User chooser – czyli bierzta, co chceta

Zjawisko dowolności wyboru samochodu służbowego jest coraz częściej stosowane w Polsce na wzór krajów Europy Zachodniej i, co nie dziwi nikogo, ma coraz więcej zwolenników po stronie użytkowników. W branży używamy różnych określeń na to zjawisko, jednak chyba najpopularniejszym jest określenie „user chooser”. Występują jeszcze określenia kafeteria, zakup w ramach określonego budżetu czy wybór spośród kilku opcji.

Wybór z wyłączeniami

Na rynku występuje wiele różnych zasad i reguł regulujących zakup samochodów służbowych. Najbardziej skrajne są takie, gdy dział zakupów przeprowadza proces zakupowy i wybiera jedną markę samochodów dla całej firmy. Siły sprzedaży używają samochodów z segmentu B i C tego producenta, a kadra menedżerska aut z segmentu D. Ustalone przez dział zakupów czy dyrekcję finansową są także wersje nadwoziowe i wyposażeniowe oraz kolory samochodów. Często z polityki zakupowej wyłączone są auta terenowe, sportowe, coupe i vany. Model ten generuje mało pracy i problemów dla administracji, nie ma porównywania samochodów między użytkownikami, wszyscy używają takich samych samochodów. Wychodząc od tego wariantu poprzez wprowadzanie możliwości wyboru koloru czy specyfikacji, aż po wybór marki i modelu, dochodzimy do przeciwległego bieguna pierwszego rozwiązania. W modelu tym użytkownik w ramach jakichś warunków brzegowych może wybrać sobie sam dowolny samochód, np. auto z segmentu C w cenie do 50 tys. zł netto.

Pierwszą i największą grupę user chooserów stanowią właściciele swoich firm, gdyż oni sami sobie ustalają, czym chcą jeździć. Dotyczy to firm małych, jak i dużych, jednak bardzo często biorą pod uwagę głos swoich doradców z działu finansów czy księgowości. Efekt tego możemy obserwować na rynku, gdzie w segmencie D kilka lat temu królowały wersje kombi z kratką, a w segmentach droższych rekordy sprzedaży biły duże terenówki. Krótką powtórkę z tego zafundował nam rząd podczas czteromiesięcznego okienka kratkowego w roku 2014.

Jeśli chodzi o odbiorców określanych mianem „corporate”, czyli korporacje (wielu managerów odpowiedzialnych za sprzedaż flotową w koncernach używa tego właśnie słowa w swoich tytułach zawodowych), model user chooser dotyczy przeważnie wyższych szczebli pracowników korporacji. Kiedyś dotyczył tylko członków zarządu, bo ludzie na tych stanowiskach warunki zatrudnienia i swoje przywileje zawodowe negocjowali na innych zasadach niż pracownicy niższych szczebli. Teraz coraz więcej firm oferuje taką możliwość kadrze kierowniczej, a pracownikom niższego szczebla np. wybór pomiędzy dwoma czy trzema różnymi samochodami z tego samego segmentu, na które udało się wynegocjować najlepsze warunki cenowe.

Okiem firmy

Jak każde zjawisko ekonomiczne, ma to swoje zalety, jak i złe strony. Należy je rozważać z dwóch punktów widzenia. Po pierwsze firmy, która przekazuje auto pracownikowi, finansuje jego zakup lub używanie oraz po jej stronie jest cała obsługa i koszty użytkowania. Po drugiej stronie jest użytkownik samochodu służbowego.

Zacznijmy analizę od strony firmy, czyli działu odpowiedzialnego za zakupy i działu administracji, który zwykle zajmuje się obsługą pojazdów (mówimy o firmie, która nie korzysta z usług firmy wynajmującej i dopuszcza dowolny wybór samochodów dla kadry managerskiej z aut np. do 100 tys. zł netto). Dopuszczenie wyboru samochodu w ramach limitu stwarza wiele pracy dla firmy, gdyż w tej sytuacji oznacza to kontakt z wieloma dealerami w fazie zakupu samochodów. Tak samo bardziej skomplikowany jest proces odbioru samochodów, zaopatrzenia ich w opony zimowe itp. Potem przy obsłudze oznacza to wiele różnych faktur, od wielu różnych dealerów. Sytuacja taka to także sprawa płatności, nie każdy dealer wyda samochód z płatnością przelewem i wtedy użytkownik płaci kartą służbową albo swoimi pieniędzmi i rozlicza to potem w firmie. W takim modelu trudno jest ustalić procedurę akceptowania zakresu i kosztów obsługi. Jeśli coś się nie zgadza w zakresie i kosztach, pozostają telefony, maile i korekty faktur, a to z kolei oznacza dodatkową pracę dla administracji. Osoba zajmująca się tak różnym parkiem nie jest w stanie także znać wszystkich zapisów gwarancji, zasad obsługi i użytkowania pojazdu. W firmie, gdzie jeżdżą różnorodne samochody, nie ma możliwości ustalenia średniego poziomu zużycia paliwa, częstotliwości wymiany elementów eksploatacyjnych, takich jak klocki i tarcze hamulcowe, opony czy tarcze sprzęgła. Nie pozwala to wyłapać przypadków niewłaściwego użytkowania samochodów, szybkiej, niebezpiecznej i nieekologicznej jazdy. Jak widać, model ten oznacza ogromny nakład pracy dla administratora i większe koszty użytkowania dla właściciela pojazdów. Złotym środkiem dla firm oferujących możliwość wyboru samochodu pracownikom jest skorzystanie z usług firm oferujących wynajem. Wtedy całą tę pracę zrobi za administratora firma car fleet management.

