Za paliwo z jedynki
Karty paliwowe to norma, ale są niczym wierzchołek góry lodowej, bo większość ich możliwości nie jest widoczna w momencie zapłaty przez kierowcę. To programy desktopowe, aplikacje, raporty. Wszystkie te narzędzie oferują emitenci kart i ich zadaniem jest kontrola kosztów i wykrywanie nadużyć.
W idealnym świecie kierowcy jeździliby przepisowo, samochody zużywałyby tyle paliwa, ile wynika z danych WLTP, okresowe przeglądy wykonywane by były przez uśmiechniętych i kompetentnych modeli, a fleet manager przedstawiałby zarządowi raporty dotyczące tego, jakie oszczędności udało mu się wygenerować. To w świecie idealnym, a realny...
Kontrola podstawą zaufania
Paliwo kosztuje coraz więcej, to z jednej strony pokusa dla nieuczciwych pracowników – a może się uda? Z drugiej to rosnące koszty to dla flotowca konieczność kontroli wydatków. Trzeba zwrócić się do partnerów, bo oni mają ku temu najlepsze narzędzia
Karty paliwowe przestały być wyłącznie wygodnym środkiem bezgotówkowego rozliczania tankowań. Dziś są jednym z kluczowych narzędzi zarządzania flotą, wspierającym kontrolę kosztów operacyjnych, politykę zakupową firmy oraz bezpieczeństwo transakcji. Emitenci kart paliwowych rozwijają więc rozwiązania, które z jednej strony pomagają kontrolować i ograniczać wydatki, a z drugiej – szybciej identyfikować nadużycia i próby oszustw.
Kontrola kosztów i przeciwdziałanie fraudom są bardzo ważne, ponieważ w firmach posiadających flotę nawet niewielkie nieprawidłowości potrafią przełożyć się na duże straty.
Najczęściej identyfikowane problemy to:
- tankowania niezgodne z polityką firmy,
- zakupy poza dozwolonym zakresem usług,
- przekroczenia budżetów paliwowych,
- użycie karty przez nieuprawnioną osobę,
- tankowania w nietypowych lokalizacjach lub godzinach,
- duplikowane lub podejrzanie częste transakcje,
- próby wykorzystania skradzionych danych karty.
Mimo wielu rozwiązań wdrożonych przez emitentów w celu zapobiegania nadużyciom i służących ograniczeniu ew. strat, nadal duża odpowiedzialność leży po stronie kierowców i managerów. Wszyscy emitenci podkreślają, że karta powinna być użytkowana zgodnie z zaleceniami dotyczącymi bezpieczeństwa, a każde niepokojące zdarzenie powinno być niezwłocznie zgłaszane.
Przy wyborze emitenta kart paliwowych warto kierować się nie tylko argumentami wspierającymi oszczędności i wygodę. Równie istotne są narzędzia do zarządzania kartami i dostęp do bieżących danych czy możliwość szybkiej blokady karty. To właśnie te funkcje w praktyce pomagają firmom ograniczać straty i poprawiać efektywność zarządzania flotą.
bp, czyli 24/7
Emitent ze słońcem w logo oferuje cały pakiet możliwości kontrolnych, dzięki panelowi mamy dostęp do kart przez siedem dni w tygodniu i 24 godziny na dobę. Za pomocą indywidualnego konta użytkownika online fleet manager może w łatwy sposób zamówić, wymienić lub zablokować karty flotowe. Efektywnie monitorować użycie kart, ustawiać limity i szybko pobierać wszystkie faktury. Do tego użytkownik ma dostęp do raportów zawierających takie dane, jak ilość zatankowanego paliwa, czasu i daty transakcji. Także w trybie online można ustalać i zmieniać limity na kartach. Jeżeli pracownik jedzie w określoną delegację można mu zmienić limit i dodać usługi za które będzie mógł zapłacić. Do tego dochodzi możliwość blokad, czy zmiany pinów. Oczywiście fleet manager może też odbierać faktury online, a nawet ma dostęp do transakcji oczekujących
MOYA firma, Twoje bezpieczeństwo
Rosnące koszty utrzymania flot sprawiają, że firmy coraz większą wagę przykładają nie tylko do ceny paliwa, ale również do kontroli sposobu, w jaki jest ono kupowane i rozliczane. Odpowiedzią na te potrzeby są cyfrowe narzędzia rozwijane przez operatorów kart paliwowych. Łączą one funkcje płatnicze z rozwiązaniami umożliwiającymi bieżące monitorowanie wydatków, zarządzanie kartami oraz analizowanie transakcji.
