Prywatny użytek  samochodu służbowego

26 lutego 2015

Od 1 stycznia 2015 r. rozliczanie dla celów podatku PIT prywatnego użytku samochodów służbowych przez pracowników zostało w znaczący sposób uproszczone. Stało się to za sprawą tzw. czwartej ustawy deregulacyjnej (Ustawa z dnia 7 listopada 2014 r. o ułatwieniu wykonywania działalności gospodarczej), która, jako jedną ze zmian ułatwiających prowadzenie działalności gospodarczej, wprowadziła zasady ustalania przychodu uzyskiwanego przez pracowników z tytułu nieodpłatnego lub częściowo odpłatnego wykorzystywania samochodów służbowych do celów prywatnych.

Zbigniew Marczyk radca prawny Hogan Lovells
Zgodnie z nowymi przepisami art. 12 ust. 2a – 2c dodanymi w Ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych (Ustawa o PIT), wartość pieniężną nieodpłatnego świadczenia przysługującego pracownikowi z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych ustala się w wysokości: (i) 250 zł miesięcznie – dla samochodów o pojemności silnika do 1600 cm³ lub też (ii) 400 zł miesięcznie – dla samochodów o pojemności silnika powyżej 1600 cm³. Wprowadzone przepisy określają także sposób ustalania przychodu pracownika w przypadku wykorzystywania samochodu służbowego przez część miesiąca, jak również w sytuacji, w której pracownik częściowo płaci pracodawcy za udostępnienie mu samochodu służbowego.

Szczegółowe omówienie nowych przepisów warto jednak poprzedzić przybliżeniem istoty problemu dotyczącego opodatkowania przychodu pracowników z tytułu udostępniania im przez pracodawców pojazdów służbowych do celów prywatnych, jak również regulacji obowiązujących do końca 2014 r.

Zasady ogólne ustalania przychodu i dotychczasowe przepisy
Zgodnie z art. 12 ust. Ustawy o PIT, za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, a ponadto świadczenia ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Na gruncie powyższego ogólnego przepisu pojawiła się kwestia, czy nieodpłatne (lub ewentualnie częściowo odpłatne) korzystanie przez pracownika z samochodu służbowego do celów prywatnych powinno być uznane za przychód po stronie pracownika, a jeżeli tak, to w jaki sposób powinna zostać ustalona wartość takiego przychodu.
Zarówno po stronie przedsiębiorców, jak i organów podatkowych, panuje zasadniczo zgodność co do tego, że korzystanie przez pracowników z pojazdów służbowych do ich prywatnych celów stanowi dodatkowe przysporzenie.

Niewątpliwie bowiem możliwość wykorzystywania przez pracownika pojazdu służbowego poza godzinami pracy (np. wyjazd na weekend lub wakacje, załatwianie prywatnych spraw po godzinach pracy itd.) stanowi wymierną korzyść, gdyż pozwala to na znaczącą oszczędność kosztów, które związane byłyby z utrzymywaniem prywatnego samochodu (koszty nabycia, ubezpieczenia, przeglądów itd.). Zasadniczym natomiast polem sporów między służbami skarbowymi a przedsiębiorcami przez lata było to, czy istnieje możliwość obiektywnego i realnego ustalenia wartości przychodu uzyskiwanego przez pracownika z powyższego tytułu i ewentualnie, jaka metoda powinna być zastosowana do ustalenia tego przychodu.

Do końca 2014 r. brak było szczegółowych przepisów odnoszących się do powyższej kwestii. Zastosowanie znajdowały więc przepisy ogólne zawarte w art. 11 Ustawy o PIT, zgodnie z którymi, wartość przychodu z tytułu świadczeń nieodpłatnych ustala się w następujący sposób:
ƒ jeżeli przedmiotem świadczenia są usługi wchodzące w zakres działalności gospodarczej dokonującego świadczenia – według cen stosowanych wobec innych odbiorców;
ƒ jeżeli przedmiotem świadczenia są usługi zakupione – według cen zakupu;
ƒ w pozostałych przypadkach – na podstawie cen rynkowych stosowanych przy świadczeniu usług lub udostępnianiu rzeczy lub praw tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca udostępnienia.

