Zamknij Ta strona korzysta z ciasteczek aby świadczyć usługi na najwyższym poziomie. Dalsze korzystanie ze strony oznacza, że zgadzasz się na ich użycie.
FMT

Kompetencje fleet managera

Kompetencje fleet managera

Czy absolwent ekskluzywnej szkoły zarządzania, ignorujący wiedzę z zakresu mechaniki samochodowej, może być wiarygodnym fleet managerem? Czy genialny mechanik bez obycia biznesowego jest w stanie zarządzać flotą? Słowem, co jest ważniejsze w przygotowaniu zawodowym fleet managera: umiejętność wymiany klocków hamulcowych czy biznesowe know-how.

Tego typu pytania tylko z pozoru brzmią jak szukanie dziury w całym. Kwalifikacje kierownika floty, podobnie jak jego zadania, nie zawsze są jednoznaczne. Najlepiej, żeby fleet manager był zarówno sprawnym, doświadczonym managerem, jak i pasjonatem mechaniki samochodowej, który potrafi sam wymienić koło lub wymienić tłumik. Połączenie solidnej wiedzy technicznej z umiejętnościami czysto biznesowymi, które pozwalają na zrozumienie często zawiłych kwestii finansowych, stanowi rozwiązanie idealne. Jednak nie wszyscy mają szansę równolegle rozwijać te dwie dość odległe kompetencje. Różne są drogi do stanowiska fleet managera i z tego powodu różne są też opinie dotyczące tego, jakimi zaletami powinny się odznaczać osoby zarządzające flotami.

Głęboka woda

Zdaniem Jerzego Kilanowskiego, jednego z najbardziej doświadczonych fleet managerów w Polsce, w codziennej pracy w 70% jest się managerem, a w 30% specjalistą motoryzacyjnym. Oczywiście, wszystko w tej mierze zależy od specyfiki danej floty. Wiele firm, szczególnie tych, które dysponują mniejszym taborem, nie przejmuje się zbytnio złożonością zadań, którym musi sprostać kierownik floty. Gdy istnieje taka możliwość, zarząd deleguje do tej roli swojego najlepszego mechanika, wychodząc z założenia, że skoro trzeba wyznaczyć osobę do administrowania samochodami, to najlepiej zrobi to ktoś, kto doskonale się zna na ich budowie. Dopiero po jakimś czasie okazuje się, że kompleksowa obsługa floty wymaga szeregu umiejętności, z których znajomość mechaniki pojazdowej jest niekoniecznie najważniejsza.

Rzucony na głęboką wodę pracownik musi nieraz całkiem samodzielnie przejść błyskawiczny kurs biznesowy, który pomoże mu zdobyć konieczne umiejętności w zakresie negocjowania, zarządzania i budżetowania. Wiele osób przeszło taką drogę w latach 90., kiedy określenie fleet manager niewiele komukolwiek mówiło. – W pierwszej fazie rozwoju firm zagranicznych na naszym rynku, kiedy zaczęła się rodzić świadomość potrzeb w zakresie obsługi pojazdów, do zarządzania flotami trafiały osoby przypadkowe. Napotykane trudności sprawiły, że ci ludzie nauczyli się stawiać czoło wyzwaniom i podnosić swoje kwalifikacje w zarządzaniu. Wielu z nich znakomicie się sprawdziło – twierdzi Andrzej Chocyk, fleet manager w Schneider Electric.