Przykładem takiego rozwiązania jest aplikacja MOYA firma, przeznaczona dla klientów korzystających z programu flotowego. Umożliwia ona menedżerom dostęp w czasie rzeczywistym do informacji o finansach i transakcjach oraz przeglądanie tankowań w wybranych przedziałach czasowych. Pozwala także zarządzać kartami kierowców i limitami zakupowymi, a także realizować płatności za faktury. Dzięki temu osoba odpowiedzialna za flotę może na bieżąco śledzić poziom wydatków i szybciej reagować na nietypowe lub niezgodne z założeniami transakcje.
Istotnym elementem kontroli kosztów jest możliwość personalizacji kart oraz przypisywania do nich określonych limitów zakupowych. Takie rozwiązanie pozwala dostosować zakres korzystania z karty do potrzeb konkretnego pojazdu, kierowcy czy rodzaju działalności.
Dane dostępne online ułatwiają również analizę historii zakupów i identyfikowanie operacji wymagających dodatkowej weryfikacji. System wspiera więc nie tylko kontrolę budżetu, ale również ograniczanie ryzyka nieuprawnionego wykorzystania karty.
Bezpieczeństwo transakcji wzmacnia indywidualna autoryzacja użytkownika przypisanego do danej karty. Aplikacja wykorzystuje również mechanizmy dostępne w nowoczesnych smartfonach, w tym zabezpieczenia biometryczne. W przypadku transakcji mobilnych stosowany jest czasowy, sześciocyfrowy kod autoryzacyjny, generowany przez aplikację. Rozwiązania te tworzą dodatkową warstwę ochrony i mogą ograniczać ryzyko wykorzystania danych karty przez osoby nieuprawnione.
Z perspektywy przedsiębiorstwa ważne jest także uproszczenie rozliczeń. MOYA firma oferuje zbiorcze fakturowanie, dostęp do szczegółowych raportów transakcji oraz możliwość aktualizacji limitu paliwowego w krótkim czasie po zaksięgowaniu płatności. Kierowca natomiast może korzystać z aplikacji zamiast fizycznej karty, co dodatkowo upraszcza proces tankowania.
Cyfrowe rozwiązania coraz wyraźniej przesuwają więc ich funkcję z samego narzędzia płatniczego w stronę systemu zarządzania wydatkami. Bieżący dostęp do danych, limity, personalizacja kart, raportowanie oraz mechanizmy autoryzacji pozwalają przedsiębiorstwom lepiej kontrolować koszty paliwa, a jednocześnie szybciej wychwytywać transakcje odbiegające od przyjętych zasad korzystania z floty.
Head of Mobility Segment Poland w UTA Edenred
Osiem kluczowych obszarów wg. UTA Endered
1. Szczegółowe raportowanie i faktury zbiorczeJednym z najważniejszych i najprostszych narzędzi kontroli kosztów są raporty transakcyjne oraz faktury zbiorcze z rozpisaniem poszczególnych pozycji.
Pozwalają one analizować:
kto tankował, gdzie i kiedy dokonano zakupu,
ile litrów zakupiono,
jaka była cena jednostkowa,
jakie dodatkowe usługi zostały nabyte.
Weryfikacja faktur i raporty online dostępne w Strefie Klienta UTA Edenred umożliwiają szybkie wykrycie anomalii, np. tankowanie zbyt dużych ilości paliwa względem pojemności baku, nietypowe wzrosty spalania albo zakupy usług nieobjętych polityką firmy.
2. Limity transakcyjne i reguły użycia karty
Kolejnym z podstawowych mechanizmów kontroli jest możliwość ustawienia parametrów transakcyjnych dla karty lub kart. Emitenci umożliwiają określenie tzw. limitów:
limit dzienny, tygodniowy lub miesięczny,
limit wartości transakcji,
ograniczenie do wybranych typów produktów i usług,
ograniczenie do konkretnego kraju, sieci stacji lub typu pojazdu,
blokada transakcji poza określonymi godzinami.
Dzięki tej możliwości firma może określić i dopasować sposób korzystania z karty do realnych potrzeb kierowcy lub pojazdu. Jeśli np. karta ma służyć wyłącznie do tankowania oleju napędowego, można zablokować zakup innych produktów. To istotnie ogranicza ryzyko nadużyć.
Z UTA Edenred możliwe jest stosowanie limitów na kartach oraz wygodne zarządzanie nimi online.
3. Powiadomienia o transakcjach w czasie rzeczywistym
Coraz częściej emitenci oferują alerty SMS, e-mail lub push o wykonanej transakcji. To bardzo skuteczne narzędzie antyfraudowe, ponieważ umożliwia niemal natychmiastową reakcję.
