Zarządzanie firmową flotą – systemy wspomagające Fleet Managerów

Praca wykonywana przez Fleet Menagerów nie należy do najłatwiejszych. Im większa flota za którą są odpowiedzialni, tym więcej obowiązków i danych do przeanalizowania. Często nie wystarcza do tego jedynie dobra pamięć czy nawet arkusze w Excelu. W tym przypadku pomocne mogą okazać się specjalne programy czy aplikacje. Oprócz nich coraz częściej stosuje się także systemy instalowane w samych samochodach – jednym z nich jest OnStar marki Opel.

Do głównych obowiązków Fleet Menagera należy koordynowanie procesu zarządzania firmową flotą. Jego zadania to przede wszystkim dbałość o właściwą eksploatację firmowych samochodów, wiążąca się z tym redukcja kosztów ich użytkowania oraz wyznaczanie standardów prowadzenia. Ponadto, osoba na tym stanowisku zobowiązana jest do bieżącego monitorowania pojazdów, kontroli ich stanu technicznego oraz przeprowadzaniu obowiązkowych przeglądów i wymian. Jeśli samochodów w firmie jest kilkanaście, nie sposób takiego ogromu danych pomieścić w głowie. Często zawodny okazuje się także poczciwy Excel.

Naturalne rozwiązanie, naturalny wybór

Tak działa rynek –kiedy pojawia się popyt, jego następstwem staje się podaż. Floty firmowe z roku na rok stają się coraz większe, a razem z nimi w naturalny sposób pojawiła się potrzeba ich zarządzania. Nie powinno w takim przypadku specjalnie dziwić, że jak grzyby po deszczu pojawiają się mniej lub bardziej profesjonalne systemy temu służące. Nie nastał jednak jeszcze ten moment, w którym można postawić tezę, że rynek został nimi nasycony. A może na lidera tej branży jeszcze czekamy? Pójściem w nieco inną stronę jest OnStar, zaproponowany przez Opla. To system, który instalowany jest w samym samochodzie (a nie na dysku twardym komputera), dając dostęp do wszystkich informacji na jego temat na przykład za pomocą smartfonu.

Dobry system – intuicyjny system

Prosty, a zarazem funkcjonalny – to system-marzenie dla Fleet Menagerów. Przy tak dużej ilości danych, aplikacje powinny być łatwe w obsłudze, stabilne i przede wszystkim szybkie. Idealnie, gdyby dało się zaimportować dane z poprzednich systemów, Excela, bądź faktury paliwowe ze stacji benzynowych znanych marek. Dodatkowymi atutami mogą być możliwość nadzoru i ewidencji floty, tworzenie szczegółowych analiz i raportów oraz funkcja „przypominajki”, która będzie pamiętać i przypominać o koniecznych wymianach, serwisach czy przeglądach. Dobrze jednak, gdybyśmy tego typu informacje otrzymywali na bieżąco. W ten sposób działa na przykład system OnStar, który dzięki wczesnym alertom umożliwia odpowiednio wcześnie zareagować na usterki i „palące” terminy np. dot. serwisów, przeglądów czy też o terminach koniecznych wymian, co sprawia, że jest doskonałym uzupełnieniem innych systemów.

O małą flotę pozwolą zadbać znane marki

Jeśli nasza flota nie jest duża, do jej obsługi i pełnej diagnostyki mogą wystarczyć programy, które zapewniają znane marki samochodowe. System pokładowy OnStar i jemu podobne, umożliwiają na przykład pełną diagnostykę pojazdu, wysyłając co miesiąc raport zawierający o nim najważniejsze dane i informacje. Może się to okazać wystarczające dla Fleet Menagera mniejszej firmy, której flota nie przekracza kilku aut. Biorąc jednak pod uwagę, że do obowiązków osoby zarządzającej flotą należy optymalizacja kosztów, myśleć trzeba również o kierowcach. Wspomniany system służy pomocą także im: nawiguje, informuje o problemach, a w razie awarii czy wypadku jest w stanie powiadomić odpowiednie jednostki. Wszystko to sprawia, że kierowca czuje większy komfort psychiczny, a w przypadku osób, które za kierownicą spędzają niemal cały dzień pracy jest to niezwykle istotne.

