Polskie przewodnictwo w UE z flotą w tle

Stało się, Polska jest obecnie najważniejszym krajem w Unii Europejskiej, ponieważ to nasz kraj przez pół roku pełni zaszczytną rolę, przewodnicząc prezydencji Radzie Unii Europejskiej. To ogromne wyzwanie, także w zakresie obsługi flotowej.

Magazyn Fleet dostąpił tego zaszczytu, że został poproszony o przygotowanie ekspertyzy dla Ministerstwa Spraw Zagranicznych z zakresu wyboru firmy mogącej sprostać zarządzaniu flotą prezydencji. Nie było to zadanie łatwe z kilku powodów. Po pierwsze, nikt czegoś takiego nie robił z prostej przyczyny – Polska po raz pierwszy obejmuje przewodnictwo. Po drugie, firma car fleet management, która miałaby się podjąć tego wyzwania, postawiona by była w odwrotnej sytuacji. Ponieważ to z reguły firmy CFM wydają samochody użytkownikom, którzy je tankują i serwisują, po czym odbierają, sprawdzając ewentualne uszkodzenia.

Tymczasem podczas obsługi floty prezydencji to firmie CFM samochody miały być wydane, to firma miała zapewnić parkingi, auta zastępcze i kierowców i to firma będzie rozliczana po okresie eksploatacji. To także sytuacja bezprecedensowa. Dodatkowo, niemal do końca nie było pewne, jaki koncern motoryzacyjny dostarczy pojazdy do obsługi.

Przeprowadzane przez nasz miesięcznik badania, które przygotowaliśmy w oparciu o bardzo wysokie wymagania postawione przez MSZ, ujawniły, że większość firm z sektora CFM nie była w stanie sprostać głównie jednemu punktowi. Było nim zapewnienie odpowiedniej liczby kierowców do obsługi prezydencji. Musieli oni spełniać ostre kryteria, postawione głównie przez Biuro Ochrony Rządu. Ponadto wymagane były odpowiednie certyfikaty potwierdzające bezpieczeństwo. Firmie zarządzającej odpadł jeden kluczowy element, mianowicie paliwo, ponieważ tak jak firmy Peugeot i Scania użyczyły nieodpłatnie pojazdów, tak firma PKN Orlen udostępniła paliwo. Kolejnym elementem, który odsiał znaczną część firm CFM, był wymóg posiadania dwóch niezwykle istotnych certyfikatów: licencji na wykonywanie transportu drogowego oraz certyfikatu kompetencji przewoźnika w zakresie przewozu osób.

Wobec tak postawionych wymagań przetarg na obsługę floty prezydencji wygrała firma Transpost S.A. Teraz stoi przed nią ogromne wyzwanie, głównie logistycznie, ponieważ trzeba zapewnić transport samochodów do miejsc, gdzie będą jeździły, kierowców, noclegi tym kierowcom. Także kwestia samochodów zastępczych była dość newralgiczna, ponieważ decydującą rolę odgrywał czas podstawienia takich samochodów. Obliczony na piętnaście minut czas podstawienia samochodów zastępczych wymusza tak naprawdę, aby takie auto jechało w pobliżu kolumny. Całe szczęście, wszystkie samochody i autokary nie będą brały udziału jednocześnie we wszystkich spotkaniach (takim wyjątkiem jest jedno, na którym w użyciu będą wszystkie pojazdy), dlatego podczas innych spotkań dostarczone samochody mogą pełnić rolę aut zastępczych.

Peugeot wozi podczas prezydencji

Zwycięzcą w przetargu na dostarczenie aut okazał się Peugeot. Jak podkreśla Dorota Pajączkowska, PR manager Peugeot Polska, dla Peugeota to przede wszystkim ogromny zaszczyt uczestniczyć jako oficjalny partner w tak ważnym dla Polski wydarzeniu, jakim jest prezydencja w Radzie Unii Europejskiej.

- Jest to również prestiż i wyróżnienie, nie tylko o wymiarze lokalnym, lecz także międzynarodowym. Przez pół roku, od 1 lipca 2011 r., naszymi samochodami będą się poruszać delegacje wszystkich krajów europejskich. Dla modelu 508, który właśnie pojawił się na naszym rynku, a nieco wcześniej w krajach Europy Zachodniej, to reklama wyjątkowa i podnosząca wizerunek marki. W ramach umowy partnerstwa przekazaliśmy następujące samochody:

Peugeot 508 – 52 samochody. Na rynku od marca 2011 roku.

Peugeot Expert (8-osobowy) – 52 samochody.

Peugeot 4007 (z napędem 4×4) – 5 samochodów.

Peugeot Partner (5-osobowy) – 5 samochodów.

Peugeot iOn (w 100% elektryczny) – 3 samochody.

Co tankować?