Jeśli menedżer floty otrzyma informację o tankowaniu:
wnocy,
w innym kraju niż planowany,
przy podejrzanie wysokiej kwocie,
kilka minut po wcześniejszej transakcji, może od razu sprawdzić zdarzenie i zablokować kartę.
W przypadku UTA Edenred dostępne są powiadomienia o transakcjach w czasie rzeczywistym, zarówno przez SMS lub e-mail.
4. Natychmiastowa blokada karty
Jeśli dojdzie do stwierdzenia lub podejrzenia nadużyć szybkie zablokowanie karty to jeden z najważniejszych elementów ograniczania strat. Standardem rynkowym staje się możliwość blokady:
online, przez portal klienta i telefonicznie, 24/7.
UTA Edenred oferuje całodobową możliwości blokowania kart online oraz poprzez kanały obsługi klienta To szczególnie ważne w sytuacji utraty karty, podejrzenia skopiowania danych lub wykrycia nietypowej aktywności.
5. Silne mechanizmy autoryzacji dot. karty
Aby zapobiegać nadużyciom z wykorzystanie kart emitenci stosują różne poziomy zabezpieczeń. Podstawowe to
indywidualny kod PIN,
przypisanie karty do pojazdu lub kierowcy,
weryfikacyjnie danych karty podczas transakcji,
Karty od UTA Edenred są zabezpieczone indywidualnym kodem PIN. Zgodnie z wytycznymi dotyczącymi korzystania z karty, PIN ten nie powinien być nigdzie zapisywany ani udostępniany osobom trzecim. Ważne jest również, by podczas transakcji nie pozostawiać karty poza kontrola wzrokową i zwracać uwagę na mogące zagrażać bezpieczeństwu karty sytuacje i okoliczności.
6. Monitoring podejrzanych wzorców i zespoły antyfraudowe
Najbardziej zaawansowani emitenci nie ograniczają się do biernej rejestracji danych. Analizują wzorce transakcyjne i wychwytują sytuacje odbiegające od normy, np.:
wiele transakcji w krótkim czasie,
tankowania niepasujące do trasy,
transakcje w lokalizacjach o podwyższonym ryzyku,
wzrost częstotliwości użycia karty,
tankowania niezgodne z profilem pojazdu.
UTA Edenred posiada dedykowany zespół zajmujący się wykrywaniem fraudów, który monitoruje zdarzenia, ostrzega klientów telefonicznie przy wykryciu podejrzanych aktywności oraz rozwija strategie zapobiegania nadużyciom.
7. Czasowe „odblokowanie” karty tylko na moment użycia
To jedno z ciekawszych nowoczesnych rozwiązań bezpieczeństwa. Zamiast pozostawiać kartę stale aktywną, można ją utrzymywać w stanie zablokowanym i aktywować jedynie na czas tankowania.
UTA Edenred oferuje rozwiązanie UTA CardLock, które pozwala blokować kartę, gdy nie jest używana i aktywować ją przed transakcją. Taki model znacząco zmniejsza ryzyko użycia karty przez osoby nieuprawnione.
8. Cyfrowe karty paliwowe i płatności mobilne
UTA Edenred rozwija rozwiązanie UTA EasyFuel®, które pozwala realizować bezkontaktowe i bezpieczne transakcje za pomocą smartfona, bez konieczności używania tradycyjnej karty w standardowy sposób.
Marketing Manager DKV Mobility
Koszty paliwa należą do największych i jednocześnie najbardziej podatnych na nieprawidłowości wydatków operacyjnych floty. Sam dostęp do historii transakcji nie wystarcza już do ich skutecznego kontrolowania. Menedżer potrzebuje narzędzia, które nie tylko pokaże, ile firma wydała, lecz także pozwoli ocenić, czy konkretne tankowanie było uzasadnione i rzeczywiście dotyczyło danego pojazdu.Dlatego rozwiązania oferowane przez emitentów kart paliwowych coraz częściej łączą dane transakcyjne z telematyką. Przykładem jest DKV LIVE, który integruje informacje z GPS, systemów FMS/CAN i tachografów z danymi dotyczącymi operacji wykonanych kartą paliwową. Menedżer floty może dzięki temu sprawdzić, gdzie i kiedy odbyło się tankowanie, jaką ilość paliwa zakupiono oraz czy pojazd rzeczywiście znajdował się w tym miejscu. Takie zestawienie pozwala wychwycić sytuacje, które w tradycyjnym zestawieniu kosztów mogłyby pozostać niezauważone.