Przyzwoitość nakazuje

Oryginalność tego zawodu polega między innymi na tym, że nigdzie nie jest jasno określone, jaki zakres obowiązków dotyczy fleet managera. Bo tego po prostu nie da się określić. W zależności od branży, rodzaju i wielkości floty, sposobu finansowania i szeregu innych czynników, osobie zarządzającej samo-

chodami w danej firmie, wyznaczone

zostają różnorakie obszary działań. Od tych uwarunkowań uzależniony jest zakres wymaganej wiedzy o mechanice pojazdowej, którą powinien przyswoić kierownik floty. – W przypadku własnej, stosunkowo niedużej floty, wiedza motoryzacyjna fleet managera jest bardzo istotna. To on bezpośrednio dokonuje autoryzacji poszczególnych napraw pojazdów. Musi więc zdawać sobie sprawę, czy daną część wymienia się przy określonym przebiegu itp. Kiedy fleet manager zajmuje kierownicze stanowisko w większej flocie, często bezpośrednio za autoryzację napraw oraz bieżące zarządzanie naprawami są odpowiedzialni jego współpracownicy. Jednak ogólną wiedzę z zakresu mechaniki pojazdowej warto mieć, ponieważ tak naprawdę nie znamy dnia ani godziny, kiedy taka wiedza może się przydać – tłumaczy Łukasz Jania, fleet manager w firmie Kofola.

Podobnie twierdzą wszyscy managerowie – podstawowa wiedza techniczna nie zaszkodzi nikomu. Osoba niemająca wcześniej do czynienia z mechaniką pojazdową powinna się zaznajomić z istotnymi informacjami na ten temat. Przyzwoitość wymaga, żeby wiedzieć, jak funkcjonuje główne narzędzie pracy w firmie. Oczywiście, łatwiej mają osoby z kierunkowym wykształceniem. – Jestem mechanikiem samochodowym, co bardzo pomaga mi w codziennej pracy, a szczególnie w przypadku kontaktów z serwisami samochodowymi w zakresie napraw i przeglądów. Zdarza mi się dociekać w serwisie, co się zepsuło, oraz naocznie, w kanale, razem z poirytowanym mechanikiem obejrzeć uszkodzenie, dopytując się: „Czy aby na pewno trzeba wymieniać całość? ". Staram się wówczas wybrać najlepszą możliwość naprawy. Czasami jednak najprostsze rozwiązania są najdroższe. Zdarzają się sytuacje, kiedy mamy możliwość naprawy lub regeneracji jakiegoś elementu auta lub zastosowania zamiennika czy też zastosowania części używanej. Nieraz, gdy proponuję w serwisie tańsze alternatywne rozwiązania, okazuje się, że nagle serwis jednak może obniżyć koszt usługi lub udzielić większego rabatu. Nie uważam jednak, że wiedza taka jest niezbędna do zarządzania flotą pojazdów – opowiada Krzysztof Kopysiewicz, kierownik floty samochodowej w APC Instytut.

Znajomość mechaniki samochodowej staje się kluczowa w przypadku, gdy fleet manager zarządza małą flotą. Tu nie można już liczyć na zewnętrzne wsparcie. Chcąc ograniczyć koszty, trzeba przede wszystkim polegać na sobie. – W zarządzaniu małą flotą wiedza techniczna fleet managera z zakresu mechaniki jest niezbędna. Jeżeli każdy samochód jest znany „organoleptycznie" to jego obsługa i możliwy do poświęcenia na nią czas pozwala na spore oszczędności w naprawach. Do tego rozeznanie w lokalnym rynku fachowości i konkurencyjności poszczególnych serwisów pozwala na ograniczenie kosztów i pewność, że samochód będzie pod najlepszą opieką. Tak prozaiczne czynności jak wymiana akumulatora czy oświetlenia w małej flocie wykonywane samodzielnie też przełoży się na kilkuprocentowe oszczędności – uważa Grzegorz Noskowicz, koordynator ds. floty samochodowej w UPC Polska.