W ramach umowy z Ministerstwem Spraw Zagranicznych, PKN Orlen przekazał karty przedpłacone na paliwo do floty transportowej używanej w trakcie prezydencji. W zamian firma uzyskała możliwość posługiwania się tytułem Partnera Polskiej Prezydencji w komunikacji marketingowej i korporacyjnej prowadzonej przez Orlen Koncern jako jedna z największych polskich firm, a jednocześnie przedsiębiorstwo działające na kilku rynkach Unii Europejskiej (Polska, Niemcy, Czechy, Litwa) od lat wspiera organizację najważniejszych wydarzeń związanych z promocją Polski, szczególnie w naszym regionie.

Okres przewodniczenia Polski w Radzie UE jest okazją do przybliżenia naszego kraju jako atrakcyjnego partnera gospodarczego, miejsca charakteryzującego się dużym potencjałem, ciekawą historią i walorami turystycznymi. Firma szacuje, że ekwiwalent medialny przekazów dotyczących polskiej prezydencji będzie znacznie wyższy niż wydatki poniesione na wsparcie, którego udzieli PKN Orlen.

Tomasz Siwiński

_____________________________________________________________________________________

"Nasza firma od zawsze podejmuje najtrudniejsze, niestandardowe, często wręcz pionierskie wyzwania rynkowe – oto powód przystąpienia do przetargu ogłoszonego przez Ministerstwo Spraw Zagranicznych na kompleksową obsługę transportową spotkań organizowanych centralnie podczas polskiej prezydencji. Wygranie przetargu było wielką satysfakcją, ale również olbrzymią odpowiedzialnością. Mieliśmy bowiem świadomość, że stawiamy na szali nie tylko przez wiele lat budowaną reputację naszej firmy, ale również opinię o sprawności organizacyjnej polskich firm i instytucji, którą uczestnicy obrad zawiozą do swoich krajów. Na czym więc oparliśmy przekonanie, że z sukcesem zrealizujemy postawione przed nami przez MSZ zadania?

Transpost SA jest najstarszą firmą świadczącą usługi CFM w Polsce, konsekwentnie budując i dostosowując swoją technologię oraz organizację do najwyższych jakościowych standardów. Docenili to klienci. Firma od lat niepodzielnie we wszystkich rankingach CFM zajmuje pierwsze miejsce w zakresie obsługi największej floty u jednego klienta. Nie jest tajemnicą, że chodzi o Telekomunikację Polską SA. Jako jedyni na rynku oferujemy usługę wynajmu długoterminowego z pracownikiem realizującym szereg zadań dodatkowych dla klientów. W tym zakresie dużym sukcesem jest świadczenie od wielu lat takiej usługi dla Poczty Polskiej S.A., a także innych klientów.

Realizowane różnorodne projekty wymagały umiejętności zarządzania szeroką strukturą pojazdów, poczynając od osobowych, przez dostawcze, ciężarowe, specjalistyczne, kończąc na ciągnikach z naczepami obsługujących również trasy międzynarodowe. Te doświadczenia ugruntowały nas w przekonaniu, że warto podjąć to wyzwanie, traktując je jako szansę i kolejny etap w rozwoju. Aby choć w części zilustrować złożoność działań logistycznych stojących przed firmą, a związanych z przygotowaniami do obsługi polskiej prezydencji, można wskazać na koordynację funkcjonowania ok. 200 pojazdów, od autokarów i minibusów po limuzyny, poruszających się w ustalonym z góry porządku i czasie, obsługiwanych przez grupę ok. 200 specjalnie przeszkolonych do tego celu kierowców. Nie należy zapominać o organizacji zaplecza dla tych osób i pojazdów, tj. noclegów, wyżywienia, ochrony, monitoringu, parkingów, myjni, terminowych transferów, łączności, obsługi technicznej pojazdów itp.

Aktualnie wyciągamy wnioski z zadań wykonanych w miesiącu lipcu aby kolejne czekające nas miesiące pracy dla prezydencji nie były gorsze. Na końcowe podsumowania przyjdzie czas po jej zakończeniu. Na razie trzymajmy kciuki, aby wszystkoposzło zgodnie z planem."

Zbigniew Karpiński
Transpost
"Po raz pierwszy organizujemy prezydencję i czeka nas wiele niewiadomych. Tak naprawdę mamy tylko dane z innych prezydencji i na tej podstawie musimy przewidzieć, ile gości może przyjechać na spotkania. Dlatego bardzo trudno wyliczyć zapotrzebowanie na transport, gdy brak jest odpowiednich danych. Inną niewiadomą jest konieczność połączenia usługi fleet management z obsługą transportową spotkań. Procedury przetargowe wymagają czasu – przedłużające się terminy, konieczność odczekania 10 dni roboczych na odwołania etc. Problemem jest także niedostosowanie naszych przepisów do projektu, jakim jest prezydencja – to nie jest klasyczne zamówienie na papier do drukarek. Ale na pewno wszystko się uda."

Agata Ogonowska
Ministerstwo Spraw Zagranicznych