom na ich szybszy odbiór.

Kolejnym bardzo istotnym elementem w zarządzaniu flotą jest budżetowanie i zarządzanie jej kosztami. W ostatnim czasie mogliśmy obserwować dynamiczną inflację, co przysparzało wiele pracy i problemów w planowaniu wymian floty. Wzrost cen zakupu samochodu, cen paliw, części zamiennych oraz innych materiałów i usług niezbędnych do utrzymania floty znacząco wpłynął na koszty eksploatacji, co budziło wiele emocji i zastanawiania się, co dalej zrobić z naszą flotą. Czy rozsądne jest dalsze wydłużanie użytkowania pojazdów? Z jednej strony przeciwdziałaliśmy słabej dostępności, a z drugiej, floty zmuszone do wydłużania okresu eksploatacji pojazdów narażały się na wzrost kosztów utrzymania i konieczności częstszych napraw.

Na szczęście inflacja zaczyna spadać i oby ten trend się dalej utrzymywał, co pozwoli nam bardziej optymistycznie spojrzeć w przyszłość i zaplanować zrównoważony rozwój naszych flot. Musimy tu jednak uwzględnić czynnik ekologiczny i wykorzystać do tego nowoczesną technologię. Widzimy, że wraz z rosnącym naciskiem na redukcję emisji gazów cieplarnianych, wprowadzanie flot elektrycznych może być dla nas szansą, jak również kolejnym wyzwaniem. Wprowadzanie aut elektrycznych to nie tylko zaplanowanie wymiany starszych, mniej ekologicznych pojazdów na te nowe elektryczne, to również właściwe zaplanowanie ich kosztów, ale także konieczność budowy infrastruktury ładowania. To już nie tylko problem dostawców stacji ładowania, ale także tworzenie naszej własnej infrastruktury, np. w biurach.

Aby skutecznie zarządzać flotą i tymi wszystkimi elementami, potrzebujemy efektywnych narzędzi, które usprawnią nam nasze procesy, pozwolą w efektywny sposób gromadzić, analizować i zarządzać danymi o naszej flocie. Potrzebujemy narzędzi do właściwego monitorowania kosztów floty, a w szczególności np. zużycia paliwa. Tu z pomocą przyjdą nam nowe rozwiązania, takie jak telematyka, która pozwoli zwiększyć efektywność naszych użytkowników. Właściwie monitorując, edukując i szkoląc naszych kierowców, osiągniemy redukcję spalania, a co za tym idzie redukcję kosztów paliwa, redukcję CO2, niższe zużycie elementów eksploatacyjnych, a także redukcję liczby szkód i wyższe bezpieczeństwo naszych kierowców.
Niestety, musimy pamiętać, że ta sytuacja nie jest stała i może zależeć od wielu czynników, np. lokalizacji, branży, etc., dlatego ważne jest, aby stale monitorować bieżące trendy i dostosowywać swoje strategie do zmieniających się warunków.

Agnieszka Janiec
Dyrektor ds. Finansowo-Administracyjnych, Wiesheu
Tuż po pandemii uderzył w nas brak dostępności aut od ręki. Czasy, gdzie dealerzy mieli place pozastawiane czekającymi na kupca egzemplarzami niemal każdego modelu i to w różnorakich konfiguracjach, minęły. Nowa rzeczywistość spadła na nas dość nieoczekiwanie. O cenach z lat 2019–2020 można było sobie już tylko pomarzyć, a terminy oczekiwania na niektóre auta były kuriozalne, niespotykane od dawna. Najgorsza była wówczas obawa: co będzie, jeśli ktoś akurat teraz skasuje samochód służbowy? Co prawda wypadków mamy mało, nawet stłuczki przytrafiają się nam rzadko, ale choćby statystyka każe zakładać taką ewentualność. Na szczęście to już przeszłość, obecnie producenci samochodów wręcz skracają terminy oczekiwania i auta zamówione na przełom lat 2023 i 2024, odbieramy we wrześniu i październiku.

Tak czy tak, nietypowa sytuacja wymagała dostosowania się, toteż w Wiesheu Polska zdecydowaliśmy o wydłużeniu eksploatacji aut z 5 do 6 lat, o ile przebieg pojazdu nie przekracza znacząco 200 tys. km. Podnieśliśmy także, i to dość istotnie, progi budżetowe dla samochodów służbowych przysługujących na poszczególnych stanowiskach. W ostatnich dwóch latach inflacja rozhulała się na dobre, a nie chcieliśmy obniżać standardu aut, do którego pracownicy już się przyzwyczaili. Jesteśmy małą firmą, a przez to dość elastyczną w działaniu. W dodatku taką, gdzie wszyscy zatrudnieni mają poczucie grania do jednej bramki. Dopasowanie się do bieżącego stanu gospodarki wymogło i na nas wzrost cen naszych towarów i usług, a naszych pracowników zmusiło do przekazania informacji o podwyżkach klientom. Idąc za ciosem, trzeba było urealnić także kwoty przeznaczane na zakup samochodów.