Żaden fleet manager, nawet najbardziej ambitny, nie jest w stanie w pełni nadzorować przebiegu wszystkich czynności technicznych we flocie. Sami zainteresowani twierdzą, że jest to zresztą zbędne. – Niewątpliwie nie powinno się wymagać od fleet managera umiejętności rozłożenia silnika na części pierwsze, ponieważ taką wiedzę i umiejętność posiada wykwalifikowany mechanik, jak również od mechanika nie powinno się oczekiwać umiejętności zarządzania firmą czy jej pewnym obszarem – wyjaśnia Marcin Gawłowicz, manager działu obsługi floty samochodowej w Credit Agricole. Ponadto dynamiczny rozwój technologii pojazdów ogranicza możliwość osobistego zaangażowania w ich naprawy. – Niestety, moja wiedza coraz częściej okazuje się niewystarczająca w erze komputeryzacji samochodów. Teraz do wielu napraw używa się komputera i odpowiedniego oprogramowania – mówi Krzysztof Kopysiewicz.

Głównie zarządzanie

Wielu specjalistów twierdzi, że w Polsce zawodu fleet managera można nauczyć się przede wszystkim w praktyce, a najwyższą wartością jest doświadczenie. Osoba zarządzająca flotą powinna być samodzielna, musi umieć wyrażać swoje oczekiwania i egzekwować wcześniejsze ustalenia. A przede wszystkim powinna mieć zdolność sprawnego rozwiązywania bieżących problemów. – Zarządzanie flotą to bezkresne pole minowe, po którym trzeba umieć stąpać – podkreśla Andrzej Chocyk.

Słowem, w codziennej pracy większości fleet managerów najważniejsze są umiejętności managerskie: delegowanie zadań, motywowanie, planowanie, organizowanie i łagodzenie konfliktów. Są to kluczowe kompetencje, szczególnie w przypadku osób, które opiekują się dużymi flotami. – Przy zarządzaniu dużym parkiem maszyn, umiejętności managerskie i negocjacyjne wydają się być dużo bardziej potrzebne. Efekt skali nie pozwala na zajmowanie się odrębne każdym samochodem, a sprawnie zorganizowana obsługa techniczna floty pozwala na skupienie się na innych aspektach jej zarządzania i szukania oszczędności. Dobrze skonstruowane umowy serwisowe pozwalają na ciągłe i efektywne wykorzystanie samochodów służbowych – mówi Grzegorz Noskowicz. Podobnego zdania są inni nasi rozmówcy. – Dzisiejszy flotowiec to dla mnie manager z krwi i kości z umiarkowanym zamiłowaniem do motoryzacji, jednak brak tej smykałki nie jest wcale warunkiem koniecznym do kierowania i zarządzania flotą samochodową – uważa Michał Krawczyk, procurement supervisor w Johnson&Johnson Poland. Zresztą umiejętności potrzebnych fleet managerowi, a niekoniecznie związanych z wiedzą techniczną, jest więcej. – Dodatkowo dorzuciłbym jeszcze element procurementu, gdyż wiedza z zakresu zakupów, znajomość rynku usług i umiejętność negocjacji bardzo często przydają się w tej pracy. W mojej firmie zarządzam flotą ponad 170 pojazdów a jest to zaledwie 30% mojego czasu pracy. Szczerze mówiąc – mimo że lubię samochody i wszystko, co się z nimi wiąże – nie mam czasu na zajmowanie się zagadnieniami typu: czy pojazd A jeździ na łańcuchu, czy na pasku i kiedy powinienem go wymienić – dodaje Michał Krawczyk.

Większość managerów dużych flot decyduje się na outsourcing części usług. I ten fakt również należy uwzględnić w analizie kompetencji fleet managera. – Troszkę inaczej sprawa wygląda w przypadku korzystania z firmy CFM. Tutaj wszystkie rzeczy związane z kosztami serwisowania, naprawiania pojazdów przejmuje na siebie firma leasingowa. I w tym przypadku niezbędne są typowe umiejętności managerskie lub też biznesowe. Ponieważ fleet manager nie odpowiada za koszty jednostkowe napraw, ale skupia się bardziej na opracowaniu budżetu, dokonywaniu rekalkulacji rat serwisowych, określeniu szczegółowych parametrów finansowania pojazdów oraz kontrolowaniu tendencji rynkowych i wdrażaniu najnowszych rozwiązań flotowych. Uważam, że wraz z rozwojem rynku wynajmu długoterminowego coraz ważniejsze umiejętności wśród fleet managerów stanowią typowe umiejętności biznesowe, analityczne, a także negocjacyjne. Oczywiście, nie możemy zapomnieć o podstawowej znajomości budowy pojazdów, aby uniknąć sytuacji, w której akceptujemy koszty, których tak naprawdę nie powinniśmy ponosić – tłumaczy Łukasz Jania.

