Stacja_benzynowa-th

Akademia Fleet Managera – Zarządzanie paliwem cz. 1

10 sierpnia 2010

Gdyby zebrać dotychczasowe odcinki naszego cyklu, to poza słowami fleet manager i flota zapewne dominującym stwierdzeniem byłoby: ciąć koszty. A jeżeli ciąć, to tam, gdzie są największe. A każdy jeżdżący, nawet prywatnie, samochodem wie, że paliwo równa się koszty.

 

Jak zredukować koszty paliwa we flocie, które paliwo wybrać i czy karty paliwowe mogą generować oszczędności?

 

Krzysztof Dzietczenia, dyrektor operacyjny i finansowy KBC Autolease Polska Sp. z o.o.

Koszty paliwa stanowią często 20–30% całkowitego kosztu utrzymania floty, czyli TCO (z ang. total cost of ownership). Jest to więc znacząca pozycja w ogólnym rachunku kosztów, która wymaga wiele uwagi fleet managera.

Zarządzanie tą kategorią kosztów należy zacząć od konfiguracji floty. Silnik Diesla o zbliżonej mocy do silnika benzynowego będzie podnosił koszt zakupu samochodu. Ale już porównując auta z silnikiem Diesla i benzynowym, pod kątem sumy raty za full service leasing i szacowanego kosztu paliwa, w większości przypadków to diesel będzie korzystniejszym rozwiązaniem. Podobnie analiza wyglądać będzie przy zakupie za gotówkę lub w formie leasingu finansowego. Tu jednak należy we własnym zakresie szacować różne koszty serwisu, a przede wszystkim końcowej wartości rynkowej, za jaką auto potencjalnie zostanie odsprzedane na rynku wtórnym.

Przy wyborze rodzaju napędu nie należy się kierować niesprawdzonymi informacjami i obiegowymi opiniami, na przykład, że diesel opłaca się jedynie powyżej przebiegów 40 000 km rocznie. Po analizie TCO okaże się, że dla małych aut ta granica zależy mocno od marki, rodzaju silnika, a opłacalność diesla pojawia się nawet przy przebiegu o połowę mniejszym. Jak wspomniałem, jeśli firma finansuje flotę gotówką lub zwykłym leasingiem, analiza jest obarczona większym ryzykiem niż w przypadku full service leasingu. I kolejna istotna kwestia, czyli administrowanie oraz rozliczanie wydatków. Dziś już trudno wyobrazić sobie efektywne administrowanie flotą bez kart paliwowych. Pozwalają one na koordynację i kontrolę wydatków, wymagane przez system zarządzania centrami kosztów przypisywanie ich do konkretnych pojazdów czy w końcu ponoszenie kosztu bezgotówkowo: bez zaliczek, faktur i delegacji. Karty paliwowe eksploatowane z odpowiednią dyscypliną dają także fleet managerowi najbardziej aktualny obraz stanu floty dzięki raportom uwzględniającym przebiegi każdego auta, miejsca tankowania i średnie zużycie paliwa.

Jako dostawca usług zarządzania flotą dostarczamy karty wiodących dystrybutorów paliw oraz administrujemy nimi, tj. wydajemy, odnawiamy, blokujemy po ich zgubieniu. Kolejna kwestia to zakres użytkowania służbowego samochodu – a co za tym idzie zużycia paliwa – do celów prywatnych. Czy pozwalamy pracownikom podczas zwolnienia lekarskiego i urlopu tankować na firmową kartę? Wiele firm dopuszcza te koszty, jako związane z systemem motywacyjnym. Jeśli nacisk na aspekt HR-owy samochodu firmowego nie jest duży ze strony zarządu, koszty paliwa do prywatnego użytkowania samochodu warto przerzucić na użytkowników.

Dzięki rozwijającej się ofercie producentów samochodów, możliwy jest dziś m.in. downsizing, a więc używanie silników o coraz mniejszej pojemności z doskonałymi parametrami. Tak jest m.in. w przypadku niedużych diesli Forda czy Opla, a także efektywnych silników benzynowych z grupy VW. To niektóre z pomysłów, dzięki którym fleet manager może aktywnie zarządzać kosztami paliwa firmowej floty.


