Akademia Fleet Managera odc. 1
W magazynie Fleet rozpoczynamy cykl przeznaczony dla zwolenników sportów ekstremalnych, czyli dla tych którzy chcą być fleet managerami. Oto rady dla Was od starszych stażem kolegów ze Stowarzyszenia Kierowników Flot Samochodowych: Marka Zielińskiego z Samsetu i Piotra Wagnera z Flexicar.
Od dzisiaj szef kazał mi opiekować się parkiem samochodowym. Mam 30 różnych samochodów. Co mam zrobić najpierw, jak działać?
W branży mówią: to gratuluję Ci kolego, na pewno od dziś już nie wyłączysz swojego telefonu komórkowego. Na pewno dla kogoś niedoświadczonego może się pojawić dość duży problem do rozgryzienia.
Pierwszą czynnością powinna być rozmowa z zarządem firmy, odnośnie ukształtowania polityki danej floty oraz tego, co zarząd firmy od młodego FM oczekuje. Niezbędne są podstawowe informacje: do czego pojazdy w firmie mają służyć, jakie są preferencje w stosunku do marki pojazdów, jakie środki (nie tylko chodzi tu o pojazdy) zarząd przekazuje w moje władanie i jakie umocowanie prawne mi daje.
Kolejną czynnością jest zorganizowanie jakiejś aplikacji informatycznej do wspomagania zarządzania flotą i zbierania danych o flocie. Na początku może to być pospolity Excel lub Acces, ale później lepszy jest program specjalistyczny oparty na bazie danych np. SQL lub SAP
Następny krok, to zbieranie informacji o pojazdach w formie elektronicznej i papierowej.
W międzyczasie poprosiłbym o pomoc prawną w zakresie stworzenia umowy i zasad korzystania z pojazdów służbowych. Trzeba to zrobić w oparciu o Kodeksu Pracy, przepisy karno-skarbowe, kodeks drogowy itp. Po stworzeniu odpowiedniego wzorca takiej umowy i jej podpisaniu z każdym kierowcą powinno się odbyć wstępnego szkolenia dla z zakresu ich praw i obowiązków odnośnie użytkowania pojazdów służbowych. To dopiero początek. Pozostaje jeszcze kilka drobnych kwestii.
Jak zorganizować sobie sposób zarządzania flotą? Gdzie pojazdy ubezpieczyć, gdzie naprawiać, gdzie dokonywać zakupów części zamiennych i eksploatacyjnych, jak i gdzie likwidować szkody komunikacyjne, jak kontrolować stan kosztów serwisowych, jak nie ominąć ważnej daty zakończenia ważności polisy ubezpieczeniowej, badań technicznych, czy też przeglądów okresowych? Z kim negocjować i podpisywać umowy o współpracy w zakresie serwisu pojazdów, ubezpieczenia, napraw blacharsko-lakierniczych, kart paliwowych etc. Czy kupować pojazdy, leasingować czy też wynająć, a może zastosować inny model ich pozyskania? Jaką markę wybrać?
Wstępna selekcja
Na dzień dzisiejszy nie sposób jest podać złotego środka dla wszystkich firm czy FM.
Mimo iż rynek CFM jest w Polsce jeszcze w stadium dojrzewania, to już dziś istnieje wiele instytucji, które z problemem zarządzania flotą są w stanie poradzić sobie kompleksowo. Tylko pytanie czy tego chcemy? Istnieją stowarzyszenia jak np. Stowarzyszenie Kierowników Flot Samochodowych (SKFS), które zrzesza wielu FM, którzy na częstych spotkaniach wymieniają się doświadczeniami w zakresie zarządzania. Warto jest zaprenumerować sobie prasę branżową, czy wziąć udział w spotkaniach targowych czy szkoleniach.
Na początek trzeba starać się nawiązać kontakt z jednym lub grupą doświadczonych FM, żeby pomogli znaleźć odpowiedzi przynajmniej na niektóre pytania. Na podstawie tych rozmów trzeba zrobić wstępną selekcję - z kim podjąć rozmowy, a kogo odrzucić.
Odrzucić, nie znaczy na zawsze, ale aby móc się zorganizować na początku, trzeba dokonać wstępnej selekcji.
Broker tak
Jedno z podstawowych pytań brzmi: jak i gdzie się finansujemy samochody? Wybór finansującego też ma wiele aspektów. Pod względem księgowym, który pojazd i w jakiej formie finansowania jest dla naszej firmy korzystny, czy np. kwestia odliczenia podatku VAT, amortyzacji. Trzeba się też zastanowić jaką markę lub marki pojazdów wybieramy? Najlepiej wyznaczyć sobie maksymalnie trzy marki pojazdów i starać się tego trzymać. Przy niewielkiej flocie jeszcze lepszym rozwiązaniem są dwie marki. Jest wiele kryteriów, z których podstawowe to: awaryjność, wartość rezydualna, postrzeganie marki, spalanie, dostępność ASO, zadowolenie pracowników, cena, gama pojazdów w danej marce itd., itd.