Teoretycznie nie powinno brakować na rynku osób z odpowiednimi kwalifikacjami. W końcu w naszym kraju funkcjonuje wiele renomowanych szkół, które wypuszczają co roku setki świetnie wykształconych managerów, którzy latami uczyli się, jak zarządzać zespołem ludzi. Mało tego, sporo jest osób dodatkowo wyspecjalizowanych w zarządzaniu logistyką – absolwentów coraz liczniejszych kierunkowych szkół. Co na temat takiego przygotowania mają do powiedzenia doświadczeni fleet managerowie? – Poszukiwanie na stanowisko fleet managera osoby wykształconej w zakresie motoryzacji czy logistyki to częsty błąd popełniany obecnie przez firmy chcące zatrudnić kogoś do zarządzania flotą. W naszym środowisku (SKFS) mamy wiele przykładów znakomitych fleet managerów, których sukces opiera się tylko na wiedzy ogólnej i znakomitym wyczuciu w biznesie. Część spośród tych osób nie ma nawet podstawowego wykształcenia z zakresu mechaniki czy transportu, nie mają ukończonych studiów kierunkowych, a znakomicie zarządzają flotami liczącymi po kilkaset pojazdów i niejednokrotnie swoimi umiejętnościami i wiedzą wspierają działy logistyki, zakupów czy administracji – twierdzi Andrzej Chocyk. Ale nie jest tak, że wykształcenie jest czynnikiem, który przeszkadza w pracy fleet managera. W tym specyficznym zawodzie, jak w rzadko którym, po prostu bardzo liczy się obycie i doświadczenie. – Byłbym niesprawiedliwy, gdybym nie potwierdził, że wśród wyróżniających się fleet managerów są również osoby posiadające bardzo mocne podstawy wynikające ze zdobytego wykształcenia, począwszy od szkół technicznych o profilu samochodowym, a skończywszy na studiach dotyczących zarządzania transportem – dodaje Chocyk.

Pasja i nauka

Nie ma jednoznacznej odpowiedzi w kwestii kompetencji fleet managera. Choć zgodnym chórem praktycy przyznają, że większy nacisk należy kłaść na umiejętności związane stricte z zarządzaniem. Najgorszym rozwiązaniem jest poprzestanie na tym, co już się wie. A fleet manager musi wiedzieć coraz więcej, bo wciąż staje przed nowymi, często niestandardowymi problemami. W zdobywaniu nowych kompetencji niezwykle pomocne jest zamiłowanie do wykonywanego zawodu. – W zasadzie wystarczy wiedza, jaką powinien mieć każdy, kto posiada prawo jazdy oraz na co dzień użytkuje auto. Każdy, kto posiada auto, wie, że trzeba je ubezpieczyć, zatankować, wymienić opony czy wykonać przegląd. My robimy to samo, tylko na większą skalę. Wszystko pozostałe to skuteczne zarządzanie i zrozumienie tematu, co przychodzi nam łatwiej, gdy motoryzacja jest również naszym hobby. Ważniejsze jest posiadanie odpowiedniej wiedzy z zakresu ekonomii, przepisów podatkowych, organizowania procesów zakupowych i dostaw. Wiedzę w powyższym zakresie czerpię w dużej mierze z fachowej prasy oraz szkoleń organizowanych dla fleet managerów – mówi Krzysztof Kopysiewicz. Podobnego zdania są inni. – Uważam, że aby praca sprawiała frajdę i motywowała do szukania coraz to nowych rozwiązań usprawniających nasze działania, potrzebne jest zainteresowanie tym, czym się zajmujemy. Podchodząc do obsługi samochodów czysto księgowo, możemy przeoczyć wiele spraw, które utrudnią codzienną pracę użytkownikom samochodów. Z drugiej strony, ważne jest optymalne wykorzystanie floty i związane z tym wielorakie aspekty, dlatego nawet najlepszy mechanik niekoniecznie będzie najlepszym fleet managerem – twierdzi Grzegorz Noskowicz.