Z uwagi na brzmienie ogólnych przepisów stosowanych do ustalania przychodu z tytułu nieodpłatnych świadczeń, organy podatkowe zazwyczaj nie akceptowały innych metod ustalania przychodu pracownika z tytułu korzystania z pojazdów służbowych do prywatnych celów. W szczególności, kwestionowane było wykorzystywanie do określania tego przychodu wszelkiego rodzaju ryczałtów lub tzw. kilometrówki (czyli wartości ustalonej w oparciu o liczbę kilometrów przejechanych przez pracownika pojazdem służbowym do celów prywatnych oraz stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu wynikającej z Rozporządzenia Ministra Transportu z 2002 r.). Konsekwentnie odrzucane przez organy podatkowe były także inne rozwiązania dotyczące ustalania przedmiotowego przychodu, oparte przykładowo na stawkach za 1 km przebiegu pojazdu stosowanych przez przedsiębiorstwa taksówkowe czy też na cenach biletów komunikacji miejskiej. Zdaniem organów podatkowych, właściwą metodą ustalania przychodu pracownika z tytułu udostępnienia mu samochodu służbowego przez przedsiębiorcę było ustalenie tego przychodu według kwot, jakie należałoby zapłacić w określonej lokalizacji za wynajęcie pojazdu tej samej marki i o zbliżonych parametrach technicznych oraz wiekowych. Od reguły tej organy dopuszczały wyjątki w przypadku pracodawców prowadzących działalność w zakresie krótkoterminowego wynajmu samochodów – wówczas do ustalenia przychodu pracowników należało stosować ceny stosowane wobec innych odbiorców (co w zasadzie skutkowało podobnym wynikiem jak w metodzie podstawowej). W sytuacji natomiast, gdy pracodawca sam był najemcą pojazdu, który był następnie udostępniany pracownikowi do celów prywatnych, wówczas przychód pracownika należało ustalić według kosztu ponoszonego przez pracodawcę z tytułu najmu przedmiotowego pojazdu.

Niewątpliwie wyżej wskazane metody ustalania przychodu pracownika z tytułu prywatnego użytku samochodów służbowych były trudne do zaakceptowania po stronie przedsiębiorców i ich pracowników. Abstrahując bowiem od tego, iż wyliczanie kwot przychodu pracownika według rynkowych stawek wypożyczalni samochodów prowadziło do bardzo istotnych kwot tego przychodu skutkujących wysokim podatkiem, to zastosowanie tej metody w przypadku pracowników budziło sprzeciw z uwagi na zasadnicze różnice pomiędzy dwoma powyższymi sytuacjami. Trudno bowiem porównać incydentalną i nieregularną możliwość korzystania przez pracownika z samochodu służbowego (np. dojazd z pracy do domu, odwiezienie dzieci do szkoły w drodze do pracy itd.) z wynajmem pojazdu z wypożyczalni na określony czas.

Nowy ryczałt przychodów z prywatnego użytku samochodów służbowych
Po wielu latach postulatów branży samochodowej i pracodawców oraz przymiarek ustawodawcy do wprowadzenia bezpośredniej regulacji w przedmiotowym zakresie, z dniem 1 stycznia 2015 r. weszły w życie wyżej wspomniane przepisy ustawy deregulacyjnej, które skutkować powinny wygaszeniem, jeżeli nie wszystkich, to przynajmniej zasadniczej części sporów pomiędzy przedsiębiorcami i organami skarbowymi odnośnie zasad ustalania przychodów z prywatnego użytku samochodów służbowych przez pracowników. Jak bowiem wspomniano na wstępie, wprowadzone do Ustawy o PIT przepisy w sposób bezpośredni ustalają zryczałtowaną kwotę przychodu, jaka przypisywana jest pracownikowi w przypadku wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych. Kwota tego przychodu została uzależniona od pojemności silnika samochodu udostępnianego pracownikowi i, zgodnie z art. 12 ust. 2a Ustawy o PIT, kształtuje się następująco:
ƒ w przypadku samochodów o pojemności silnika do 1600 cm³ – wartość przychodu pracownika została ustalona na kwotę 250 zł miesięcznie;
ƒ w przypadku natomiast samochodów o pojemności silnika powyżej 1600 cm³ – wartość miesięcznego przychodu pracownika wynosi 400 zł.