Artur Sulewski, dyrektor handlowy LeasePlan Fleet Management (Polska)

Podstawową zaletą wykorzystania kart paliwowych w zarządzaniu flotą jest możliwość unikania transakcji gotówkowych. Dzięki temu można uzyskać znaczną oszczędność czasu, a co za tym idzie, także kosztów, zarówno po stronie użytkownika pojazdu, jak i firmy zarządzającej flotą. Trudno wyobrazić sobie sytuację, w której karta paliwowa nie byłaby używana jako narzędzie wspomagające fakturowanie. W przypadku floty liczącej 100 aut i przy założeniu, że kierowca każdego z nich będzie tankował czterokrotnie w miesiącu, bez korzystania z karty paliwowej firma otrzymałaby 400 faktur.

Karty paliwowe są niezwykle pomocne w kontroli wydatków paliwowych. Jest to możliwe dzięki dwóm rozwiązaniom: odpowiedniemu programowaniu karty oraz tworzeniu szczegółowych raportów. Wyeliminowanie niedozwolonych zakupów na poziomie programowania kart następuje poprzez szczegółowe ustalenie produktów, które będzie można nabyć za ich pośrednictwem. Limity na zakupy mogą być ustalone jako kwotowe lub wolumenowe. Atutem kart jest również możliwość nabycia paliwa po niższej cenie. Firmy leasingowe, dzięki swojej sile nabywczej, uzyskują od koncernów paliwowych rabaty, które są przenoszone na klienta. W przypadku klienta indywidualnego byłoby to niemożliwe.

Tworząc politykę tankowania pojazdów firmowych, trzeba pamiętać również o kontroli bieżącego zużycia paliwa. Firmy leasingowe są w stanie świadczyć taką usługę na podstawie prowadzonych przez siebie statystyk. LeasePlan, zarządzając kilkunastoma tysiącami pojazdów, może oszacować średnie zużycie paliwa dla danego modelu. Jeśli ilość zużywanego paliwa odbiega od średniej o 10–20%, to mieści się to w granicach normy i nie ma w tym niczego podejrzanego. Może to wynikać np. ze stylu jazdy kierowcy. Jeśli jednak różnica ta jest większa, to można podejrzewać, że samochód jest uszkodzony.

Karty paliwowe generalnie dzielą się na te, których emitentami są koncerny paliwowe, np. Shell, BP, PKN Orlen, oraz na karty uniwersalne, wydawane na przykład przez Routex, DKV, UTA. Oferta dostawców kart paliwowych różni się głównie pod względem liczby dostępnych stacji benzynowych w Polsce i Europie oraz pod względem dodatkowych usług, świadczonych przez poszczególnych emitentów. Wszystko zatem zależy od specyficznych potrzeb i oczekiwań klienta. Jeżeli pracownicy firmy przeważnie podróżują po Europie, to dostawcą kart paliwowych powinien być koncern posiadający stacje w różnych krajach, najlepiej położone przy głównych drogach. Natomiast jeśli pracownicy poruszają się między mniejszymi miejscowościami w obrębie Polski, to należy zwrócić uwagę na dostawców, których stacje zlokalizowane są właśnie w tego typu miejscach.

W tej chwili już prawie wszystkie karty paliwowe są ważne zarówno na terenie Polski, jak i Europy. Istotną korzyścią w przypadku firm, których floty często jeżdżą poza granicami Polski, jest również fakt, że dostawcy kart paliwowych zapewniają fakturowanie netto ze zwrotem zagranicznego VAT-u. Dodatkową korzyścią mogą tutaj być również np. bezgotówkowe opłaty drogowe czy internetowe narzędzia planowania najkrótszych tras przejazdu. W przypadku klientów posiadających floty w wynajmie długoterminowym, nie będzie miało większego znaczenia, czy dostawca oferuje np. raporty paliwowe, ponieważ taką usługę mają już zagwarantowaną u swojego leasingodawcy. Jednak te same łatwo dostępne i szczegółowe raporty będą kluczowym kryterium dla klientów posiadających floty własne.


Andrzej Rumiński, fleet manager Polskie Książki Telefoniczne

Zarządzanie paliwem musi mieć swój początek już w okresie formułowania założeń do pozyskania floty. Od marki samochodów, ich segmentów oraz rodzaju wybranego silnika zależy bowiem przyszły koszt paliwa. W przypadku dużych flot, koszty paliwa stanowią bardzo istotną część budżetu firmy. Właściwe planowanie floty daje znaczące korzyści i oszczędności budżetu. Wybór silników wysokoprężnych ciągle jeszcze daje przewagę nad silnikami benzynowymi. Uwzględnić należy oczywiście średnie przebiegi samochodów w firmie. Im większe przebiegi, tym korzyść korzystania z samochodów z silnikami wysokoprężnymi będzie większa.