Dla odrobinę większej floty

Do zarządzania pokaźniejszą flotą warto zainwestować kilka groszy w bardzo tani, ale i bardzo dobry zarazem program. Menedżer Pojazdów – bo o nim mowa – umożliwia między innymi ewidencję samochodów i ich kierowców, zarządzanie dokumentami związanymi z serwisowaniem czy informuje o koniecznych wymianach podzespołów. Ponadto daje możliwość analizy kosztów, kontroli najważniejszych terminów (takich jak przeglądy czy ubezpieczenia), czy chociażby generowania szczegółowych raportów i zestawień. Idealne rozwiązanie do zarządzania flotą do 50 samochodów.

Przydatne jest połączenie z siecią GSM i nadajnikami GPS

Bycie on-line w samochodzie jest coraz przydatniejsze. Dzięki stałemu połączeniu z internetem i siecią GSM oraz nadajnikami GPS jesteśmy cały czas na „bieżąco”. Umożliwia to między innymi system OnStar, który pozwala na monitorowanie w czasie rzeczywistym pozycji pojazdu przy jednoczesnej kontroli poziomu paliwa, czy chociażby pokonanej dotąd trasy. Zbliżone możliwości ma system Logic Track. Program ten to także szczegółowa kontrola kosztów użytkowania floty oraz terminów serwisowania i niezbędnych wymian. Co ciekawe, dostęp do wspomnianych aplikacji jest możliwy praktycznie z każdego miejsca na ziemi –obsługiwane są one bowiem przez wszystkie przeglądarki internetowe (zarówno te na komputerach, jak i na smartfonach).

A kiedy ważna jest ewidencja większej floty

Ciekawą aplikacją do zarządzania flotą samochodową, działającą w ramach platformy do zarządzania przedsiębiorstwami Telkom Bud, proponuje także firma Prog Pol. Jest to niezależny program zapewniający nadzór nad firmowymi samochodami i ich ewidencją. System umożliwia wyciągnięcie raportów przebiegu, spalania czy tankowania poszczególnych samochodów, a także ich napraw, wyrządzonych przez nie szkód komunikacyjnych i eksploatacji poszczególnych podzespołów. Telkom B ud działa zarówno w trybie off-line, jak i on-line.

Pełna diagnostyka przede wszystkim

Podobne funkcje, którymi dysponuje system OnStar, proponuje również Flota Commandor. Aplikacja stwarza możliwość prowadzenia ewidencji pełnych danych na temat samochodów, ich użytkowników oraz firm, w których pracują. Bez problemów możemy także zająć się i zarządzać danymi dotyczącymi paliwa, napraw czy ubezpieczeń naszych samochodów, a następnie je zanalizować i zaraportować. Co istotne, aplikacja współpracuje z systemami rozliczeń praktycznie wszystkich znanych stacji benzynowych, automatycznie wprowadzając do systemu informacje pochodzące z wystawionych przez nie faktur.

Co nas czeka w przyszłości?

Programów wspomagających pracę Fleet Menagera z każdym rokiem jest coraz więcej. Jedno wiadomo na pewno – trudno póki co wskazać lidera na tym rynku. Czy będzie nim producent jednego z istniejących już programów czy może do walki wkroczy nowa marka? O tym przekonamy się zapewne już niedługo, chociaż już teraz wybierając odpowiedni produkt warto pomyśleć nie tylko o własnej wygodzie, ale również o komforcie kierowcy – te dwa aspekty zaspokoi system montowany na pokładzie pojazdu. 

 

Materiał powstał przy współpracy z General Motors.