Sygnałem ostrzegawczym może być użycie karty na stacji oddalonej od lokalizacji pojazdu, nietypowa częstotliwość tankowań, zakup ilości paliwa nieadekwatnej do pojemności zbiornika albo rozbieżność między zatankowaną ilością a zmianą poziomu paliwa rejestrowaną przez pojazd. System może również wskazać nagły ubytek paliwa oraz inne odchylenia od przyjętego wzorca.
Nie oznacza to, że każda nietypowa transakcja jest automatycznie fraudem. Zadaniem technologii jest przede wszystkim szybkie wytypowanie zdarzeń wymagających sprawdzenia. Alert pozwala zareagować, zanim pojedynczy incydent zamieni się w powtarzalny mechanizm generujący straty. Jednocześnie analiza wzorców tankowania pomaga rozróżnić potencjalne nadużycie od uzasadnionego odstępstwa wynikającego na przykład ze zmiany trasy czy specyfiki realizowanego zlecenia.
Drugim obszarem jest kontrola kosztów w dłuższym okresie. Narzędzia takie jak DKV Analytics umożliwiają analizowanie wydatków i zużycia paliwa, natomiast DKV COCKPIT wspiera zarządzanie flotą i przegląd transakcji. Dzięki temu firma może porównywać pojazdy, kierowców, trasy i okresy rozliczeniowe oraz szybciej zauważać wzrost kosztów, którego nie uzasadnia liczba przejechanych kilometrów.
Dane z raportu DKV Mobility 2026 pokazują, że polskie firmy nadal koncentrują cyfryzację przede wszystkim wokół podstawowej kontroli kosztów. Karty flotowe wskazało 33,7% badanych przedsiębiorstw, monitoring GPS 28,9%, a bardziej zaawansowane systemy telematyczne 14,2%. Wśród firm wykorzystujących lekkie pojazdy dostawcze z kart flotowych korzystało 51,5% respondentów. Pokazuje to, że dane potrzebne do bardziej zaawansowanej kontroli często już są dostępne. Kolejnym krokiem powinno być ich połączenie.
Największą wartością współczesnych rozwiązań nie jest więc sama aplikacja ani cyfrowa lista tankowań. Jest nią możliwość zestawienia transakcji z rzeczywistym zachowaniem pojazdu. Dopiero takie podejście pozwala jednocześnie kontrolować wydatki, szybciej identyfikować potencjalne nadużycia i podejmować decyzje na podstawie pełnego obrazu operacji flotowych.
Head of Telesales E100 Group
Fizyczne karty paliwowe nadal pozostają w powszechnym użyciu, ale coraz więcej funkcji związanych z ich obsługą przenosi się do telefonu. W E100 Mobile kierowca może korzystać z cyfrowej karty paliwowej i rozpocząć tankowanie za pomocą smartfona. Każda taka operacja wymaga potwierdzenia osobistym kodem użytkownika, a przy tankowaniu mobilnym i NFC obowiązują te same limity i zasady kontroli co przy tradycyjnej karcie. Zmienia się więc forma dostępu do paliwa, ale nie znika kontrola nad transakcją.Aplikacja daje też kierowcy bieżący wgląd w dostępne limity paliwa, a managerowi pozwala powiązać transakcję z konkretną kartą i kierowcą. Jeszcze dalej idą zlecenia paliwowe: manager może wskazać stację, termin, rodzaj paliwa i liczbę litrów, a kierowca otrzymuje zadanie bezpośrednio w E100 Mobile. Po jego realizacji można sprawdzić status zlecenia i szczegóły transakcji.
Najważniejsze jest jednak to, że aplikacja nie działa w oderwaniu od reguł ustalanych po stronie firmy. To manager w Panelu Klienta E100 definiuje, gdzie i na jakich zasadach karta może być używana, a te ustawienia są następnie odzwierciedlane w codziennej pracy kierowcy w E100 Mobile. Jeśli tankowanie jest dozwolone tylko na wskazanych stacjach, pozostałe punkty są w aplikacji wyświetlane jako nieaktywne.
Kontrola kosztów zaczyna się od ustawienia zasad
Sama aplikacja nie wystarczy, jeśli po stronie firmy nie ma jasno zdefiniowanych reguł korzystania z karty. W Panelu Klienta E100 manager może ustawić maksymalną liczbę litrów na jedną transakcję, limit kwotowy, zablokować tankowanie w określonych krajach lub na konkretnych stacjach, a także dopuścić zakupy wyłącznie w wybranych punktach.