Zakup paliwa w firmie powinien być dokonywany przy użyciu kart paliwowych. Pomijamy w ten sposób całą procedurę rozliczenia zaliczek i księgowania pojedynczych faktur. Umowa z dostawcą kart paliwowych pozwala zapewnić nasze oczekiwania co do pewności dokonywanych transakcji:

1. Możliwość tankowania jedynie do samochodu, który znajduje się przy dystrybutorze.

2. Zakaz tankowania do innych samochodów i kanistrów.

3. Pewność podanego przebiegu w czasie tankowania.

4. MPK lub numery kadrowe pracowników.

5. Limituje pracownikom ilość zakupionego paliwa.

Karty pozwalają również w ramach przyznanego pracownikowi limitu na zakup potrzebnych akcesoriów lub korzystania z myjni.

Dostawca przesyła do nas jedną fakturę w miesiącu, wspartą załącznikiem elektronicznym w formie, która pozwala na zaksięgowanie kosztów w ciągu kilkudziesięciu sekund.

Wybór dostawcy kart paliwowych zależy od wielkości floty i jej lokalizacji na terenie kraju. W przypadku naszej floty (400 samochodów jeżdżących po całym kraju) wybór mógł być tylko jeden, Orlen. Liczba stacji i ich dostępność w najdalszych zakątkach kraju pozwala unikać zbędnych jazd w celu zatankowania samochodu i daje Orlenowi znaczącą przewagę nad innymi dostawcami kart.

Firmy CFM powinny dokonać wyboru dostawcy spełniającego nasze potrzeby. Takie zapisy można zawrzeć w umowie najmu. Możemy również jednoznacznie wskazać dostawcę kart paliwowych, jeżeli propozycja CFM nie zapewni nam komfortu pracy.

Przez ostatnie kilka lat cena paliwa była dużo bardziej przewidywalna niż w bieżącym roku. Zachowanie średnich przebiegów samochodów w poszczególnych segmentach na podobnym poziomie i założenie z dużym prawdopodobieństwem ceny paliwa pozwala bardzo precyzyjnie przewidzieć budżet na paliwo.


Michał Miszewski, administration specialist car fleet & mobile phones Volvo Polska Sp. z o.o. O/Samochody Ciężarowe

Ostatnie trzy lata postawiły przed budżetującymi paliwo do flot spore wyzwanie. Ceny paliw ulegały w tym czasie znacznym wahaniom, niestety niezbyt przewidywalnym.

Poza wahaniami sezonowymi istotny wpływ na nie miały zmiany cen ropy naftowej, często zależne od sytuacji geopolitycznej, a także zmiany kursu złotego. Swój udział miały też zmiany w opodatkowaniu paliw. W tak zmiennym otoczeniu trudno jest sensownie planować budżety paliwowe i można powiedzieć praktycznie tylko tyle, że (dużo) taniej już (raczej) nie będzie. Wprawdzie istnieją instrumenty takie jak opcje paliwowe, pozwalające zabezpieczyć się przed wahaniami cen, ale są one skierowane raczej do wielkich nabywców, obracających potężnymi ilościami paliwa, a nie do flot.

Wybór paliwa do floty jest podyktowany przede wszystkim spodziewaną charakterystyką eksploatacji. Większość flot używa obecnie napędu dieslowskiego, co praktycznie zawęża wybór do oleju napędowego. Wprawdzie – z uwagi na coraz wyższe ceny ON – popularność zdobywa ostatnio bioester, jednakże większość współcześnie produkowanych silników Diesla nie jest przystosowana do zasilania tego typu paliwami. Producenci jednoznacznie zakazują stosowania paliw z dodatkiem biokomponentu powyżej 5% pod rygorem utraty gwarancji.

Floty, których pojazdy osiągają względnie niewielkie przebiegi roczne, mogą zastanowić się nad zakupem pojazdów z silnikami benzynowymi.

LPG aktualnie jest paliwem coraz rzadziej wykorzystywanym we flotach. Niższa wartość rezydualna pojazdów z tym napędem, w porównaniu z pojazdami z silnikiem wysokoprężnym, często kłopotliwa eksploatacja, ograniczony wybór pojazdów, w których montaż instalacji LPG nie powoduje utraty gwarancji producenta, sprawia, że LPG przestało być dobrym rozwiązaniem dla flot. CNG z uwagi na wciąż niewielką sieć stacji oraz problemy z instalacją (duże i ciężkie zbiorniki CNG, względnie niewielki zasięg) nie zdobywa popularności.