Ze swojego doświadczenia dodam, że użytkowanie różnych samochodów w firmie dla użytkowników oznacza zdanie się na samego siebie albo na uprzejmość pracownika zaprzyjaźnionego dealera. W trudnych sytuacjach, gdy mamy problem z obsługą bezprzewodową telefonu, nawigacji czy innych systemów samochodu. Doskonale pamiętam, gdy późnym wieczorem dzwoniła koleżanka z innego działu z prośbą o pomoc z alarmem. Dzięki temu, że mieliśmy takie same samochody, mogłem jej szybko pomóc. Użytkowanie różnych samochodów uniemożliwia pożyczenie od kolegi bagażnika dachowego, bo nie ma szansy, aby pasował jednocześnie do Passata, Mondeo czy Peugeota 508, a jest to towar wysoce deficytowy w firmach w okresie wakacji i ferii zimowych. Dobrą stroną użytkowania takich samych samochodów jest także to, że można łatwo wyłapać różnego rodzaju nieprawidłowości czy usterki w funkcjonowaniu auta. Użytkownicy wymieniają się bardzo często informacjami na temat zużycia paliwa, poziomu hałasu, komfortu i wrażeń z jazdy, zużycia oleju etc. Gdy któreś auto odstaje od innych, oznacza, że trzeba mu się przyjrzeć, sprawdzić styl jazdy kierowcy i ewentualnie jechać do serwisu. Jeśli w firmie takie auto jest jedno, wtedy nie jest to już tak łatwe.

Okiem pracownika

Spójrzmy teraz na opcje user chooser ze strony użytkownika. W modelu, gdzie dział zakupów informuje, że wszyscy pracownicy o zaszeregowaniu A1 będą używać srebrnych sedanów z dwulitrowym sinikiem benzynowym w bogatej opcji, mamy sytuacje, gdzie manager Iksiński mający trójkę dzieci, psa i domek na działce za miastem i pokonujący rocznie ponad 80 tys. km ma taki sam samochód, jak jego młody kolega singiel, mający pracę stacjonarną, mieszka 1500 metrów od niej. Obaj mają bardzo fajne samochody służbowe i obaj będą płacić taki sam podatek dochodowy od ich użytkowania, ale czy będą zadowoleni z ich posiadania? Według mnie nie do końca.

W takim przypadku możliwość wyboru samochodu spowoduje, że stopień ich zadowolenia wyraźnie wzrośnie. Pierwszy użytkownik z pewnością postawi na obszerne kombi lub vana, a drugi wolałby np. jakieś designerskie Mini.

Uważam, że danie pracownikom możliwości wyboru samochodu służbowego jest bardzo pożądanym pozafinansowym dodatkiem do pensji, dobrym czynnikiem motywującym i podnoszącym zadowolenie pracowników. Należy pamiętać, aby zasady nie stwarzały sytuacji niejasnych i rodzących nieporozumienia między pracownikami. Chodzi tu o to, aby pracownik wiedział, że koszty jego samochodu, akcesoriów i użytkowania są na takim samym poziomie jak koszty za samochód innych użytkowników na jego poziomie. Jako przykład weźmy opony RunFlat, których przekładki są bardzo drogie, a zakup kompletu zimowego będzie o wiele droższy od tradycyjnych opon. Fakt, że ktoś wydaje na opony dwa razy więcej niż inny użytkownik, może wprowadzać pewne zamieszanie i pytania. Tutaj znów rozwiązaniem eliminującym tego typu sytuacje jest skorzystanie z usług firmy wynajmu. Firmy CFM dostarczą firmom chcącym dać możliwość wyboru samochodów swoim pracownikom dokładne kalkulacje, jaki model, z jakim silnikiem i wyposażeniem możemy mieć za ustaloną przez zarząd miesięczną ratę. Użytkownik może łatwo sprawdzić, co może dodać do auta, gdy zrezygnuje z innego wyposażenia.