Obecnie rynek wraca na równe tory, oczywiście przy dużo wyższych cenach w zasadzie wszystkiego. Ale przynajmniej nie zdarzają się już gwałtowne zwroty akcji. Najbardziej niepewna pozostaje obecnie cena paliwa. Trudno przewidzieć trend na najbliższe miesiące, zwłaszcza że wpływ na cenę diesla i benzyny ma nie tylko podaż i popyt, ale także czynniki polityczne jak potencjalna zmiana władzy po wyborach i wojna za wschodnią granicą.

Maciej Słysz
Fleet Manager EMEA
W trakcie pandemii, wszyscy się zastanawialiśmy i roztaczaliśmy wizje, jak to będzie się żyć, gdy już zaraza odpuści i będzie można wrócić do względnej normalności. Wiele ówczesnych problemów tłumaczono właśnie trudnymi pandemicznymi realiami, ograniczonej produkcji czy logistyki. Wszyscy w zasadzie byli pewni – znikną restrykcje i obostrzenia, znikną problemy z łańcuchami dostaw. Rzeczywiście, branża automoto odetchnęła i dostawy nowych samochodów nie muszą dzisiaj oznaczać absurdalnych 18, 24 i więcej miesięcy (poza nielicznymi wyjątkami). Sytuacja powoli wraca do akceptowalnej normy i w zasadzie ten problem możemy z grubsza odhaczyć, mimo że gdzieniegdzie nadal łańcuchy dostaw mogą wpłynąć na płynność funkcjonowania naszych flot.

Dlatego wydaje mi się, że oczy fleet managerów skierowane są dzisiaj w zupełnie innym kierunku. Rozpędzona inflacja w regionie europejskim doprowadziła do tego, że firmy zaczęły bardzo dokładnie przyglądać się swoim politykom flotowym i monitoringowi kosztów. Jako że flotowiec zawsze działa między młotem a kowadłem, zadanie uszczęśliwienia wszystkich w organizacji stało się jeszcze trudniejsze. Połączenie dotychczasowych standardów floty (segment samochodów, poziom wyposażenia, rodzaj napędu, etc.) z efektywnością finansową, która nie doprowadziłaby do wydrenowania budżetów, okazało się nie lada wyzwaniem. I ten właśnie problem uważam za jeden z najważniejszych w dzisiejszym flotowym, europejskim świecie. Dodatkowo został on okraszony loterią polityk fiskalnych dotyczących rodzajów napędów, jakie mamy i jakie możemy pozyskać do naszych flot na indywidualnych europejskich rynkach (krajach). Słowo loteria uważam tu za najbardziej odpowiednie, ponieważ o ile ogólne trendy można jeszcze wskazać (obecnie hamujące wsparcie dla elektryków, wzrastające obciążenia dla samochodów spalinowych), o tyle pojedyncze, szczegółowe, lecz znaczące, regulacje mogą pojawić się z dnia na dzień. W zasadzie bez śledzenia prasy i mediów flotowych, czyli stałego trzymania ręki na pulsie, można popełnić dość kosztowny błąd, np. w wyborze odpowiedniego napędu do naszych firmowych samochodów lub wyborze źródła ładowania firmowych EV. W dłuższej perspektywie może to się okazać naprawdę dość bolesne. Przykładem jest tu Belgia, której rząd zdecydował się zmienić system odliczania podatku VAT dla samochodów spalinowych oraz hybryd plug-in, zamówionych po 1 lipca 2023 roku. Możliwość odliczeń będzie systematycznie redukowana do 0%, do 2026 roku. Analizy pokazują średni wzrost TCO dla tych napędów o 25% w ciągu czterech lat. Mam tu również na myśli pamiętne zmiany w polityce fiskalnej Wielkiej Brytanii dotyczące hybryd plug-in i wprowadzone dosłownie z dnia na dzień, bez uprzedniej kampanii informacyjnej. Rząd francuski natomiast ostatnio ogłosił, że wysokość wsparcia finansowego w zakupie „elektryków” będzie uzależniona od deklarowanej emisyjności procesu produkcji samochodu. Jest to celowe działanie w ramach ograniczenia napływu aut produkcji chińskiej na rynek francuski. Może to oznaczać kolejne przemeblowanie na rynku EV we Francji, a możliwe, że i w regionie, jeśli inne kraje zdecydują się pójść również tą drogą.