W przypadku objęcia floty 30 różnych pojazdów na pewno trzeba rozważyć sprzedaż tych najbardziej wyeksploatowanych i wysłużonych, aby w ich miejsce wprowadzić nowe auta.
Skoro kupujemy samochody, to musimy je ubezpieczyć. Kogo wybrać? Ubezpieczenie oznacza także likwidację szkód komunikacyjnych, a więc bardzo ważny element. Do tego jest wiele pochodnych np. limit holowania czy sprawa samochodów zastępczych. Tutaj proponowałbym skorzystanie z wiedzy i doświadczenia przynajmniej jednego z brokerów ubezpieczeniowych (najlepiej któregoś renomowanego lub szczerze poleconego). Broker powinien nas wspomóc w wielu kwestiach związanych z ubezpieczeniem i pozwoli nam zdjąć z siebie dość duży ciężar i gąszcz przepisów które niejednokrotnie wymagają wiedzy prawniczej. Broker powinien wynegocjować jak najlepszą stawkę ubezpieczenia dla naszej floty. Koszt usług brokera ukryty jest w prowizji od ubezpieczenia jaką wypłaca brokerowi ubezpieczyciel, jeżeli więc broker dobrze wynegocjuje nam warunki ubezpieczenia, co z reguły czyni, i obniży nam w sposób istotny swoją prowizję, to naprawdę możemy mieć dobrą i dość konkurencyjną cenowo ofertę ubezpieczenia, a nasza firma nic za to nie zapłaci.
Nie tylko ASO
Kupiliśmy samochody, ubezpieczyliśmy i rodzi się kolejne pytanie: gdzie je serwisować?
W dzisiejszych realiach rynkowych proponuję zasadę mix. Polega ona na tym że, FM szuka złotego środka pomiędzy kosztami serwisu, a zadowoleniem użytkowników i ogólną mobilnością floty. Czyli małe koszty i mała awaryjność.
Z doświadczenia wiem, że większość FM na początku życia pojazdu w firmie, do przebiegu 100 czasem 150 tys. km lub okresu 2-3 lat, zleca przeglądy autoryzowanym stacjom obsługi, ze względu na program gwarancyjny producenta pojazdu. Po przekroczeniu tych orientacyjnych wytycznych, większość FM kieruje pojazdy poza ASO, najczęściej są to nieautoryzowane serwisy zrzeszone pod logo jednej sieci serwisowej. W miarę możliwości FM, poza okresowymi przeglądami, kieruje samochód do naprawy poza sieci ASO. Często robi się to również przy wymianach dość istotnych i drogich podzespołów pojazdu, takich jak np. układy sprzęgła, zawieszenia, hamulce, klimatyzacja itp.
Okrągły problem
Dla FM problemem może być sezonowa wymiana opon. Ale z oponami wiążą się też inne kwestie: nierównomierne zużywania się każdej z opon, zakup i przełożenie opon w odległym terenie, warunki atmosferyczne powodujące nawał wymian, relokacja opon, ewidencja opon, ocena zużycia, a na deser setki telefonów od użytkowników.
Opracowując strategię zakupu i wymiany opon (jak również utylizacji zużytych) warto wesprzeć się liczącą się na rynku siecią oponiarską, która w dużej części wspomoże nas w naszej przeprawie przez ocean kół, opon, zestawień liczbowych i fakturowych. Okres wymiany opon, szczególnie tych z letnich na zimowe, to dla FM okres wzmożonej pracy i dość wielu stresów.
Następne pytanie, gdzie naprawiać uszkodzone w kolizjach pojazdy? Na rynku są setki, jak nie tysiące zakładów blacharsko-lakierniczych, dla których nasza flota jest smakowitym kąskiem. Który wybrać, jak nie narazić się na złe naprawy nie zgodne ze sztuką blacharsko-lakierniczo-mechaniczną. Przede wszystkim o samym warsztacie dużo nam powie jego wizerunek zewnętrzny, dobrze jest też spytać brokera czy ubezpieczyciela o jego dotychczasowe opinie i doświadczenia z danym zakładem. Warto także sprawdzić, czy dany warsztat jest w jakiejś sieci naprawczej, czy posiada autoryzacje, certyfikaty, jaka jest lub była fluktuacja pracowników (fachowców). Warto zwrócić uwagę na ilość i stan techniczny pojazdów, które miałyby w przyszłości być pojazdami zastępczymi. Jeżeli znamy się na technologii naprawy pojazdów powypadkowych, to powinniśmy wziąć po uwagę, jakim zapleczem technologicznym dysponuje zakład. Jeżeli wszystkie powyższe zagadnie spełniają nasze oczekiwania, z reguły przekazujemy warsztatowi jeden lub dwa pierwsze samochody próbne o małej wartości szkody i jeżeli naprawa przebiegała w sposób prawidłowy, możemy przystąpić do formalizacji umowy o współpracy pomiędzy naszymi firmami.
