Buty na kolejne lato - Budżetowanie z perspektywy fleet managera

27 października 2010

Proces budżetowania floty samochodowej w swojej strukturze i schemacie jest bardzo podobny do budżetowania innych działów w każdej firmie. Każdy dyrektor finansowy stara się przewidywać swoje wydatki na samochody w swojej flocie względem osiągniętych zysków roku bieżącego lub lat ubiegłych, sytuacji rynkowej oraz przede wszystkim planów i sytuacji przedsiębiorstwa.   „Never ending story” Prace w procesie budżetowania to niekończąca się opowieść i tak naprawdę praca nad przygotowywaniem budżetu na kolejny rok trwa od początku roku poprzedzającego. Jednym słowem, zaczynamy już w marcu, pierwsze przymiarki do budżetów to okres maja i czerwca, miesiące sierpień i wrzesień to drugie podejście i zamknięcie procesu, a w październiku i listopadzie budżety są ostatecznie zatwierdzane przez organy firmowe. Najprościej, najłatwiej, najszybciej – Leasing Najłatwiej oczywiście zaplanować wydatki flotowe korzystając z umowy leasingowej, gdzie raty finansowe oraz za obsługę są ustalone kontraktem, a tym samym przewidywalne. Niestety nie da się uniknąć pułapek, jedną z nich są pozaryczałtowe koszty obsługi pojazdów, czyli wszystkie koszty, których umowa leasingu nie obejmuje. Inaczej wygląda jeżeli z naszym dostawcą usług CFM będziemy rozliczali się według kosztów rzeczywistych, lub też sami będziemy zajmowali się obsługą techniczną naszej floty. Wówczas trzeba zaplanować koszty bieżące obsługi floty takie jak przeglądy planowe, koszty napraw nie planowych, koszty ubezpieczenia, koszty paliwa, koszty administracyjne (np. podatki), koszty napraw nieplanowych (koszty napraw pojazdów z powodu powstałych szkód i wypadków oraz dokonać dodatkowej rezerwy nie celowych wydatków np. (zmiany przepisów podatkowych lub podwyżka cen paliwa, itp). Twój pojazd, twoje potrzeby, twoje wydatki, W przypadku floty własnej oprócz planowych odpisów amortyzacyjnych należy uwzględnić właśnie opisaną obsługę floty oraz koszty uwzględniające nabycie nowych pojazdów, w tym zyski ze zbycia dotychczasowych pojazdów. W zależności od zasobności portfela danej firmy samochody mogą być nabywane przez ich kredytowanie (kredyt) lub nabywanie bezpośrednio ze środków firmy. W tym drugim przypadku firmy często przez kilka lat robią planowe rezerwy na takie cele. Dwie grupy kosztów: planowe oraz nie planowane W przypadku, gdy koszty są bardzo przewidywalne jest miło, jednak schody pojawiają się wówczas gdy nagle pojawiają się koszty których nie przewidzieliśmy lub zapomnieliśmy ująć w swych przewidywaniach. Do grupy czynników mało przewidywalnych musimy na pierwszym miejscu zaliczyć zmiany kursów walut, zmiany cen paliw, rezygnacje z działalności firmy, utrate rynku, zamknięcie linii produkcyjnej, zamknięcie linii promocyjnej, redukcje etatów, zamiany podatkowe, oraz czynniki wpływające bezpośrednio lub pośrednio na koszty naszej floty. Zbierać i liczyć na bieżąco Do najprostszych metod można zaliczyć przekazanie procesu budżetowania działowi księgowemu lub działowi controlingu, jednak najlepiej i najdokładniej proces jest zaplanowany gdy wykonany będzie przez osoby bezpośrednio zajmujące się flotą samochodową. Dokładna analiza dotychczas poniesionych kosztów jest najlepszą metodą planowania podstawowych kosztów floty dlatego warto jest zawsze wszystkie koszty związane z flotą podliczać i poddawać kwartalnym analizom. Flotowy Ogródek Działania fleet managera w zakresie planowania kosztów przypominają w dużej mierze działania innych kierowników w firmie (product managerowie, project managerowie, etc..) którzy planują swoje wydatki związane z bieżącą działalnością firmy. Trzeba podkreślić, że wręcz obowiązkowym elementem planowania jest nadzór właściciela lub władz spółki nad przyszłą strukturą floty samochodowej. Rzetelne przekazywanie wiadomości na temat kondycji floty do władz spółki pozwoli z pewnością na lepsze poznanie potrzeb i problemów naszej floty.   Tomasz Możdzyński