Kwestią otwartą pozostaje wybór między paliwami standardowymi i premium. Wprawdzie producenci i dystrybutorzy paliw prześcigają się w zapewnieniach o korzyściach mających wynikać z zastosowania paliw premium, jednak brak jest na rynku obiektywnych badań, mogących potwierdzić zasadność stosowania paliw o cenach niejednokrotnie wyższych o nawet 10% od paliw standardowych.

Karty paliwowe są w dzisiejszych czasach niezbędnym narzędziem praktycznie każdej floty. Korzyści z ich zastosowania są powszechnie znane, z tych, które ja uważam za najistotniejsze, wymienię: zbiorcze fakturowanie i raportowanie, wynikające z tego oraz z samej charakterystyki kart ograniczenie prawdopodobieństwa nadużyć, skumulowanie wolumenu nabywanych paliw.

Stosowanie kart paliwowych narzuca naszym kierowcom korzystanie z sieci stacji wystawcy tych kart. Dzięki temu mamy dostęp do stacji, na których jakość paliw gwarantuje wystawca, oraz możliwość udokumentowania miejsca wszystkich tankowań, dzięki czemu w razie awarii możemy udowodnić, gdzie zostało zatankowane paliwo złej jakości.

Wrzucę jednak kamyczek do ogródka emitentów kart paliwowych. Do tej pory traktowali oni po macoszemu małe floty, liczące kilka–kilkanaście pojazdów, stawiając warunek minimalnego obrotu miesięcznego na poziomie dla nich nieosiągalnym. Szkoda, że koncerny paliwowe nie chcą się (jeszcze) schylić po pieniądze małych firm.

Pewną jaskółką nadziei są karty przedpłacone, niestety wymagają one zamrożenia tak cennej w dzisiejszych czasach gotówki.

Wybierając dostawcę kart paliwowych, powinniśmy przede wszystkim zwrócić uwagę na dostępność stacji zgodną z naszymi potrzebami. Co z tego, że podpiszemy umowę z dostawcą posiadającym potężną sieć w całej Polsce, skoro nasza działalność jest lokalna, a najbliższa stacja tego dostawcy jest parędziesiąt kilometrów od naszej siedziby?

Po co nam wysoki rabat paliwowy, skoro konsumujemy go na dojazdy do stacji położonej na uboczu? Koszt ten to przecież nie tylko paliwo, ale i pozostałe elementy eksploatacji, a przede wszystkim wynagrodzenie pracownika, który swój czas mógłby spędzić bardziej produktywnie niż szukając stacji.

Czy nie powinniśmy mieć kart międzynarodowych, skoro nasi pracownicy często wyjeżdżają poza granice Polski?

Istotna, moim zdaniem, jest też możliwość ograniczenia listy produktów dostępnych przy użyciu karty. Zablokowanie możliwości zakupu paliw premium, kosztownych płynów eksploatacyjnych czy innych produktów, wprawdzie wysoko premiowanych w programach lojalnościowych, natomiast niekoniecznie w najkorzystniejszych dla naszej firmy cenach, jest skutecznym narzędziem w walce o racjonalizację wydatków.

Standardem wśród firm CFM-owych jest oferowanie swoim klientom także kart paliwowych. Moim zdaniem, jest to dobre rozwiązanie – koszty są zwykle zbliżone do tych oferowanych w przypadku zawarcia umowy bezpośrednio z emitentem kart, terminy płatności również. Zyskujemy zdjęcie z naszych barków administracji kartą, ograniczamy liczbę dostawców i koszty z tym związane.

Nie spotkałem się z odmową wydania kart takiego emitenta, jakiego zażyczyłby sobie klient, natomiast oczywiste jest, że CFM ma zazwyczaj swojego preferowanego dostawcę paliw, którego intensywniej promuje wśród swoich klientów, także cenowo.


Jurand Filipczyk, dyrektor zarządzający centrum technicznym Masterlease Polska

Trafność decyzji odnośnie zakupów paliwa uzależniona jest od dobrej analizy danych historycznych. Owszem, ceny na stacjach benzynowych podlegają różnym trendom. Ostatnio znów zwyżkowym. Dlatego wszyscy spodziewają się większych kosztów. Prostym i skutecznym narzędziem, które pozwala na bieżącą kontrolę i analizę kosztów, jest karta paliwowa. Korzyści z zastosowania bezgotówkowej formy płatności daleko wykraczają poza prosty rachunek ekonomiczny (np. rabaty na paliwo, artykuły pozapaliwowe, korzystanie z myjni samochodowych) czy komfort jazdy (uiszczanie opłaty za korzystanie z autostrad i miejskich obwodnic kartą paliwową).