Sprze-dać
Na koniec pozostaje nam pytanie jak sprzedać pojazd flotowy? Na pewno musi zostać zrobiona wycena takiego pojazdu czy też pojazdów. Najlepiej jest powołać rzeczoznawcę motoryzacyjnego. Drugi aspekt powołania rzeczoznawcy jest taki, że dysponujemy ochroną przed podważeniem jego wartości przez Urząd Skarbowy lub zarząd firmy, czy też samych zainteresowanych kupnem. Samych szkół sprzedaży pojazdów jest kilka, poprzez sprzedaż pracownikom wcześniej użytkujących pojazdy, przetargi formalne bądź nieformalne, aukcje, czy firmy aukcyjne, branżowe portale internetowe lub po prostu w przypadku wynajmu czy leasingu - zwrot pojazdu.
A jak już sprzedamy samochody, to trzeba odpowiedzieć sobie na kolejne pytania: Jakie auta kupić, gdzie pojazdy ubezpieczyć, gdzie naprawiać...ale wtedy znamy odpowiedzi przynajmniej na część tych pytań.
Marek Zieliński, dyrektor Samset
Załóżmy, że samochody którymi ma się opiekować samochodami, są w większości po gwarancji i są użytkowane w całym kraju. W takim wypadku trzeba by zacząć od spraw serwisów. Tu podjąłbym negocjacje z sieciami szybkich napraw, takimi jak Premio czy Inter Cars (są oczywiście jeszcze inne). Umowa z taką siecią daje bardzo dużo korzyści:
- możemy robić przeglądy w dużo niższych cenach niż w ASO
- możemy mieć zapewnioną kompleksową opiekę oponiarską - zakup, wymiana i przechowanie sezonowe
- sieć warsztatów w całej Polsce, większa niż sieci importerskie
- jedna faktura w miesiącu
Następna sprawa - ubezpieczenia. Z doświadczenia wiem, że aby ulżyć swojej pracy jako FM, trzeba wybrać dobrego brokera. A tu bardzo ważne jest, aby broker miał swój dział likwidacji szkód i mógł zapewnić jedną osobę do obsługi mojej floty. Wtedy bardzo szybko przyślą holownik, umówią rzeczoznawcę, przypilnują kierowcy, aby wypełnił druki zgłoszenia szkody i przesłał kserkopie wymaganych dokumentów. I to dobry broker pilnuje, aby ubezpieczyciel w terminie przelał pieniądze do serwisu. I broker przygotowuje oczywiście oferty od wielu towarzystw i proponuje najlepszą opcję. Co ważne, broker nie pobiera prowizji od firmy, tylko od ubezpieczyciela, czyli dla nas jest to usługa bezpłatna.
Kolejna sprawa - paliwo. Aby nie bawić się z setkami faktur, należy jak najszybciej dogadać się z jednym koncernem paliwowym, który dostarczy nam karty. Przy tak małej flocie trudno liczyć na rabaty, ale i bez tego będzie nam łatwiej. Raz, że otrzymamy jedną lub dwie faktury w miesiącu. Dwa - firma nie musi dawać wszystkim pracownikom zaliczek na paliwo. Trzy - jeżeli będziemy wymagać od użytkowników wpisywania stanu licznika przy każdym tankowaniu, mamy załatwioną równocześnie sprawę obliczania średniego spalania. Nie ma co ukrywać, że w wielu firmach znajdą się amatorzy tankowania swoich samochodów na konto firmy. Większość firm wydających karty sprawdza, czy numer na karcie zgadza się z numerem rejestracyjnym samochodu, i nie pozwala tankować do kanistrów przy płatności kartą. To też trzeba brać pod uwagę. Poza tym, na karty można jeszcze myć auta czy kupować płyn do spryskiwaczy i wedle życzenia, np. oleje silnikowe i żarówki. Dzięki temu, firma nie musi nikomu dawać zaliczek na samochód (włączam w to również sprawę serwisów oczywiście).
Ostatnia sprawa, to samochody tzw. zarządu. Często FM jest zobowiązany do zajmowania się osobiście tymi samochodami. I tu warto wybrać taki serwis, który oferuje usługę door to door, bo inaczej czekają nas długie wyprawy do serwisów. Przy wyborze takich serwisów warto spytać kolegów z SKFS, którzy na pewno podpowiedzą, z którym serwisem warto nawiązać współpracę.
Piotr Wagner, Flexicar
Szanowni Państwo,