Samochody a polityka

05 grudnia 2016

Sprzedaż nowych samochodów wciąż rośnie, a aż 70% z nich trafia do firm, z czego zdecydowana większość do małych i średnich przedsiębiorstw. Jak podkreśla Wojciech Biela, kierownik działu sprzedaży flotowej firmy Ford, małe i średnie przedsiębiorstwa to główni biznesowi klienci firmy. Grzegorz Sokalski, szef sprzedaży flotowej Hyundai Motor Poland, idzie jeszcze dalej, podkreślając, że firma ma szeroką ofertę dla osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą i w najbliższym czasie zamierza mocno walczyć o takich klientów.

Importerzy mogą nam sprzedać samochody, a firmy leasingowe pomogą nam je sfinansować, jednak ciężar zarządzania jest po naszej stronie.

Najlepiej korzystać z gotowych rozwiązań, a takie w zakresie zarządzania samochodami mają wdrożone duże firmy, których floty pojazdów liczą po kilkaset samochodów. Oczywiście nie wszystkie zasady można przełożyć jeden do jednego, ale niektóre aspekty są identyczne bez względu na to, czy mamy w firmie dwa, czy dwieście aut.

Kto może użytkować

Podstawową kwestią, którą powinniśmy zawrzeć w polityce samochodowej, jest to, kto może użytkować samochód. Z reguły pojazd przypisany jest jednemu kierowcy, ale zdarzają się tzw. samochody poolowe. To pojazdy, z których w zależności od potrzeb mogą korzystać pracownicy na różnych stanowiskach. Takie auta najczęściej mają prowadzoną książkę ewidencji pojazdu, wypełnianą przez poszczególnych pracowników, i są parkowane w siedzibie firmy.

Bezpieczeństwo

Tutaj nie ma kompromisów. Powierzając pracownikowi samochód, zawsze najważniejsze powinno być jego bezpieczeństwo. W nowoczesnych samochodach najsłabszym ogniwem jest właśnie kierowca. Zawsze musimy sprawdzić uprawnienia pracownika do kierowania samochodem. Często niemal każdy pisze w CV, że ma prawo jazdy, ale nie oznacza to wcale, że potrafi jeździć samochodem. Najlepiej też dowiedzieć się, czy kierowca ma na koncie jakieś punkty karne. Jeżeli jest to możliwe, należy odbyć – nawet krótką – jazdę próbną, a także przeprowadzić szkolenie z obsługi samochodu, który powierzamy pracownikowi. Idealną sytuacją jest wysłanie nowego pracownika na kurs z zakresu bezpiecznej jazdy. Koszt jednodniowego szkolenia to około 800 zł. Szkolenia grupowe są tańsze.

Parkowanie

Jeżeli mamy pewność, że osoba, której powierzamy samochód, ma kompetencje do jego prowadzenia, ustalamy zasady jego użytkowania. Musimy określić, czy samochód parkuje na terenie firmy i służy pracownikowi tylko do wykonywania obowiązków podczas pracy, czy także do dojazdów do i z pracy. Zdecydowanie bardziej popularny jest drugi wariant. W takim wypadku musimy określić, czy wymagamy od niego parkowania na parkingu strzeżonym bądź w garażu.

Tankowanie

Obecnie bardzo popularnym narzędziem są karty flotowe emitowane przez koncerny petrochemiczne. Karty mogą być przypisane do kierowcy lub samochodu. Występują tez karty na okaziciela. Zapewniają dużą wygodę, ponieważ raz w miesiącu księgowość otrzymuje zbiorczą fakturę. Umożliwiają też generowanie raportów, z których możemy uzyskać dane, ile średnio dany pojazd zużywa paliwa. Przekazując kartę paliwową, zawsze musimy jasno określić, czy są limity na paliwo, czy kierowca może tankować w weekendy, czy może kupić płyn do spryskiwaczy lub myjnię.

Użytkowanie prywatne

To najbardziej skomplikowany aspekt polityki samochodowej. Obecnie dobry pracownik jest bardzo poszukiwany, a tym, co decyduje, którą firmę wybierze, często są profity pozafinansowe. Najważniejszym z nich jest samochód i możliwość korzystania z niego do celów prywatnych. Jeżeli decydujemy się, aby nasz pracownik mógł korzystać z samochodu służbowego poza godzinami pracy, musimy pamiętać, że jest to dla niego przychód, a więc powinien być opodatkowany. Najprostszym rozwiązaniem jest ryczałt pobierany z pensji pracownika za użytkowanie samochodu poza godzinami pracy. Z reguły nie jest on wysoki i wynosi od kilkudziesięciu do kilkuset złotych. Jest on zależny od klasy samochodu, od tego, czy pracownik ma limity kilometrowe, czy chociażby od tego, czy pozwalamy korzystać z samochodu służbowego podczas urlopu.

Oczywiście zapisów regulujących eksploatację aut firmowych jest znacznie więcej i nie zawsze musimy mieć w firmie szczegółową politykę samochodową. Warto jednak pamiętać, że kierowca, podpisując, że zapoznał się z takim dokumentem, będzie znał swoje prawa i obowiązki, co w efekcie znacznie ułatwi zarządzanie samochodami w firmie.