Każdy zakup paliwa dokonany kartą paliwową umożliwia gromadzenie danych, w tym termin, stan licznika, miejsce oraz ilość zakupionego paliwa, w jednej, centralnej bazie operatora, który w oparciu o dane generuje i udostępnia drogą elektroniczną nie tylko przekrojowe raporty, ale też jedną zbiorczą fakturę, informującą o kosztach generowanych przez poszczególne auta.

Tak szczegółowa wiedza pozwala na bieżąco modyfikować i optymalizować strategie i działania w firmie zarówno na terenie Polski, jak i w większości państw Europy. Firmy CFM często bowiem współpracują z kilkoma (polskimi i zagranicznymi) emitentami takich kart jednocześnie, dzięki czemu siatka stacji benzynowych, na których można korzystać z kart paliwowych, jest ogromna. Np. karty paliwowe wyemitowane przez naszych partnerów biznesowych (m.in. Statoil, Orlen, BP, Shell) umożliwiają korzystanie z ok. 35 tys. stacji paliw w kraju i za granicą.


Bartłomiej Wiśniewski, fleet manager Provident S.A.

Koszty związane z paliwem do samochodów służbowych to niejednokrotnie jedna trzecia całego budżetu flotowego, dlatego odpowiednie podejście do tej kwestii jest niezwykle ważne i powinno być stawiane na równi z wyborem dostawców samochodów do floty czy dostawców usług serwisowych lub ubezpieczeń.

Na większość z postawionych na wstępie pytań będziemy mogli odpowiedzieć dopiero po rozpatrzeniu środowiska, w jakim funkcjonuje firma. Przed rozpoczęciem analizy powinniśmy poznać następujące informacje:

– Jaki jest zakres działalności firmy (lokalny czy ogólnokrajowy).

– Czy samochody użytkowane są jako narzędzia pracy (pracownicy pokonujący ogromne dystanse każdego dnia), czy auta benefitowe (kadra kierownicza użytkująca samochody głównie do pokonywania trasy dom–praca i praca–dom).

 

Odpowiedź na pytanie, jakie paliwo jest optymalne dla samochodów w firmie, będzie dwojaka.

Samochody będące narzędziami pracy i pokonujące duże dystanse powinny mieć silniki zasilane paliwem ekonomicznym, czyli gazem LPG, gazem CNG lub olejem napędowym. Wybór LPG będzie możliwy, gdy wybrany przez nas producent samochodów będzie sprzedawał samochody wyposażone w taką instalację. Rzadko się stosuje przerabianie samochodów na zasilanie gazem LPG, kiedy są one na gwarancji.

Podobnie sytuacja ma się z samochodami zasilanymi gazem CNG. Jednak dodatkowo dochodzi tu aspekt dostępności stacji z tym paliwem. Gaz CNG jest bardzo nowoczesnym, ekonomicznym i ekologicznym źródłem napędu samochodów, natomiast z uwagi na skomplikowane systemy tankowania jest mało rozpowszechniony – przynajmniej na terenie Polski.

Najpowszechniejszym paliwem do samochodów będących narzędziami pracy w firmach jest olej napędowy. Minęły już dawno czasy, kiedy samochody wyposażone w silniki Diesla wykazywały się niską kulturą pracy, a jedyne, co można było im przypisać, to ekonomiczność i trwałość. Dzisiaj każdy liczący się producent samochodów na świecie posiada w swoim portfolio całą gamę znakomitych silników Diesla. Należy tylko pamiętać, że samochody wyposażone w silniki Diesla są sporo droższe od swoich benzynowych odpowiedników, dlatego taka decyzja powinna być podparta szeregiem analiz i wyliczeń.