Jeśli jednak miałbym wskazać obszar, który wywołuje najwięcej problemów w zarządzaniu flotą w regionie europejskim, to byłoby to znaczne zróżnicowanie rynków pod kątem przepisów prawa, regulacji podatkowych, finansowego wsparcia czy choćby rozwoju technicznego i infrastrukturalnego. Z administracyjnego punktu widzenia zależy nam, żeby wprowadzane narzędzia lub usługi dla naszej floty były jak najprostsze, uniwersalne i gotowe do zaimplementowania we wszystkich krajach regionu, w których nasza firma funkcjonuje. Niestety, często nie jest to możliwe i nawet jeśli mielibyśmy do czynienia z najlepszym rozwiązaniem w swojej kategorii, może się okazać, że możemy je wprowadzić tylko na poszczególnych rynkach. Dla pozostałych krajów musimy przygotować, inne, alternatywne rozwiązanie. To natomiast wpływa na płynność procesu wdrożenia, kontrolingu czy monitorowania kosztów. Osobne raporty, brak możliwości ich integracji, różna struktura danych – to właśnie powoduje, że wybór dostawców czy usług, którymi się zainteresujemy, staje się mocno ograniczony, jeśli zależy nam na ujednoliceniu usług dla naszej regionalnej floty. Dobrym przykładem może być tu elektryfikacja floty, której tempo jest w pełni uzależnione od lokalnych uwarunkowań i o ile w niektórych krajach Europy Zachodniej jest to już w zasadzie naturalny proces, wspierany przez fantastyczne narzędzia do obsługi flotowych „elektryków”, o tyle w obszarze Europy Centralno-Wschodniej lub Południowej jesteśmy nadal na początku tej podróży w świat „zielonej” energii. Dodajmy do tego to, o czym już wspomniałem powyżej, czyli zróżnicowanie w lokalnych regulacjach podatkowych czy poziomach wsparcia dla zakupu samochodów elektrycznych lub ładowarek. Czasami może to zależeć nawet od poszczególnych landów, regionów lub departamentów w tym samym kraju. Tutaj przykładem może być Szwajcaria, gdzie każdy kanton prowadzi swoją politykę wsparcia dla BEV lub PHEV. To wszystko oznacza, że podczas wdrażania samochodów z napędami alternatywnymi musimy w zasadzie pochylić się nad każdym krajem osobno, uwzględniając dodatkowo masę uwarunkowań wewnętrznych w firmie: specyfika pracy użytkowników samochodów, oczekiwania względem marek samochodów, wymagania techniczne (pojemność bagażnika, zasięg, rodzaj nadwozia, itd.) oraz... ograniczone budżety (!)

Na koniec – dynamika zmian na rynku. Patrząc w przyszłość przez pryzmat obecnych wyzwań, przed jakimi stoi fleet manager odpowiedzialny za flotę międzynarodową, możemy porzucić wizję pełnej normalizacji, stabilizacji. Branża zarządzania flotą nigdy nie ewoluowała tak szybko, jak to ma miejsce obecnie. Mówiąc o tym, zawsze mam przed oczami film, który pokazywałby ewolucję lokomotywy od początków XIX w. poprzez napędy parowe, spalinowe, elektryczne po wodorowe i rewolucyjne – lewitujące składy osobowe. Z tym, że ostatnie kadry tego filmu byłyby puszczone w znacznie przyspieszonym tempie. Tak właśnie mniej więcej przedstawiają się realia współczesnego zarządzania flotą, co w niedalekiej przyszłości finalnie wyewoluuje w stronę zarządzania szeroko rozumianą mobilnością, a sam menedżer floty zmieni się w menedżera projektów dla mobilności, biegłego w finansach, księgowości, podatkach i prowadzeniu przetargów. Codziennymi operacjami zajmą się dostawcy. Wydaje mi się, że umiejętność odnajdywania się w tym dynamicznym środowisku, czerpania z niego tego, co najefektywniejsze i najlepsze dla naszej floty firmowej, będzie największym wyzwaniem.

