Pięć sposobów na efektywne zarządzanie twoją flotą samochodową

Dla wielu firm posiadanie floty samochodowej jest nieodzownym elementem funkcjonowania przedsiębiorstwa. Gdy chcesz skutecznie świadczyć usługi lub dostarczać produkty do klientów, posiadanie sprawnej floty transportowej jest kluczowe. Utrzymanie pojazdów oraz zarządzanie nimi w sposób ekonomiczny i wydajny to nie lada wyzwanie. W dalszej części artykułu przedstawimy pięć sposobów, które pomogą w zarządzaniu flotą Twojej firmy.

Zapobieganie kosztownym naprawom

Naprawy pojazdów najlepiej wykonywać podczas regularnych przeglądów aut. Zwlekanie lub odkładanie drobnych usterek może przyczynić się do powstania większych awarii, które bywają kosztowne. Warto kierować się zasadą „lepiej zapobiegać niż leczyć”. Organizowanie takich regularnych przeglądów możemy nazwać prewencyjnymi. W większości firm posiadających własne floty, takie kontrole organizowane są w zależności od różnych czynników - danego okresu czasu (np. 2-3 razy w roku) lub przejechania przez pojazd określonej liczby kilometrów.

Regularne sprawdzanie aut nie tylko pomoże w szybkim wykryciu usterek, ale także pozwoli na płynne funkcjonowanie naszej floty (nie będzie nam grozić nieplanowane dłuższe wyłączenie pojazdu z pracy). Dodatkowo będziemy w stanie na bieżąco monitorować stopień zużycia samochodów.
W przypadku używania wielu pojazdów tego samego modelu lub marki, rutynowe kontrole zwrócą naszą uwagę na usterki, które wkrótce mogą się pojawić w pozostałych autach. Pozwoli nam to na przewidzenie kosztów eksploatacji i lepsze zarządzanie flotą.

Zwracaj uwagę na warunki panujące na drodze

W zależności od tego jak duża jest skala (region) działań prowadzonych przez Twoją firmę, flota może być narażona na użytkowanie w zróżnicowanych warunkach atmosferycznych lub terenowych.
W przypadku braku podjęcia odpowiednich działań będzie to miało wpływ na funkcjonowanie pojazdów. Jeden z najbardziej pospolitych przykładów to nieprawidłowo dobrane opony niskiej jakości, które mogą niewłaściwie spisywać się w określonych warunkach lub przy długiej jeździe. W efekcie czas dostawy Twoich towarów lub usług może ulec wydłużeniu, co będzie miało wpływ na działanie firmy. Jest to jeden z najważniejszych powodów dla którego należy pilnować zmiany opon na sezonowe - letnie lub zimowe.

W przypadku gdy działania Twojej firmy skupiają się na obszarach miejskich, dobrym i ekonomicznym rozwiązaniem są opony całoroczne. Równie ważny jest dobór odpowiednich aut – jeżeli chcemy zaoszczędzić na kupnie samochodów firmowych i np. będziemy dostarczać nasze towary/usługi miejskim kompaktem do miejsc, w których dominują wyboiste drogi gruntowe, szybko się przekonamy, że koszty eksploatacyjne takiego pojazdu nie są opłacalne dla naszej firmy. 

Raporty kierowców

Nie ma znaczenia czy w Twojej firmie pracownicy mają wyznaczone określone pojazdy czy przydzielane są im one na zasadzie harmonogramu. Informacja zwrotna, którą przekazywać będą zatrudnieni przez Ciebie ludzie, może okazać się niezwykle ważna przy zarządzaniu flotą. W ten sposób unikniesz zatrudniania kosztownego eksperta. Metoda ta będzie się sprawdzała zarówno w dużych, jak i małych flotach. Informacje zebrane podczas użytkowania pojazdu przez Twoich kierowców pozwolą Ci na oszacowanie zużycia aut. Pozyskane dane pomogą także w usprawnieniu działania systemu przeglądów prewencyjnych. Największym wyzwaniem w tym wypadku będzie motywowanie pracowników do sumiennego i dokładnego sporządzania raportów. Pozwoli nam to również na identyfikację większych problemów. Gdy mimo regularnych przeglądów prewencyjnych, w pojazdach nadal będą występować zidentyfikowane wcześniej usterki, może być to znak, że samochód jest źle serwisowany i należy go wymienić zanim zacznie przy przysparzać większych problemów.

Instalacja systemów monitorujących

Systemy monitorujące ruch pojazdów mogą dostarczyć wielu przydatnych informacji. Dzięki powszechnej już technologii GPS jesteśmy w stanie sprawdzić gdzie aktualnie znajduje się samochód należący do naszej floty oraz zebrać inne dane. Z finansowego punktu widzenia mogą być one przydatne przy faktycznym określeniu kosztów spalania paliwa oraz ustalaniu prędkości z jaką dostarczane są nasze produkty/usługi. Taka wiedza może nas uchronić przed stratami spowodowanymi działaniami nieuczciwych pracowników. Wprowadzenie takiego systemu odciąży również pracowników przy sporządzaniu raportów część danych, które pracownicy „wpisywali ręcznie” będzie automatycznie zbierał za nich system.

Części zamienne

W przypadku utrzymania własnej floty, środki inwestowane w części zamienne nie należą do najmniejszych. W przypadku, gdy dysponujesz więcej niż jednym samochodem, istnieją sposoby aby obniżyć te wydatki. Jednym z nich jest hurtowe zamawianie części. Metoda ta sprawdzi się z reguły wtedy, gdy te same części pasują do wszystkich pojazdów. Utrzymywanie własnych punktów serwisowych może być bardzo kosztowne (sprawdza się to zazwyczaj w wypadku naprawdę dużych flot), dlatego warto rozejrzeć się za lokalnymi specjalistami, którzy będą konkurencyjni cenowo i  zajmą się sprowadzeniem oraz dopasowaniem części. Możemy także pokusić się o stosowanie tańszych zamienników, jednak istnieje ryzyko, że będą one gorszej jakości i ich zużycie będzie szybsze. W tym wypadku również można zdać się na opinie wcześniej wspomnianego specjalisty, który dysponować będzie wiedzą na temat sprawdzonych części zamiennych.