Należy zaznaczyć, iż wyżej wymienione kwoty stanowią wartość przychodu pracownika, a nie wartość podatku podlegającego zapłacie. Wysokość konkretnej daniny uzależniona jest od stawki podatkowej, jaka ma zastosowanie do opodatkowania dochodów danej osoby, która zależy z kolei od całościowej wartości dochodów uzyskanych przez nią ze stosunku pracy. W przypadku zatem, gdy przychody pracownika opodatkowane są stawką 18% (stawka właściwa dla rocznych przychodów do 85 528 zł), wówczas wartość dodatkowego miesięcznego podatku należnego od przychodu 250 zł (właściwego dla samochodów do 1600 cm³) wyniesie 45 zł, natomiast od przychodu 400 zł (samochody powyżej 1600 cm³) wyniesie ona 72 zł miesięcznie. Natomiast, jeżeli dochody określonego pracownika opodatkowane są wyższą stawką ze skali PIT, czyli 32% (roczny dochód ponad 85 528 zł), kwota dodatkowego miesięcznego podatku z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego o pojemności silnika do 1600 cm³ wyniesie 80 zł, a dla samochodów o wyższym litrażu, kwota tego podatku wyniesie 128 zł miesięcznie.

Obliczenie i pobranie wyżej wskazanego podatku obciąża pracodawcę. Zryczałtowany przychód z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego przez pracownika do jego celów prywatnych podlega bowiem zsumowaniu z innymi przychodami uzyskiwanymi przez pracownika ze stosunku pracy. Od tak ustalonego całościowego przychodu pracodawca ma obowiązek obliczyć należną miesięczną zaliczkę na podatek PIT, a obliczoną kwotę pobrać z wynagrodzenia należnego pracownikowi oraz wpłacić ją na rachunek właściwego organu podatkowego na zasadach ogólnych. Oznacza to, że pracownik nie odprowadza samodzielnie podatku od omawianego zryczałtowanego przychodu, gdyż czyni to za niego pracodawca. Pracownik będzie miał natomiast obowiązek wykazania przedmiotowego przychodu (uwzględnionego w sumie przychodów ze stosunku pracy) w zeznaniu rocznym składanym po zakończeniu danego roku. Należy również wskazać, iż dodatkowy przychód uzyskiwany przez pracownika z tytułu prywatnego użytku samochodu służbowego zwiększa nie tylko podstawę do ustalenia zaliczki na podatek PIT, ale również podstawę naliczania składek na ubezpieczenie społeczne.

Wskazane wyżej zryczałtowane kwoty przychodu ustalanego po stronie pracownika z prywatnego użytku samochodów służbowych (odpowiednio 250 zł i 400 zł) są kwotami miesięcznymi, dotyczą więc sytuacji, w których pracownik wykorzystuje samochód służbowy w sposób ciągły lub sporadyczny przez cały miesiąc. Nie ma przy tym znaczenia, czy wykorzystanie samochodu w takim przypadku polega na wyjeździe samochodem na długi, kilkutygodniowy urlop, czy też na codziennym korzystaniu z pojazdu celem dojazdu z pracy do domu lub załatwianiu spraw prywatnych po godzinach pracy (np. zakupy, wyjazd do kina). Nie ma tu również znaczenia, czy chodzi o prywatny użytek w miesiącu marcu, który ma 31 dni, czy też w lutym, który ma dni 28. Zryczałtowany przychód za prywatny użytek samochodu w każdym z tych miesięcy jest taki sam.