Samochody będące benefitem dla managerów pokonują często niewielkie dystanse, będące czasem tylko drogą z domu do pracy i z pracy do domu. Podejmując decyzję o zakupie samochodu z silnikiem napędzanym benzyną lub olejem napędowym, powinniśmy wyliczyć całkowite koszty związane z takim wyborem. Niejednokrotnie spotkałem się z przypadkami, kiedy firma w polityce miała zapisane, że użytkuje tylko samochody z ekonomicznym napędem diesla. Takie podejście zastosowane do samochodów managerskich powodowało czasem, że wybierany był samochód, który z silnikiem Diesla był kilkanaście tysięcy droższy od swojego benzynowego odpowiednika. Samochód pokonywał miesięcznie 500 km, podczas gdy nowoczesne systemy czyszczenia filtra cząstek stałych nie mogły przy tak małych przebiegach funkcjonować. Taki nietrafny wybór powodował, że został kupiony droższy samochód, który ponadto musiał odwiedzać serwis co 2 miesiące, aby pozbyć się problemów z filtrem cząstek stałych. Dlatego też rozpatrując pytanie: „jakie paliwo?”, czasem uzyskamy dwie odpowiedzi i to dwie prawidłowe.

 

Czy korzystać z kart paliwowych?

Szukając odpowiedzi na to pytanie, też można się pokusić o rozpatrzenie dwóch możliwych przypadków.

Posiadając firmę działającą lokalnie w granicach jednego miasta, możemy podpisać umowę o współpracy z jedną stacją. W wyniku tej umowy otrzymamy stosowne rabaty, odroczony termin płatności i okresowe raporty.

Jednak w większości przypadków, kiedy firmy działają ogólnokrajowo, posiadanie przez firmę kart paliwowych jest rozwiązaniem najlepszym, które powoduje następujące benefity:

– nie musimy zapewniać pracownikom gotówki ani kart przepłaconych lub kredytowych na zakup paliwa i ewentualnie innych produktów i usług dostępnych na stacjach,

– otrzymujemy odroczony termin płatności,

– przy każdorazowym tankowaniu i płaceniu kartą przypisaną do samochodu pracownik stacji będzie sprawdzał, czy paliwo zostało nalane do uprawnionego samochodu,

– otrzymamy stałe rabaty,

– będziemy kupowali paliwo znanej jakości (brak możliwości korzystania z usług stacji o podejrzanej lub niepewnej renomie),

– okresowo będziemy otrzymywać raporty, w wyniku których będziemy mogli łatwo ocenić efektywność zakupów, przeprowadzić analizy na przyszłości i chociażby określić składkę na ochronę środowiska,

– przy każdym pojawieniu się na stacji naszego samochodu będziemy mieli uaktualniany stan licznika, który pozwoli oszacować średnie spalanie czy chociażby przewidzieć, kiedy samochód powinien udać się na następny przegląd okresowy.

 

Karty paliwowe są więc bezpiecznym i pewnym środkiem umożliwiającym płatności za paliwo i inne towary i usługi na stacjach paliwowych, dającym wiele dodatkowych korzyści.

 

Gdzie tankować?

Jeśli wybraliśmy karty paliwowe, to odpowiedź się sama nasuwa – na stacjach koncernu, którego karty posiadamy. W innych przypadkach też dobrze byłoby określić zakres stacji z których usług mogą korzystać nasi pracownicy, tak aby samochody tankowane były paliwem przyzwoitej jakości, a firma będąca ich właścicielem mogła odpowiadać na ewentualne nasze reklamacje i zażalenia.

 

Na co zwracać uwagę?

Tutaj postaram się zwrócić uwagę na kilka kwestii, z którymi się zetknąłem w czasie swojej pracy z flotami, a nie zostały poruszone powyżej.

1. Kiedy posiadamy już karty paliwowe, dzięki którym uzyskujemy mnóstwo ciekawych i ważnych danych, postarajmy się o program ułatwiający nam czerpanie z nich wiedzy. Poza profesjonalnymi programami do zarządzania flotą, które oferują najwięksi gracze na rynku oprogramowania dla firm, również koncerny paliwowe proponują – co prawda uboższe, ale i tańsze – swoje rozwiązania. Dzięki nim będziemy mogli uzyskane dane łatwiej analizować, niż mielibyśmy to robić przy użyciu arkusza kalkulacyjnego.

2. Domagajmy się od kierowców, aby rzetelnie wprowadzali aktualne przebiegi przy wizytach na stacjach. Co prawda program pomoże poprawić błędny wpis, ale jeśli będzie za każdym razem wprowadzone „0” lub „1”, to nawet on sobie z tym nie poradzi.

