Polityka kar i nagród

15 maja 2012

Regulamin użytkowania pojazdów firmowych, zwany też z angielska car policy, to dokument bardzo ważny. Niestety, w bardzo wielu firmach, zwłaszcza małych i średnich, zaniedbywany, a wręcz pomijany.

To poważny błąd, gdyż w interesie pracodawcy, jak i pracownika leży jasne określenie zasad i procedur użytkowania pojazdów firmowych. Oddając pracownikowi do użytku samochód, powierzamy mu mienie niejednokrotnie znacznej wartości. Pozostawienie tematu samego sobie, owszem, sprawdza się, ale tylko do momentu, gdy wystąpi poważny problem. Wówczas obie strony stają w obliczu sytuacji, gdzie nie ma jasno zdefiniowanych zakresów odpowiedzialności. Wprawdzie dla pracodawcy jest to zazwyczaj – niestety – większy problem, gdyż w przypadkach spornych sądy zwykle stają po stronie pracowników jako strony słabszej, jednakże bez wątpienia w interesie obydwu stron leży stworzenie dokumentu jasno precyzującego zasady i zakresy odpowiedzialności.

Rozliczać, ale jak?

Pierwsza z tych kwestii, niejako automatycznie nasuwająca się wraz z hasłem „auto firmowe", to możliwość wykorzystania pojazdów do celów prywatnych. Bez wątpienia podstawowym zadaniem pojazdu firmowego jest bycie dla pracownika narzędziem pracy, służącym do wykonywania obowiązków służbowych. Temat jest jednak szerszy, gdyż niejednokrotnie auto firmowe staje się formą bonusu, czy też pełni rolę reprezentacyjną dla danego stanowiska. Sposób przydzielania takiego samochodu oraz możliwy zakres wykorzystywania go na własny użytek powinien być jasno określony i precyzować też losy pojazdu, np. podczas urlopu lub dłuższych nieobecności, oraz określać zasady ewentualnej odpłatności leżącej po stronie pracownika (np. pracownik pokrywa koszta paliwa albo dodatkowych ubezpieczeń czy też wprost – płaci za możliwość wykorzystania samochodu do celów pozasłużbowych). Z drugiej strony, firma może nie chcieć, aby jej pracownicy wykorzystywali samochody poza godzinami pracy, bądź też określać specyficzne sposoby rozporządzania pojazdem poza godzinami pracy, np. dla pracowników przebywających w terenie lub podczas delegacji. Takie klauzule, możliwie najbardziej precyzyjne, winny zostać umieszczone w polityce samochodowej.

Powyższe zapisy, poza uregulowaniami związanymi z odpowiedzialnością za powierzone mienie, mają pewien dodatkowy aspekt. Wykorzystanie pojazdu firmowego do celów prywatnych rodzi po stronie pracownika zobowiązania podatkowe; jest to nieodpłatne świadczenie na rzecz pracownika i – jako takie – winno zostać opodatkowane. Niestety, mimo iż przepisy podatkowe nakazują takie opodatkowanie, nie wskazują jednak stawek i podstawy opodatkowania takich świadczeń. Jednoznaczne zapisy w polityce samochodowej mogą być więc bronią w przypadku ewentualnego sporu z urzędem skarbowym.

Kontrolować, by nie karać

„Wzmożona kontrola dźwignią społecznego zaufania" głosiły kiedyś plakaty propagandowe. Dziś, mówiąc: „kontrola pracownika w samochodzie", myślimy „systemy telematyczne", zwane potocznie GPS. Nie są to jedyne metody kontroli, ale z racji ich aktualnego rozpropagowania i intensywnej promocji należy poświęcić im uwagę. Dzięki systemom telematycznym możliwości kontroli poczynań pojazdów firmowych są niemalże nieograniczone. Począwszy od monitoringu pozycji pojazdów, tras, czasu przejazdów, prędkości, po badanie parametrów pracy silnika czy zawartości zbiornika paliwa.

Czy systemy telematyczne to dobry pomysł i jedyna dobra metoda kontroli pracownika? Podstawową kwestią jest to, czy patrzymy na nie przez pryzmat kontroli pojazdu i sposobu jego eksploatacji, czy też kontroli pracownika i pracy przezeń świadczonej. W przypadku tego drugiego aspektu, ocena przydatności i sposobu wykorzystania tych urządzeń leży po stronie służb HR i przełożonych danego pracownika. Oceniając je przez pryzmat pracy flotowca, bez wątpienia atutem jest całkowita bezstronność takiego systemu, pozwalająca w razie sporów jednoznacznie wykazać stan faktyczny.