Przepisy regulują natomiast sytuację, w której samochód służbowy nie jest wykorzystywany przez pracownika przez cały miesiąc, lecz jedynie przez część miesiąca (np. pracownik wyjeżdża samochodem służbowym na dwutygodniowy urlop, a przez pozostałą część miesiąca jest pozbawiony prawa do prywatnego użytku samochodu). Zgodnie z art. 12 ust. 2b Ustawy o PIT, w przypadku wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych przez część miesiąca wartość świadczenia ustala się za każdy dzień wykorzystywania samochodu do celów prywatnych w wysokości 1/30 kwot określonych powyżej. W konsekwencji, przychód ustalany za każdy dzień wykorzystywania do celów prywatnych samochodu o pojemności do 1600 cm³ wyniesie 8,33 zł, natomiast w przypadku samochodów o pojemności przekraczającej 1600 cm³, przychód za każdy dzień korzystania z takiego pojazdu wyniesie 13,33 zł. Przepis ten umożliwia zatem obniżenie przychodu uzyskiwanego przez pracownika w sytuacji, gdy korzysta on z samochodu służbowego dla celów prywatnych tylko w niektóre dni miesiąca. Przykładowo, w przypadku, gdy pracodawca udostępnia pracownikowi pojazd służbowy do prywatnych celów w weekendy, z wyłączeniem takiego prawa w inne dni tygodnia, wówczas przychód pracownika zostanie ustalony w wysokości należnej jedynie za używanie samochodu w soboty i niedziele danego miesiąca.

Jedną ze stosowanych dotychczas przez pracodawców metod na ograniczenie ryzyka kwestionowania przez organy podatkowe nieodpłatnego udostępniania pracownikom samochodów służbowych do prywatnego użytku było ustalanie określonej należności płaconej przez pracownika na rzecz pracodawcy za korzystanie z pojazdu. Rozwiązanie takie może, ale nie musi, eliminować zastosowanie omawianych nowych przepisów. Otóż, stosownie do nowego art. 12 ust. 2c Ustawy o PIT, jeżeli świadczenie przysługujące pracownikowi z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych jest częściowo odpłatne, to przychodem pracownika jest różnica pomiędzy wartościami określonymi powyżej (czyli odpowiednio 250 zł lub 400 zł, w zależności od pojemności silnika danego pojazdu, ewentualnie 1/30 powyższych kwot w przypadku użytku pojazdu przez część miesiąca) a odpłatnością ponoszoną przez pracownika. Jeżeli zatem przykładowo dany pracownik wykorzystuje do celów prywatnych samochód o pojemności silnika 3000 cm³ i z tego tytułu płaci pracodawcy miesięczną kwotę 300 zł, wówczas uzyskiwany przez tego pracownika przychód ze stosunku pracy będzie powiększany o kwotę 100 zł miesięcznie (różnica między ryczałtowym przychodem 400 zł za korzystanie z samochodu o pojemności powyżej 1600 cm³ a ponoszoną przez pracownika odpłatnością). Jeżeli natomiast ten sam pracownik za korzystanie z tego samego pojazdu do celów prywatnych płaciłby pracodawcy miesięczne wynagrodzenie wynoszące 500 zł, wówczas przychód pracownika nie byłby powiększany o żadne kwoty, gdyż ponoszona odpłatność przekraczałaby wówczas zryczałtowaną ustawową kwotę dodatkowego przychodu z tytułu korzystania z samochodu służbowego. Nowe przepisy – nowe wątpliwości
Wprowadzenie omawianych przepisów należy ocenić, jako pozytywny krok w kierunku ograniczenia sporów pomiędzy przedsiębiorcami a fiskusem na tle zasad rozliczania przychodu pracownika z prywatnego wykorzystywania samochodów służbowych. Zapewne skutek ten zostanie w zasadniczej części osiągnięty, gdyż nowe rozwiązanie ułatwi pracę nie tylko przedsiębiorcom, ale także i fiskusowi. Ustalenie przychodu w sposób zryczałtowany w oparciu wyłącznie o jeden obiektywny wskaźnik, jakim jest pojemność silnika danego samochodu, stanowi łatwe w zastosowaniu narzędzie do ustalania przychodu pracowników z tytułu prywatnego użytkowania takich samochodów. Nie będzie już zatem konieczności udowadniania (ani przez fiskusa, ani przez pracodawców), zasadności stosowania danej metody ustalania przychodów, stawek stosowanych przez wypożyczalnie samochodów na lokalnym rynku itd.