3. Kiedy pracownik użytkuje auto zastępcze, starajmy się nie upoważniać go do korzystania z karty paliwowej przypisanej do pierwotnego samochodu. Spowoduje to sytuacje, że auto pierwotne nie będzie generowało kilometrów, ale będzie generowało koszty. Może to doprowadzić, że analizy średniego spalania czy przebiegu ulegną sporemu zaburzeniu. Poza tym paliwo do samochodu pochodzącego ze źródeł zewnętrznych (wypożyczalnie, serwisy) nie stanowi kosztu uzyskania przychodu firmy w przeciwieństwie do paliwa kupowanego do samochodów należących do firmy lub użytkowanych na podstawie umowy wynajmu długoterminowego czy leasingu. Stosowanie się do tej prostej zasady pozwoli uniknąć nieprzyjemnych konsekwencji podatkowych naszej firmie.

4. Niejednokrotnie wolumen kupowanego przez nas paliwa i usług jest niewystarczający, aby uzyskać korzystne rabaty. W takim przypadku spróbujmy odnaleźć grupę zakupową, do której można dołączyć i negocjować wspólnie wyższe rabaty dla połączonego wolumenu. Rozwiązania takie są korzystne zarówno dla członków grupy zakupowej, jak i dla koncernu. Członkowie grupy uzyskują lepsze rabaty, a koncern negocjuje z jedną organizacją (niezależnie ilu członków posiada) jednolity kontrakt i zmniejsza pracochłonność.

 

Czy w przypadku firmy CFM to one wybierają karty paliwowe?

Firmy wynajmu długoterminowego, zwane potocznie CFM-ami, posiadają w swoim wachlarzu przeważnie karty głównych sieci paliwowych w danym kraju. Podejmując współpracę z CFM, możemy użytkować własne karty wystawione na samochody wynajęte bądź skorzystać z tych oferowanych przez partnera. Przeważnie karty, z jakich chcielibyśmy korzystać, również posiada CFM, dlatego odpowiedź na pytanie, z jakiego rozwiązania skorzystamy, powinna wynikać z analizy potencjalnych korzyści.

Powinniśmy przeanalizować, jakie posiadamy rabaty na rynku, a jakie chce nam zaoferować CFM. Zwróćmy uwagę, czy przeniesienie tej usługi (zarządzanie kartami paliwowymi) nie wpłynie w nieprzewidywalny sposób na pracę naszego działu. Outsourcing tej usługi jak i każdej innej powinniśmy planować świadomie, a nie pozostawiać go przypadkowi. Skorzystanie z kart paliwowych oferowanych przez CFM wydłuży okres między zatankowaniem a terminem wymagalności opłaty (poza terminem płatności koncernu paliwowego dojdzie dodatkowo termin płatności CFM). Z jednej strony jest to korzystne, ale – z drugiej strony – nie sądzę, abyśmy wydłużony termin płatności otrzymali za nic.


Mariusz Korcz, Zastępca kierownika Działu Zarządzania Flotami, INTER TEAM

Jak doskonale wiemy, koszty związane z flotą samochodową to nawet 25% całkowitych kosztów ponoszonych przez firmę. Poddając analizie wszystkie koszty związane z eksploatacją naszej floty, dochodzimy do wniosku, że największą część wszystkich kosztów, oczywiście poza samym kosztem zakupu pojazdu, generuje zakup paliwa do naszej floty. Dlatego też bardzo ważne jest, aby przy planowaniu wydatków związanych z kosztami paliwa brać pod uwagę nie tylko średni przebieg naszych pojazdów, obecny koszt paliwa czy też wielkość naszej floty, ale również musimy brać pod uwagę średnie spalanie naszych pojazdów. Dlatego też każdy fleet manager musi umiejętnie zaplanować wydatki związane z kosztami paliwa. Tylko co zrobić, aby dobrze zarządzać kosztami paliwowymi oraz je ograniczyć? Myślę, że warto jest zacząć już na samym początku, czyli przy wyborze samochodów do naszej floty. Bardzo ważne jest, aby przy planowaniu wydatków na paliwo zwrócić uwagę nie tylko na dane techniczne podawane przez producentów pojazdów, ale również warto skorzystać z forum miłośników modelu będącego w kręgu naszych zainteresowań. Warto też przeglądać  różnego rodzaju strony internetowe, gdzie możemy uzyskać porady oraz informacje dotyczące eksploatacji samochodów, które chcemy kupić. Zawsze możemy zrobić rewolucję w naszej polityce flotowej, dokonując zmiany w zapisach dotyczących sposobu zasilania naszych pojazdów. Przykładowo, samochody handlowców zasilane benzyną możemy zmienić na samochody zasilane LPG lub olejem napędowym czy też zasilane silnikami hybrydowymi. Wiadomo jednak, że każda zmiana polityki flotowej musi być zaakceptowana przez zarząd naszej firmy. Aby się do tego odpowiednio przygotować, proponuję wpierw dokonać porównania kosztów paliwa modeli samochodów, które są w kręgu naszego zainteresowania, do ceny pojazdów. Porównanie tychże kosztów może przykładowo wykazać, że zakup droższej hybrydy jest znacznie bardziej opłacalny w porównaniu do samochodu tej samej klasy z silnikiem benzynowym czy też nawet diesla, a dodatkowo użytkując hybrydy możemy naszą flotę uznać za bardzo ekologiczną. Możemy również skorzystać z innych metod. Metod nie tylko zapewniających redukcję kosztów paliwa, ale również znacznie ułatwiających rozliczenia za paliwa oraz nadzorowanie pracy naszych handlowców czy też sposób eksploatacji pojazdów przez użytkowników.