Andrzej Pajdo
kierownik Działu Transportu, oddział w Będzinie, Tauron Dystrybucja
Każdy manager w swojej codziennej pracy ma do czynienia z ogromną ilością danych generowanych podczas eksploatacji floty. Zarządzanie procesami flotowymi wymaga zastosowania skutecznego mechanizmu, który będzie zbierał, przetwarzał i przechowywał wiele danych, niezbędnych do wyznaczania celów. W dzisiejszej dobie osoba zarządzająca flotą ma szereg problemów spowodowanych przez ciągłe zmiany występujące na rynku. Niska dostępność pojazdów powoduje, że flota nie jest odnawiana zgodnie z przyjętym w danym podmiocie ekonomicznym okresie użyteczności pojazdów. Taki stan rzeczy powoduje, że starzejący się tabor generuje coraz większe koszty, które są związane z naprawami pojazdów. Wzrost kosztów spowodowany jest również przez wzrost cen materiałów oraz usług związanych z naprawami pojazdów. Jeżeli mówimy o naprawach pojazdów, to zwiększenie się ich częstotliwości będzie miało bezpośredni wpływ na wskaźnik gotowości pojazdów, który ulegnie obniżeniu. W związku z tym klienci wewnętrzni lub zewnętrzni, dla których adresowane są usługi, nie będą z takiego stanu zadowoleni, ponieważ zmniejszy się dostępność pojazdów, co znacznie skomplikuje ich działalność. Ograniczenie dostępności pojazdów pozbawia nas możliwości właściwego doboru pojazdów, szczególnie chodzi tutaj o samochody specjalistyczne, uwzgledniających potrzeby i charakter działalności danej firmy.

Wydłużenie okresu ekonomicznej użyteczności pojazdów będzie pociągało za sobą zwiększenie zapotrzebowania na naprawy, których rynek może być ograniczony pod względem ilościowym, ale także jakościowym. Natomiast dla działalności flotowca ważne jest, żeby pojazdy były należycie serwisowane i odpowiednio utrzymane. Osoba zarządzająca flotą ponosi również ryzyko prawne, a jego ograniczenie może nastąpić poprzez wprowadzenie dobrze napisanej i respektowanej przez użytkowników polityki flotowej.
Z drugiej strony, współczesny flotowiec ma do czynienia z ciągle zmieniającym się otoczeniem i rozwojem technologicznym, co wymaga od niego nieustannej nauki. Cyfryzacja ma dzisiaj ogromne znaczenie w zarządzaniu flotą. W związku z jej rozwojem mamy szybki dostęp do zagregowanych danych. Właściwie za jednym kliknięciem flotman może wyciągnąć interesujące go dane i poddać je analizie, na bazie której może wyznaczać nowe cele.

Michał Zamirski
specjalista ds. benefitów i floty HR, Kadry i płace Onninen
Obecnie managerowie floty muszą zmierzyć się z kilkoma poważnymi problemami, które wpływają na efektywność i opłacalność działalności. Jednym z głównych wyzwań jest redukcja kosztów, zwłaszcza związanych z miesięcznymi ratami finansowymi oraz wzrostem cen nowych pojazdów. Kontrolowanie tych wydatków staje się priorytetem w codziennej pracy.

Innym problemem, który nie pozostaje obojętny, jest zmniejszenie szkodliwości, zarówno dla środowiska naturalnego, jak i dla budżetu firmy. Szukanie bardziej ekologicznych rozwiązań staje się coraz bardziej naglącym zadaniem. Konieczność wprowadzenia zeroemisyjnych pojazdów stanowi wyzwanie, zważywszy na obecne ograniczenia infrastrukturalne. Dodatkowo, rosnące wymagania związane z ekologią oraz nowe regulacje, takie jak General Safety Regulation (GSR2), stawiają przed managerami floty kolejne wyzwania.

Konieczność spełnienia tych norm wpływa na strategię zakupu i eksploatacji pojazdów.
Niezmiernie ważnym aspektem jest także zapewnienie mobilności floty, zwłaszcza w kontekście zmniejszonej dostępności pojazdów. Konieczność korzystania z pojazdów przedkontraktowych oraz najmów krótkoterminowych stwarza nowe wyzwania operacyjne.
Jednak dążymy nie tylko do ograniczenia kosztów, ale także promujemy odpowiedzialność ekologiczną i zwiększamy świadomość naszych pracowników w kwestii pojazdów elektrycznych. Jako dowód tego, zakupiliśmy Škodę Enyaq, która obecnie podróżuje po całej Polsce, odwiedzając wszystkie nasze oddziały. Ta inicjatywa daje naszym pracownikom niepowtarzalną szansę bliższego zapoznania się z pojazdem elektrycznym.

Naszą główną inwestycją i jednocześnie zaletą jest koncentracja na bezpieczeństwie i promowaniu odpowiedzialnej jazdy. Wszystkie nasze pojazdy są wyposażone w zaawansowane systemy wspierające kierowcę, co stanowi kluczowy element naszej strategii bezpieczeństwa na drodze, zapewniając tym samym naszym kierowcom dodatkową ochronę i komfort jazdy.