Niewątpliwie jednak, mimo znacznego uproszczenia rozliczeń, nowe przepisy nie eliminują wszystkich wątpliwości, które występowały i wystąpią w praktyce. Podstawową kwestią, która wymaga omówienia, jest zakres zastosowania nowych regulacji. Przede wszystkim należy wskazać, iż omawiane przepisy o zryczałtowanych kwotach przychodu uzyskiwanego z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych mają zastosowanie wyłącznie do pracowników (za pracownika uważa się osobę zatrudnioną na podstawie standardowej umowy o pracę, jak również osobę, która pozostaje w stosunku służbowym, stosunku pracy nakładczej lub spółdzielczym stosunku pracy). Z formalnego punktu widzenia, poza zakresem omawianej regulacji pozostaje więc znaczna część występujących w praktyce sytuacji, w których pojazd służbowy udostępniany jest osobie zatrudnionej nie na podstawie stosunku pracy, lecz w oparciu o umowę cywilnoprawną (np. umowa zlecenia, kontrakt menedżerski). We wszystkich takich przypadkach istnieć będą w dalszym ciągu wątpliwości odnośnie właściwego sposobu ustalenia przychodu uzyskiwanego przez takie osoby z tytułu udostępnienia im samochodu służbowego do prywatnego korzystania. Istnieje ryzyko, iż w tym zakresie zastosowanie znajdą dotychczasowe ogólne zasady ustalania wysokości przychodu z tytułu nieodpłatnych świadczeń, a w konsekwencji przychód takich osób w dalszym ciągu określany będzie na podstawie cen rynkowych stosowanych w świadczeniu usług podobnego rodzaju, czyli stawek stosowanych przez wypożyczalnie do wynajmu samochodów.

Obawy te potwierdza, niestety, Ministerstwo Finansów, które w przedstawianych opiniach jasno wskazuje, iż w odniesieniu do przychodów ustalanych przykładowo po stronie zleceniobiorców lub osób zatrudnionych na podstawie kontraktu menedżerskiego w dalszym ciągu stosowane będą dotychczasowe zasady kalkulacji przychodu z prywatnego użytku pojazdów przedsiębiorstwa. Stanowisko takie, mimo formalnej poprawności z uwagi na brzmienie nowych przepisów (odniesienie wyłącznie do „pracowników”), zdaje się być zbyt rygorystyczne. Co więcej, w sytuacji, gdyby w praktyce prowadziło ono do ustalenia wyższego przychodu po stronie zleceniobiorcy w porównaniu z przychodem pracownika z prywatnego wykorzystywania analogicznego pojazdu (co jest bardzo prawdopodobne), stanowisko takie pozbawione byłoby uzasadnienia ekonomicznego. Niewątpliwie bowiem wartość korzyści (odzwierciedlonej w przychodzie) uzyskiwanej przez pracownika oraz przez zatrudnionego w tym samym przedsiębiorstwie menedżera z tytułu prywatnego użytku takiego samego pojazdu, jest taka sama. Dlatego też, ustalona w Ustawie o PIT wartość przychodu uzyskiwanego przez pracowników z prywatnego użytku samochodów służbowych powinna stanowić obiektywny wskaźnik do ustalania takiego przychodu również po stronie osób zatrudnionych na innej podstawie prawnej niż stosunek pracy.

Kolejne wątpliwości wynikające z nowych przepisów dotyczą tego, czy omawiana zryczałtowana wysokość przychodu uzyskiwanego przez pracownika z prywatnego użytku pojazdu należącego do pracodawcy obejmuje także ponoszone przez pracodawcę koszty eksploatacyjne związane z takim pojazdem, a w szczególności koszty paliwa nabywanego przez pracodawcę. Brzmienie nowych regulacji, odnoszących się do przychodu z tytułu „wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych”, zdaje się wskazywać, iż dotyczą one wyłącznie udostępnienia pracownikowi pojazdu przez pracodawcę, nie dotyczą natomiast ustalania przychodu z tytułu pokrywania przez pracodawcę kosztów paliwa do takiego pojazdu. W konsekwencji, w przypadku, gdyby to pracodawca pokrywał koszt paliwa zużywanego do napędu samochodu w trakcie jego wykorzystywania do celów prywatnych pracownika, wówczas po stronie pracownika pojawiłby się dodatkowy przychód, niezależny od zryczałtowanego przychodu wskazanego w nowych przepisach ustawowych. Powyższą interpretację potwierdza również stanowisko Ministerstwa Finansów wyrażane już po wprowadzeniu nowej regulacji. Wskazuje ono jednoznacznie, iż czym innym jest ustalenie przychodu z tytułu udostępnienia pojazdu pracownikowi do prywatnego korzystania, a czym innym jest ewentualne pokrywanie przez pracodawcę kosztów paliwa zużywanego w trakcie prywatnego użytku pojazdu, które kreuje dodatkowy przychód po stronie pracownika.