Czy zatem telematyka to dziś konieczność i złoty środek na flotę? Moim zdaniem, niekoniecznie. Jeżeli dane historyczne wskazują na istotne problemy wynikające z niewłaściwej eksploatacji czy wręcz nadużyć, wówczas jest to opcja warta rozważenia. W pozostałych sytuacjach bieżący monitoring naoczny pojazdów oraz analiza danych fakturowych okazują się wystarczające. Bardzo często już sama świadomość pracowników, że ktoś czuwa nad kosztami firmy, wystarcza, aby wyeliminować nieprawidłowości. Jeżeli jednak decydujemy się na stosowanie systemów monitoringu pojazdu, należy zadbać o to, aby poinformować pracowników o fakcie ich montażu, aby uniknąć ewentualnych posądzeń o potajemne monitorowanie poczynań swoich ludzi.

Kupić swój samochód

Każdy samochód we flocie wcześniej czy później kończy swój okres eksploatacji i staje się pojazdem wyrotowanym, przeznaczonym do dalszej odsprzedaży. Tu pojawia się często pomysł, aby auta te zbywać pracownikom firmy, traktując je jako swego rodzaju bonus. Ma to swoje oczywiste zalety – łatwiejsze znalezienie nabywcy, czasem lepsza cena niż w przypadku sprzedaży pośrednikowi czy też dodatkowy motywator dbałości o pojazd dla użytkownika mającego prawo pierwokupu pojazdu. Rodzi to jednak pewne wątpliwości, przede wszystkim natury podatkowej. W przypadku sprzedaży pracownikowi mienia firmy w cenie poniżej cen rynkowych, może to zostać zinterpretowane przez służby skarbowe jako przychód pracownika i podlegać opodatkowaniu.

Tak jak w poprzednich przypadkach bardzo pożądane jest tu ustalenie i spisanie czytelnych zasad sprzedaży pojazdów pracownikom. Pozwala to uprościć i uczynić proces transparentnym, skutkiem czego nie będzie on potencjalnym zarzewiem konfliktów w organizacji. Możliwość odsprzedaży pojazdu pracownikowi dotyczy praktycznie wyłącznie firm posiadających samochody stanowiące własność przedsiębiorstwa. W przypadku wynajmu długoterminowego pojazdy stanowią własność leasingodawcy i po okresie użytkowania są doń zwracane. Użytkownicy często mają możliwość odkupu takich pojazdów, ale warunki, na jakich jest to czynione, zazwyczaj są przedmiotem indywidualnych ustaleń między tymi stronami.

Szkoda każdej szkody

Powierzając pracownikom mienie znacznej wartości, jaką jest pojazd firmowy, możemy się spotkać z przypadkami szkód wyrządzonych na nim z winy pracownika. Ramy prawne dotyczące karania, jak i nagradzania pracowników opisuje kodeks pracy w art. 105 (nagrody) oraz rozdziale V (odpowiedzialność materialna pracowników). Ustalając wewnętrzne zasady, należy pamiętać, aby nie stały one w sprzeczności z obowiązującym prawem. Jak zwykle istotne jest przejrzyste ustalenie zasad odpowiedzialności. Zalecałbym szczególnie pochylić się nad kwestią jasnego ustalenia pojęcia „normalne zużycie eksploatacyjne", zwłaszcza w rozumieniu uszkodzeń nadwozia i wnętrza. Pomocne mogą być tu rozmaite broszury informacyjne publikowane przez stowarzyszenia rzeczoznawców czy PZWLP. W oparciu o takie katalogi można dość precyzyjnie określić zakres odpowiedzialności naszych ludzi, a co za tym idzie, ustalać ewentualne kary. Co do kwestii samych kar, to warto pamiętać, że poza stricte regulaminowymi karami: upomnienie, nagana czy kary finansowe, są też miękkie możliwości karania pracowników. Najprostszą, a zarazem dotkliwą i przez to skuteczną, może być chociażby odebranie prawa do pozasłużbowego użytkowania pojazdu lub np. obniżenie klasy pojazdu. Skoro wspomnieliśmy o karach, wypada też powiedzieć kilka słów o nagrodach. W końcu nie od dziś wiadomo, że nagroda działa bardziej motywująco. Tu, na szczęście, ramy prawne są luźne, mamy zatem do dyspozycji bardzo szeroki wachlarz możliwości i tak naprawdę ograniczają nas tylko finanse firmy. Do najpopularniejszych motywatorów, pozwalających nam wyróżnić pracownika, należą: oddanie pojazdu do dyspozycji pozasłużbowej (o ile pracownikowi taki przywilej nie przysługuje), podniesienie klasy pojazdu, czy też dodatkowy budżet na wyposażenie według wyboru użytkownika.

Jak wspomniałem na wstępie, stworzenie dobrej polityki samochodowej to skomplikowany proces. Musimy uwzględnić potrzeby i możliwości przedsiębiorstwa, ale także obowiązujące ramy prawne oraz względy polityki HR. W procesie tworzenia takiego dokumentu powinno więc brać udział wiele osób, nie tylko sam flotowiec, chociaż to on (bądź ona – w końcu w naszych szeregach jest coraz więcej pań) będzie najczęściej stykał się z tym dokumentem. Sam dokument również podlega ewolucji w miarę zmieniającego się otoczenia prawnego i rozwoju firmy, warto więc go cyklicznie odświeżać.

Michał Miszewski

członek SKFS