Wszystkie rozważania można podsumować opinią jednego z najbardziej doświadczonych polskich flotowców: – Fleet manager to człowiek orkiestra, wirtuoz w tym, co robi, zagra na każdym instrumencie, jaki mu przyniosą, i to bez znaczenia, czy ma ukończoną szkołę muzyczną, czy też nie – poetycko opisuje swój zawód Andrzej Chocyk.

______________________

Krzysztof Kopysiewicz

kierownik floty samochodowej, APC Instytut

Zdarza mi się dociekać w serwisie, co się zepsuło, oraz naocznie, w kanale, razem z poirytowanym mechanikiem obejrzeć uszkodzenie.

______________________

Łukasz Jania

fleet manager, Kofola

Warto mieć ogólną wiedzę z zakresu mechaniki pojazdowej, ponieważ tak naprawdę nie znamy dnia ani godziny, kiedy taka wiedza może się przydać.

______________________

Marcin Gawłowicz

manager działu obsługi floty

samochodowej w Credit Agricole

Nie powinno się wymagać od fleet managera umiejętności rozłożenia silnika na części pierwsze, jak również od mechanika nie powinno się oczekiwać umiejętności zarządzania firmą czy jej pewnym obszarem.

______________________

Michał Krawczyk

procurement supervisor w Johnson&Johnson Poland

Dzisiejszy flotowiec to dla mnie manager z krwi i kości z umiarkowanym zamiłowaniem do motoryzacji.

______________________

Andrzej Chocyk

fleet manager, Schneider Electric

Poszukiwanie na stanowisko fleet managera osoby wykształconej w zakresie motoryzacji czy logistyki to częsty błąd popełniany obecnie przez firmy chcące zatrudnić kogoś do zarządzania flotą.

Wiedza managerska kontra wiedza motoryzacyjna

według Jerzego Kilanowskiego

Umiejętności managerskie pozwalają na:

• wspomaganie zarządu firmy w wyborze sposobu finansowania floty;

• przedstawienie propozycji polityki samochodowej firmy, która pozwoli na trzymanie w ryzach parku samochodowego;

• przygotowanie budżetu parku samochodowego;

• zarządzanie procesem likwidacji szkód;

• zarządzanie procesem serwisowania pojazdów;

• przygotowywanie raportów i analiz dotyczących floty, które pozwolą na optymalizację kosztów i panowanie nad budżetem;

• przygotowanie propozycji obciążania pracowników za użytkowanie samochodu służbowego do celów prywatnych;

• umiejętne kierowanie podległym zespołem, co pozwoli na optymalne wykorzystanie wiedzy i potencjału, który posiadają pracownicy.

Wiedza motoryzacyjna pozwala na:

• przygotowanie zasad użytkowania samochodów służbowych w firmie, zarówno własnych, jak i np. dzierżawionych, oraz rygorystyczne ich egzekwowanie;

• dokonanie wstępnej oceny zdarzenia, które jest kontrowersyjne z pozycji zarówno użytkownika samochodu, jak i administratora;

• wnioskowanie o ukaranie kierowców za zaniedbania lub nagrodzenie za np. ekologiczną jazdę, brak szkód, zadbanie o estetykę pojazdu;

• merytoryczna ocena zdarzeń, za które np. ubezpieczyciel lub dzierżawca stara się zrzucić winę na właściciela lub wynajmującego pojazd.

Eryk Chilmon

Przeczytaj również
Popularne