Wpływ nowej regulacji na dotychczasową praktykę
Wprowadzenie nowych zasad opodatkowania przychodu pracownika z tytułu prywatnego użytku samochodów służbowych skutkuje koniecznością dostosowania do nowych regulacji dotychczasowej praktyki stosowanej przez przedsiębiorców w przedmiotowym zakresie. Konieczna będzie rezygnacja z wcześniejszych metod ustalania przychodu po stronie pracowników na rzecz ustalania przychodu w kwotach zryczałtowanych wynikających z ustawy.
Wprowadzenie omawianych nowych zasad skutkuje również dezaktualizacją indywidualnych interpretacji podatkowych, w których organy podatkowe akceptowały zasadność stosowania określonych szczegółowych metod ustalania przychodu pracownika z tytułu prywatnego używania samochodów służbowych. Aczkolwiek w ostatnich latach Minister Finansów uchylał się od jednoznacznego odnoszenia się w wydawanych interpretacjach do tego, czy stosowana przez przedsiębiorcę metoda ustalania przedmiotowego przychodu jest prawidłowa, czy też nie, to w przeszłości interpretacje wprost potwierdzające zasadność konkretnej metody rozliczeń nie należały do rzadkości. Zważywszy na bezpośrednie uregulowanie przedmiotowej kwestii w Ustawie o PIT, począwszy od 1 stycznia 2015 r., interpretacje uzyskane przez przedsiębiorców w przedmiotowym zakresie nie zapewniają już ochrony podatkowej.
Należy jednakże wskazać, iż w pełni aktualne pozostają natomiast te interpretacje Ministra Finansów, które potwierdzają, iż w określonych sytuacjach w ogóle nie dochodzi do wystąpienia przychodu po stronie pracowników. W szczególności chodzi tu o stanowisko fiskusa potwierdzające, iż w przypadku, gdy pracownik, wykonując obowiązki służbowe, ma obowiązek parkowania samochodu służbowego na parkingu w miejscu swojego zamieszkania, wówczas podróż pojazdem do domu i z domu do pracy nie może być uznana za dodatkową korzyść po stronie pracownika skutkującą przychodem. Ministerstwo Finansów jednoznacznie potwierdza bowiem, iż realizacja obowiązków służbowych nie może być uznana za sytuację skutkującą uzyskaniem przez pracownika przychodu do opodatkowania. Nowe przepisy nie kolidują w przedmiotowym zakresie z powyższą interpretacją. Przepisy te znajdują bowiem zastosowanie do ustalania wartości osiągniętego przez pracownika przychodu z prywatnego wykorzystania samochodu służbowego, zatem warunkiem ich zastosowania jest wcześniejsze ustalenie, że przychód taki faktycznie wystąpił. Wspomniane stanowisko Ministerstwa Finansów potwierdza, iż w opisanych wyżej sytuacjach w ogóle nie dochodzi do powstania przychodu po stronie pracownika, zatem przepisy ustalające wartość przychodu nie mają zastosowania.

Aktualizacja polityki flotowej
Jak wyżej wspomniano, wprowadzona kluczowa zmiana w Ustawie o PIT w odniesieniu do zasad ustalania wartości przychodu wymagać będzie po stronie przedsiębiorców (pracodawców) weryfikacji istniejącej w przedsiębiorstwie polityki flotowej i jej odpowiedniej korekty. W przypadku natomiast tych przedsiębiorców posiadających samochody służbowe, którzy takiej polityki do tej pory nie mieli, zalecane jest jej wprowadzenie, co pozwoli na jasne określenie zasad korzystania z pojazdów służbowych w danym przedsiębiorstwie i przyczyni się do ograniczenia ewentualnych ryzyk podatkowych.