Możliwość wyboru samochodu służbowego w ramach określonej miesięcznej raty to prawie idealne rozwiązanie dla pracownika. Osoba, mająca trójkę dzieci i ceniąca spokojna jazdę w cichym i komfortowym wnętrzu, wybierze duży samochód z oszczędnym silnikiem i bogatym wyposażeniem. Inny użytkownik położy nacisk na wygląd i akcesoria oraz moc silnika i wybierze małe auto, ale z segmentu wyżej. Kolejny pracownik postawi na samochód terenowy, a jeszcze inny zdecyduje się na niebieską Subaru Imprezę. Możliwość wyboru pozwala ludziom jeździć samochodem najbardziej odpowiadającym ich wymaganiom i spełniającym wiele innych funkcji niż tylko dotarcie z domu do pracy i na spotkanie biznesowe. Sam wybór wersji wyposażenia daje wiele różnych możliwości pracownikowi, rezygnacja z dopłaty za lakier i aluminiowe felgi pozwala na lepszy sprzęt audio czy inne wyposażenie wnętrza. Zapalony wędkarz na pewno będzie o wiele bardziej zadowolony z wyższego auta przypominającego auto terenowe niż z eleganckiego sedana na nisko profilowej oponie.

W poprzednim akapicie celowo użyłem stwierdzenia „prawie”, a jak wiemy prawie robi dużą różnicę. Mam na myśli tutaj możliwość rezygnacji z posiadania samochodu służbowego w zamian za rekompensatę finansową albo wybór o wiele tańszego samochodu niż ten, który się pracownikowi należy, i częściowa rekompensata doliczana do pensji. Pamiętam, jak z zazdrością spoglądałem na samochód mojego kolegi, z którym razem pracowaliśmy u japońskiego importera. W ramach wewnętrznej, jasnej i sprawiedliwej procedury to jemu przypadło pierwszeństwo i możliwość zakupu prawie nieużywanego tylnonapędowego Lexusa, którego dostała jedna z pań na kierowniczym stanowisku jako auto służbowe. Do pracy miała bardzo blisko, a na dalsze wyjazdy jeździli samochodem męża i w efekcie dwu- albo trzyletnie auto miało tylko kilka tysięcy przebiegu. Gdy rozmawialiśmy z nią o samochodach służbowych, mówiła, że wolałaby mniejszy samochód, bo ten jest dla niej za szybki i na śliskiej nawierzchni nie czuje się w nim zbyt pewnie. Ale skoro dostała, to go miała. W swojej historii kontaktów z klientami pamiętam, gdy wielokrotnie klienci pytali, czy jest możliwość, aby firma kupiła samochód droższy niż dopuszczalna i wynegocjowana cena. Różnicę chcieli pokrywać z własnej kieszeni, różnie się to kończyło, w zależności od wewnętrznych procedur w firmach.

Wydaje mi się, że wolny wybór samochodów przez user chooserów to taka wisienka na torcie dla pracownika i przynajmniej dla tych, u których samochód zajmuje ważne miejsce w ich życiu, decyzja o zmianie firmy będzie trudniejsza do podjęcia, jeśli ten drugi pracodawca nie daje takiej możliwości. Można łatwo policzyć, że jeśli nowy pracodawca oferuje nawet 2 tys. złotych miesięcznie więcej, ale pracownik będzie musiał kupić sobie vana za 60 tys. zł do wygodnych podróży z rodziną (sfinansować jego zakup z kredytu lub zrezygnować z odsetek od takiej lokaty), ubezpieczyć i serwisować go z własnej kieszeni, to realnie pensja mu wzrośnie nie od razu, ale za kilka do kilkunastu miesięcy. Jak wiemy, kluczowe znaczenie ma tu spadek wartości rezydualnej auta, którą bierze na siebie właściciel auta.

Takie elastyczne i propracownicze podejście firm do aut służbowych otwiera drzwi do flot autom typu SUV, coupe, van, a nawet autom sportowym. Widać, że część producentów idzie w tę stronę. Przoduje w tych zmianach segment premium, gdzie trudno jest nadążyć za nowymi modelami, które pomiędzy segmentami lokują od kilku lat producenci. Pamiętamy, gdy osobowe BMW to była seria 3, 5 i 7 , w Audi A4, A6 i A8, odpowiedzią Mercedesa była seria C, E i S. Teraz wybór aut tych trzech marek jest bardzo szeroki, a pamiętajmy, że auta tych producentów są bardzo chętnie kupowane przez firmy w Europie i ten trend będzie przechodził do segmentu aut wolumenowych.

Jako osoba sprzedająca samochody dużym odbiorcom i jako miłośnik samochodów twierdzę, że elastyczność firm w wyborze samochodów przez pracowników to dobry motywator i czynnik wiążący pracownika z firmą. Oczywiście, nie jest to czynnik decydujący, ale dla pewnej grupy pracowników może mieć dość spore znaczenie. Wprowadzi do flot firmowych większą różnorodność, sprawi że w komisach zaczną się pojawiać ciekawe samochody, a użytkownicy będą mogli zaznajomić się z różnymi markami i rozwiązaniami technicznymi.

Pamiętajmy jednak o tym, aby zawsze takim rozwiązaniom towarzyszyły szczegółowe i dokładne procedury, które uchronią nas i innych od słynnej podróży do Madrytu, gdzie trzech user chooserów pojechało oddzielnie, w tym samym czasie trzema prywatnymi samochodami do stolicy Hiszpanii.