Te same mechanizmy mogą służyć zarówno bezpieczeństwu, jak i kontroli kosztów. Ograniczenie kwoty czy liczby litrów zmniejsza możliwy zakres nieuprawnionego zakupu, natomiast blokowanie konkretnych stacji może być wykorzystywane również wtedy, gdy przewoźnik nie ma w danym punkcie korzystnych warunków cenowych. Zmiany filtrów wprowadzone w Panelu Klienta po kilku minutach są widoczne po stronie kierowcy.
W efekcie część ryzyka można ograniczać jeszcze przed pojawieniem się podejrzanej transakcji. Fleet manager nie musi wyłącznie reagować na to, co już się wydarzyło, ale może wcześniej zdefiniować zakres, w którym karta będzie działała.
Koszt warto zaplanować jeszcze przed tankowaniem
Kontrola wydatków na paliwo nie musi zaczynać się dopiero przy analizie zrealizowanych transakcji. Locator PRO pozwala podejść do kosztu wcześniej — na etapie planowania trasy — ale jednocześnie daje też narzędzia do późniejszej kontroli jej realizacji. System składa się z trzech modułów: Planera tras, Mojej floty i Historii tras.
W Planerze tras manager może uwzględnić rodzaj pojazdu, koszty paliwa, opłaty drogowe oraz dostępność stacji partnerskich E100. System pokazuje alternatywne warianty przejazdu, w tym trasę najszybszą i najtańszą, wraz z dokładnym podziałem kosztów na paliwo, myto i wydatki dodatkowe. Dzięki temu jeszcze przed rozpoczęciem zlecenia można oszacować jego całkowity koszt.
Moduł Moja flota pozwala monitorować położenie pojazdów w czasie rzeczywistym na podstawie danych z urządzeń OBU lub smartfonu kierowcy z aplikacją E100. Historia tras gromadzi z kolei informacje o przebytych trasach i aktywności pojazdów, takie jak dystans, czas przejazdu, średnia prędkość czy liczba postojów, a także łączy dane GPS z informacjami o transakcjach paliwowych i drogowych. Suwak czasu pozwala odtworzyć pozycję pojazdu w wybranym momencie podróży. Locator PRO łączy więc etap planowania z późniejszym wglądem w przebieg trasy i powiązane z nią transakcje.
Fraud najlepiej zatrzymać przed transakcją
Nie wszystkie nieprawidłowości da się wyeliminować samymi limitami. Dlatego kolejną warstwą ochrony są rozwiązania, które weryfikują warunki transakcji już w momencie autoryzacji. Secure E-BOX porównuje lokalizację urządzenia pokładowego OBU z lokalizacją stacji paliw. Jeśli w momencie żądania autoryzacji lokalizacje się nie pokrywają, transakcja jest automatycznie blokowana. To istotna różnica między samym raportowaniem zdarzeń a aktywnym mechanizmem antyfraudowym. System umożliwia również monitorowanie pojazdów w czasie rzeczywistym oraz dostęp do historii ich ruchu i informacji o pracy urządzenia OBU.
Po trasie trzeba jeszcze wyciągnąć wnioski z danych
Planowanie, limity i zabezpieczenia dotyczą bieżącego zarządzania, ale równie ważna jest analiza tego, co już się wydarzyło. FastData wykorzystuje dane operacyjne z faktur i kart paliwowych, łączy strumienie danych biznesowych i prezentuje je w postaci raportów. Narzędzie pozwala analizować wydatki na paliwo, opłaty drogowe i inne usługi, porównywać ceny według stacji i kart, sprawdzać lokalizacje tankowań oraz monitorować kluczowe wskaźniki. FastData umożliwia również analizę dynamiki cen, identyfikowanie elementów wymagających poprawy oraz planowanie budżetu i tworzenie prognoz na podstawie danych operacyjnych. W ten sposób analiza danych po realizacji przejazdów staje się podstawą do kolejnych decyzji — dotyczących budżetu, tras, miejsc tankowania czy ustawień kart.
Największą wartość daje spójny ekosystem
Największa zmiana polega dziś nie tylko na tym, że część funkcji karty paliwowej przeniosła się do telefonu. Wokół aplikacji powstaje cały system wspierający decyzje fleet managera na różnych etapach zarządzania kosztami i bezpieczeństwem.
E100 Mobile jest narzędziem używanym przez kierowcę i fleet managera. Panel Klienta pozwala managerowi definiować limity i zakres korzystania z kart. Locator PRO wspiera planowanie kosztu i kontrolę przebiegu tras. Secure E-BOX jest narzędziem antyfraudowym, a FastData pozwala analizować dane po realizacji przejazdów.
Tomasz Siwiński
Szanowni Państwo,