Jednym z takich narzędzi, zapewniającym nie tylko znaczną redukcję kosztów, ale przede wszystkim znacząco ułatwiającym rozliczenia, jest stosowanie jako środka płatniczego kart paliwowych. Obecnie tego typu rozwiązanie stosują właśnie firmy zarządzające flotami. Dzięki takiemu rozwiązaniu, firma korzystająca z kart paliwowych otrzymuje raz w miesiącu jedną zbiorczą fakturę za paliwo. Dla przykładu przy flocie liczącej 100 pojazdów, z których każdy jest tankowany 4 razy w miesiącu, fleet manager otrzymywałby miesięcznie 400 faktur za samo paliwo. A więc same operacje ewidencyjno-księgowe w przypadku tak dużej liczby faktur generują już znaczne koszty administracyjne. Oczywiście, karta paliwowa ma znacznie więcej zalet. Korzystając z karty paliwowej jednego producenta paliw, możemy negocjować rabat na paliwo. Ponadto posiadając karty paliwowe, możemy np. ograniczyć tankowania samochodów tylko do dni czy też wręcz godzin pracy, możemy dopuścić tankowanie tylko wskazanego rodzaju paliwa (np. Pb95).

Tworząc politykę paliwową dla pojazdów firmowych, oczywiście nie wolno nam zapomnieć o bieżącej kontroli średniego zużycia paliwa przez nasze pojazdy. Fleet managerowie korzystający z usług firm CFM nie muszą samodzielnie tego nadzorować, gdyż większość CFM-ów świadczy taką usługę na podstawie prowadzonych przez siebie statystyk. Firmy CFM, zarządzając kilkoma tysiącami pojazdów, mogą oszacować średnie zużycie paliwa dla danego modelu w oparciu nie tylko o nasze pojazdy, ale głównie w oparciu o wszystkie pojazdy danego modelu będące w ich zarządzaniu. Taka analiza pozwala na znacznie większą dokładność w oszacowaniu średniego zużycia paliwa. Jeżeli ilość zużywanego paliwa odbiega od średniej o ok. 10–15%, to mieści się to w granicach normy i nie ma w tym niczego podejrzanego. Może to wynikać np. ze stylu jazdy kierowcy czy też miejsca jego eksploatacji. Jednakże gdy różnica ta jest większa, możemy podejrzewać, że samochód jest uszkodzony albo paliwo tankowane przez naszego użytkownika niekoniecznie trafia do naszego samochodu służbowego.

Firmy korzystające z usług full service leasingu mają dodatkowo ułatwione zadanie. Ułatwione, gdyż to do CFM należeć będzie nie tylko pilnowanie terminów przeglądów i napraw, określanie kosztów napraw, dbanie o odpowiednie ubezpieczanie samochodów, wymianę opon itd., ale również weryfikowanie faktur za paliwo, kontrolowanie zużycia paliwa i powiadamianie nas o ewentualnych nieścisłościach z tym związanych. Oczywiście, większość firm CFM stara się narzucić korzystanie z kart paliwowych dostawców paliw, z którymi mają podpisane umowy, jednakże musimy pamiętać, że każdą ze składowych usługi full service leasingu możemy wyłączyć z zakresu umowy. Tak też jest z kosztami paliwa. Może nam np. nie odpowiadać zaproponowany dostawca paliwa i nie musimy z niego korzystać. Pamiętajmy jednak, że ze względu na wielkość posiadanej/zarządzanej floty CFM ma znacznie lepszą siłę przebicia w negocjacjach rabatów.

Więcej o zarządzaniu paliwem przeczytają Państwo w lipcowo/sierpniowym i wrześniowym numerze miesięcznika Fleet.

 

 

 

S. K.