Przede wszystkim, polityka flotowa powinna być spójna w kwestii zasad użytkowania samochodów służbowych z pozostałymi wewnętrznymi regulacjami obowiązującymi w danym przedsiębiorstwie, a także z samymi umowami o pracę zawieranymi z pracownikami. Regulacje te powinny określać, czy w danym przedsiębiorstwie przewiduje się w ogóle udostępnianie samochodów służbowych do użytku prywatnego pracowników, czy też możliwość taka jest całkowicie wyłączona. Kwestia ta jest kluczowa nie tylko z perspektywy podatku dochodowego, ale przede wszystkim z uwagi na regulacje dotyczące podatku VAT. Wprowadzenie zapisów dopuszczających prywatny użytek pojazdów służbowych (stanowiących pojazdy samochodowe o dopuszczalnej masie całkowitej do 3,5 tony) skutkować będzie bowiem automatycznie uznaniem pojazdu za wykorzystywany do celów mieszanych (służbowo-prywatnych). W konsekwencji, prowadzić to będzie zazwyczaj do ograniczenia odliczenia podatku VAT związanego z takimi pojazdami do wysokości 50% wartości zapłaconego podatku (np. z tytułu nabycia pojazdu, rat leasingowych, kosztów eksploatacji).

W przypadku wprowadzenia w danym przedsiębiorstwie możliwości prywatnego użytku przez pracowników samochodów służbowych, polityka flotowa powinna w jednoznaczny sposób regulować zasady przyznawania takiego prawa pracownikom, normować kwestie odpowiedzialności za powierzony samochód w trakcie jego prywatnego użytku, jak również wskazywać na to, która ze stron ponosi wydatki eksploatacyjne, w szczególności dotyczące paliwa. Jeżeli obowiązek pokrywania kosztów paliwa obciążać będzie pracodawcę również w odniesieniu do jazd prywatnych, wewnętrzna polityka flotowa powinna przewidywać sposób ewidencjonowania przebiegu pojazdu do celów prywatnych celem wyliczenia wartości zużytego w tym czasie paliwa. Ustalona w ten sposób wartość stanowić będzie dodatkowy przychód pracownika zgodnie z wyżej omówionymi zasadami.

Wskazane jest również ustalenie w wewnętrznych regulaminach flotowych zasad określania przychodu z tytułu prywatnego wykorzystywania samochodów przez osoby niebędące pracownikami, tj. np. przez zleceniobiorców, członków zarządu zatrudnionych na podstawie powołania czy też osób zatrudnionych na tzw. kontrakcie menedżerskim. Jak wyżej wspomniano, istnieją argumenty za twierdzeniem, iż wartość przychodu uzyskiwanego przez takie osoby z prywatnego wykorzystania pojazdów przedsiębiorstwa powinna być ustalana w oparciu o zryczałtowane kwoty wskazane w Ustawie o PIT w odniesieniu do pracowników. Niemniej jednak, ze względu na aktualne stanowisko organów podatkowych, w tym zakresie niewątpliwie bezpieczniejsze byłoby posłużenie się dotychczas akceptowaną przez fiskusa metodą wyliczania tego przychodu w oparciu o stawki rynkowe stosowane przez wypożyczalnie samochodów. Należy mieć nadzieję, iż omawiana kwestia znajdzie swoje rozstrzygnięcie w sądzie administracyjnym wskutek skarg kierowanych przez przedsiębiorców na prezentowane stanowisko fiskusa i że sądy w wydawanych orzeczeniach przychylą się do racjonalnych argumentów ekonomicznych przemawiających za brakiem uzasadnienia dla odmiennych metod ustalania przychodu z tytułu takiego samego nieodpłatnego świadczenia uzyskiwanego przez osoby zatrudnione na podstawie różnych tytułów prawnych.